Die Vision des OZG 2.0

Das ursprüngliche OZG setzte den Rahmen für die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Es verpflichtete Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 alle Leistungen digital über entsprechende Verwaltungsportale anzubieten. Trotz großer Fortschritte wurde jedoch deutlich, dass die Umsetzung der ambitionierten Ziele mehr Zeit und eine verbesserte Strategie sowie das richtige Werkzeug zum Projektmanagement erfordert.

Das OZG 2.0 knüpft an diesen Schwachstellen an und erweitert die bisherigen Ziele um neue Schwerpunkte:

1. Effizienzsteigerung: Durch die Weiterentwicklung digitaler Infrastrukturen werden Verwaltungsprozesse effizienter und nutzerfreundlicher gestaltet.
2. Erweiterung des Leistungsangebots: Über die bereits digitalisierten Leistungen hinaus sollen weitere Dienste online verfügbar gemacht werden.
3. Höchste Sicherheit und Datenschutz: Mit der zunehmenden Digitalisierung wächst auch die Bedeutung von IT-Sicherheit und Datenschutz, die im OZG 2.0 noch stärker berücksichtigt werden.

Die Rolle des FIM im OZG 2.0

Ein zentrales Element des OZG 2.0 ist das Föderale Informationsmanagement (FIM). FIM dient dazu, verständliche Bürgerinformationen, einheitliche Datenfelder für Formulare und standardisierte Prozesse für Verwaltungsleistungen zu entwickeln und bereitzustellen. Mithilfe des FIM lässt sich der Übersetzungs- und Implementierungsaufwand von rechtlichen Vorgaben deutlich reduzieren. Um die Umsetzung von digitalen Verwaltungsprozessen zu unterstützen, hat Conceptboard gemeinsam mit Lindner Consult eine Vorlage für das Föderale Informationsmanagement entwickelt: das FIM-Template.

Was ist das Conceptboard FIM-Template?

Das FIM-Template liefert ein standardisiertes Format, das gebündelt alle Informationen und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erbringung von Verwaltungsleistungen beschreibt. Es enthält:

• Prozesse: Von der Identifizierung der Verwaltungsleistung bis zur Prozesserstellung liefert die Vorlage detaillierte Darstellungen, die zur Erbringung einer Verwaltungsleistung erforderlich sind.
• Datenfelder: Unterstützung bei der einheitlichen Spezifikation der benötigten Datenfelder und deren Struktur.
• Rechtsvorschriften: Hinweise auf die rechtlichen Grundlagen und Anforderungen für die jeweilige Verwaltungsleistung.

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Durch diese Standardisierung wird sichergestellt, dass Verwaltungsleistungen in ganz Deutschland einheitlich und nachvollziehbar erbracht werden können.

Vorteile des FIM-Templates

Das FIM-Template bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die maßgeblich zum Erfolg des OZG 2.0 beitragen:

1. Standardisierung und Interoperabilität: Die einheitliche Strukturierung von Informationen und Prozessen verbessert die Interoperabilität und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Verwaltungsebenen und -bereichen erheblich. Dies erleichtert nicht nur die Integration neuer digitaler Lösungen, sondern auch den Austausch von Daten.
2. Effizienz und Kostenersparnis: Standardisierte Prozesse und Datensätze ermöglichen es, Verwaltungsleistungen schneller und kostengünstiger zu digitalisieren. 
3. Benutzerfreundlichkeit: Ein einheitlicher Aufbau der digitalen Verwaltungsleistungen sorgt für eine höhere Benutzerfreundlichkeit. Bürger und Unternehmen profitieren von klar strukturierten Prozessen und nachvollziehbaren Informationsangeboten.
4. Schnellere Umsetzung: Mit der fertigen Vorlage können digitale Verwaltungsdienste schneller entwickelt und bereitgestellt werden. Dies ist besonders in Zeiten der Pandemie und der wachsenden Nachfrage nach digitalen Lösungen von Vorteil.
5. Qualitätssicherung: Zudem enthält das FIM-Template auch Hinweise auf rechtliche Vorschriften und Anforderungen. Dies hilft sicherzustellen, dass digitale Verwaltungsleistungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und somit rechtskonform sind.

Praxisbeispiele für die Anwendung 

Um die Vorteile des FIM-Templates greifbarer zu machen, lohnt sich ein Blick auf konkrete Anwendungsfälle:

Beispiel 1: Online-Anmeldung von Gewerbebetrieben

Durch die Verwendung des FIM-Templates können die Prozessschritte klar definiert und standardisiert werden. Dies führt dazu, dass Gewerbeanmeldungen nun bundesweit einheitlich und effizient online durchgeführt werden können. Unternehmen sparen dadurch Zeit und Aufwand, während die Verwaltungen von der reduzierten Bearbeitungszeit profitieren.

Beispiel 2: Digitale Baugenehmigungen

Die komplexen Anforderungen und Prozesse werden durch standardisierte Datensätze und Prozessbeschreibungen vereinfacht. Dies verkürzt nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern erhöht auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Genehmigungsverfahren.

Teste jetzt die Vorlage von Conceptboard für das Föderale Informationsmanagement und finde heraus, wie Du Deine Verwaltungsleistungen verbessern kannst.

Herausforderungen und Ausblick

Trotz der vielen Vorteile und Fortschritte gibt es auch Herausforderungen, die im Rahmen des OZG 2.0 und der Nutzung des FIM-Templates bewältigt werden müssen:

• Anpassung bestehender Systeme: Viele Verwaltungen arbeiten noch mit veralteten IT-Systemen, die nicht ohne Weiteres mit den neuen Standards kompatibel sind. Hier sind Investitionen und Schulungen notwendig, um die Umstellung erfolgreich zu gestalten.
  
• Akzeptanz und Beteiligung: Die erfolgreiche Umsetzung des OZG 2.0 hängt auch von der Akzeptanz und aktiven Beteiligung aller Beteiligten ab. Es bedarf einer engen Zusammenarbeit zwischen Bund, Ländern und Kommunen sowie der Einbindung von Bürgern und Unternehmen.
• Kontinuierliche Weiterentwicklung: Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Es ist daher wichtig, dass die FIM-Templates regelmäßig überprüft und an neue technologische und rechtliche Entwicklungen angepasst werden.

Effizient und bürgerfreundlich: OZG 2.0 und FIM schaffen die Grundlage für eine zukunftsfähige Verwaltung

Das OZG 2.0 und das FIM markieren einen bedeutenden Schritt in Richtung einer modernen, effizienten und bürgerfreundlichen Verwaltung in Deutschland. Durch die Standardisierung von Prozessen und Datensätzen werden nicht nur die Effizienz und Qualität der Verwaltungsleistungen gesteigert, sondern auch die Grundlage für eine zukunftsfähige Digitalisierung gelegt. Trotz der anfänglichen Herausforderungen bietet das FIM-Template eine solide Basis, auf der die Vision einer vollständig digitalisierten Verwaltung Realität werden kann. Die kommenden Jahre werden zeigen, wie gut es gelingt, diese Vision in die Praxis umzusetzen und die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung weiter voranzutreiben.

Weitere Informationen zu diesem Thema findest Du hier.

Im Geiste der Produktivität und des Genusses schmückt unser Collaboration-Tool sich nun mit einer Prise weihnachtlicher Magie.

Vorstellung unseres Weihnachts-Templates 2023: Eine Reise voller Spaß und Festlichkeit

Dieses Jahr haben wir ein Weihnachts-Template kuratiert, das über das Gewöhnliche hinausgeht. Es geht nicht nur um Produktivität; es geht darum, unvergessliche Momente mit Deinen Kollegen zu schaffen und den Arbeitsplatz mit der Wärme der festlichen Jahreszeit zu erfüllen.

Warum unser Weihnachts-Template nutzen?

• Teamgeist stärken: Die Weihnachtszeit kann stressig sein, aber mit unserem Weihnachts-Template kannst Du den Arbeitsplatz in einen Ort der Freude und des Lachens verwandeln. Stärke den Teamgeist und fördere ein Gefühl der Einheit, während Du gemeinsam durch die weihnachtlichen Aktivitäten navigierst.
• Zusammenarbeit verbessern: Unsere Kollaborationssoftware ist darauf ausgelegt, Teamarbeit nahtlos zu gestalten, und das Weihnachts-Template bildet da keine Ausnahme. Arbeite an festlichen Projekten zusammen, teile Ideen und verbreite die festliche Stimmung in Deinem Team. Diese Aktivitäten eignen sich perfekt, um Teammitglieder, selbst in einer virtuellen Umgebung, enger zusammenzubringen.
• Aus der Routine ausbrechen: Entkomme dem Alltag mit unserem besonderen Weihnachts-Template. Es ist eine erfrischende Möglichkeit, etwas Unbeschwertheit in den Arbeitsplatz zu bringen und eine Atmosphäre zu schaffen, in der sich jeder darauf freut, sich jeden Tag einzuloggen. Du kannst auch eine lustige Herausforderung zwischen anderen Teams und Kollegen erstellen.

Was beinhaltet das Weihnachts-Template?

• Weihnachts-Quiz: Starte Deine Saison mit interessanten weihnachtlichen Fragen für eine vergnügliche Session.
• Finde die Rentiere: Hilf dem Weihnachtsmann, 5 seiner Rentiere im Puzzle zu finden und ziehe sie in die Felder unten.
• Weihnachts-Bingo: Genieße das klassische Partyspiel mit einem Hauch von Weihnachten!
• Schneemann-Dekoration: Sei kreativ und dekoriere den niedlichsten, lustigsten oder verrücktesten Schneemann auf dem Board.
• Weihnachts-Rätsel: Rätsel lösen ist zusammen viel einfacher! Schnapp dir Deine Kollegen und suche nach der richtigen Lösung.
• Zwei Wahrheiten, eine Lüge: Das berühmte Eisbrecherspiel als Weihnachtsversion! Präsentiere zwei Wahrheiten und eine Lüge Deinen Kollegen und lass sie raten, welche falsch ist.

Wie Du auf das Weihnachts-Template zugreifen kannst

1. Melde dich bei Deinem Conceptboard-Konto an.
2. Falls Du noch kein Konto hast – registriere dich kostenlos und genieße es!
3. Klicke auf den Link unten und komme so direkt auf das Board.
4. Lade Dein Team ein und lasst den festlichen Spaß beginnen!

Template jetzt nutzen

Verbreite die Freude und teile die Weihnachtsstimmung

Ermutige Deine Kollegen, sich am festlichen Spaß zu beteiligen! Teile das Template innerhalb Deines Teams und über Abteilungen hinweg. Je mehr, desto besser!

In dieser festlichen Jahreszeit machen wir aus der Arbeit einen Ort, an dem Freude und Produktivität nebeneinander existieren.

Tauche ein in unser Weihnachts-Template, entfalte die Freude und feiere die schönste Zeit des Jahres mit Deinem fantastischen Team.

Wenn Du am liebsten das ganze Jahr über Eisbrecherspiele spielen möchtest, empfehlen wir Dir einen Blick auf unsere berühmten 7 virtuellen Eisbrecher zu werfen – es lohnt sich!

Wenn Du allen anderen voraus sein willst, warum dann nicht schon mit der Planung für das nächste Jahr beginnen? Unser Jahresplaner ist perfekt dafür geeignet!

Wir wünschen euch allen frohe Weihnachten und ein glückliches neues Jahr!

New Work bedeutet New HR

Um für die besten Potentiale attraktiv zu sein und diese gewinnen zu können, müssen HR-Abteilungen im New Work neuen Anforderungen und veränderten Erwartungen gerecht werden. Das Motto lautet “work anywhere, anytime”, die Herausforderung “best of both worlds”. 

Bei Conceptboard kann jeder bis zu 100 % von zu Hause aus arbeiten – egal, wo für sie oder ihn zu Hause ist. Spätestens seit der Pandemie hat sich die Arbeitswelt in diesem Aspekt stark gewandelt.

Eine besondere Herausforderung sind Onboarding Prozesse. Auch die ersten Tage und Wochen finden bei vielen unserer neuen Mitarbeiter*innen hybrid oder sogar komplett remote statt. Gerade in dieser Zeit ist es aber wichtig, schnell und ganz individuell auf die Kollegen und Kolleg*innen einzugehen. Sie dort abzuholen, wo sie stehen und sie zu entwickeln.

Aus der Ferne ist das nicht immer einfach. Die Hemmschwelle, die Fragen, die sich in der Anfangszeit ergeben, auch zu stellen, ist nochmal größer, wenn man sie nicht einfach über den Schreibtisch rufen kann. Außerdem war es für mich in der HR anfangs schwierig, alle wichtigen Dokumente und Informationen an einem Ort übersichtlich für neue Mitarbeiter zu Hause und vor Ort zu vereinen

Unsere Lösung: ein Hybrid Onboarding Planner mit Conceptboard. Neben der intuitiven Bedienbarkeit bietet uns Conceptboard die nötige Datensicherheit und Datensouveränität, um es eben für solche Themen einzusetzen. 

Einfache ausgedruckte Textdokumente sind nicht interaktiv oder nachhaltig. Mit Conceptboard können wir gemeinsam mit neuen Mitarbeitenden den Prozess individuell gestalten und dabei alle wichtigen Informationen übersichtlich darstellen. – Nathalie

Onboarding Prozesse interaktiv gestalten

Den gesamten Prozess zeigen wir gerne auf einem Board mit der Onboarding-Journey. Diese Reise ist für viele Neueinsteiger identisch, weshalb das Board ein tolles Mittel ist, wenn man gleich mehrere Personen onboarden muss.

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Mit diesem Board haben wir einen detaillierten, aber dennoch übersichtlichen (Zeit-) Plan für die Einfindungsphase. Hier kann direkt alles hinterlegt werden, was neue Teammitglieder in den ersten Tagen brauchen, beispielsweise Kennenlern- oder Trainingstermine und Leitfäden für die Arbeit bei Conceptboard. Durch die leichte Benutzbarkeit der Boards, inklusive Links zu wichtigen Dokumenten, können die Pläne schnell und einfach personalisiert werden.

Ein großer Vorteil besteht aber vor allem in der Interaktion, die Conceptboard auch remote ermöglicht. Neue Mitarbeiter*innen können jederzeit auf dem Board Fragen und Anmerkungen hinterlassen, den Plan, wenn nötig immer wieder anpassen und insbesondere ihre Fortschritte festhalten. Das motiviert und macht zusätzlich Spaß!

Conceptboard ermöglicht die enge Kommunikation mit dem HR-Team, die ein gutes Onboarding ausmacht. – Nathalie

Durch die detaillierte Dokumentation, die dadurch automatisch stattfindet, erhalten auch andere Teammitglieder einen guten Überblick über den Status des Onboardings. Steht ein Training noch aus? Fehlt ein wichtiges, neues Dokument für das jeweilige Team? Vorgesetzte, Buddies und Mentoren sind mit dem Board immer im Bilde und können sich auf kurzem Wege selbst einbringen und mitgestalten.

Unternehmensprozesse im Überblick

Unsere Prozesse mit einem Board einfach darzustellen, hat sich bewährt. Daher geben wir neuen Kolleginnen und Kollegen nicht nur das eigene Onboarding-Board mit an die Hand, sondern auch weitere Templates, die bei uns im Einsatz sind.

Unser Task Tracker ist ein hilfreiches Tool, um sich in unsere Arbeitsweise einzufinden und eigene Aufgaben bereits früh und übersichtlich zu organisieren.

Wichtige Themen der HR, aber auch der anderen Abteilungen, werden bei uns regelmäßig in hybriden All-Hands-Meetings besprochen. Über unser All-Hands-Meeting-Board können die einzelnen Abteilungen gleichzeitig in ihren Bereichen arbeiten, sich austauschen und in einem konsistenten Format planen. So haben wir nicht viele einzelne Präsentationen der Teams, sondern ein Big Picture, welches insbesondere neuen Mitarbeitern den Überblick über Themen, die momentan wichtig sind, erleichtert.

Auch für unser interaktives Org Chart und unsere Company Map setzen wir intern auf Conceptboard. So können neue Mitarbeiter*innen sich frühzeitig und spielerisch dort einbringen, während die Belegschaft auch im hybriden und Remote Arbeiten erste Informationen über die Neuankömmlinge erfährt. Das Eis wird gebrochen und der Austausch gefördert. Für diese Herangehensweise bekommen wir tolles Feedback von unseren Neuankömmlingen. Sicherlich, und das ist ein Vorteil solcher Boards, entwickelt sich mit der Erfahrung alles weiter. Die letzten Monate zeigen uns, dass zu den bisherigen regelmäßig neue Nutzungsformen dazukommen.

Template testen

Unsere Mitarbeitenden sollen sich wohlfühlen und entwickeln können. Nur der enge und anhaltende Austausch ermöglicht uns eine schnelle und gründliche Entwicklung, die vorher auf diese Art, vor allem aber bei Hybrid- oder Remote-Modellen nicht möglich war. – Nathalie

Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.

Weitere Erfolgsgeschichten

Nur zu oft bleibt die eigentliche Arbeit währenddessen liegen. Oder noch schlimmer: am Ende des Meetings ist die To-do-Liste länger als davor. Die Pandemie hat die Anzahl der (virtuellen) Treffen und Calls im Arbeitsleben laut einer Microsoft Studie sogar um 50 % erhöht. Eine Einladung zu einem Online-Meeting zu verschicken ist schließlich so viel leichter, als jemanden zur Teilnahme an einer Präsenzveranstaltung zu überreden. Und so führt fast jedes zu klärende Thema inzwischen zu einem weiteren Termin im Kalender. Hier kommt die 5-Finger Methode ins Spiel!

Um Meetings besser vorzubereiten, fehlt die Zeit

Weil wir offenbar viel wertvolle Zeit in schlechten Meetings verschwenden, kommt niemand mehr dazu, die Meetings selbst oder gar die Meetingkultur an sich zu verbessern. Ein erster Schritt in die richtige Richtung ist, diese sinnvoll vor- und nachzubereiten. Kaum eine*r macht sich jedoch diese Mühe. Im Ergebnis führt ein schlechtes Meeting zu einem weiteren noch schlechteren Meeting. Mit unserer 5-Finger Methoden Vorlage geht das jedoch ganz schnell!

Wie lassen sich Meetings besser strukturieren?

Mit der 5-Finger Methode sowie der fertigen Vorlage lässt sich das nächste Meeting, mithilfe von fünf simplen Fragekategorien besser strukturieren. Die Idee dahinter: Einfach und schnell Meetings so vorzubereiten, dass sie sinnvolle Ergebnisse und einen guten Austausch als Ziel haben. Richtig eingesetzt, lassen sich mit dem 5-Finger Template Dauer und Anzahl von Meetings reduzieren und die Qualität der Ergebnisse nach oben treiben. Somit bleibt mehr Zeit für Spaß an (und vor allem bei!) der Zusammenarbeit. 

Vor allem die Frage nach dem “Wie” macht deutlich, dass ein Meeting immens davon profitiert, wenn jemand es bewusst gestaltet und einfache Moderationsmethoden nutzt. In Meetings, die nur irgendwie ablaufen, dominiert oft die Methode “freie Rede”. Dann spricht der oder die Lauteste und der oder die Extrovertierteste. Dabei wird oft vergessen, dass mit nur etwas Vorbereitung und Gestaltung Meetingergebnisse leicht ganzheitlicher werden können. Probiert es doch einfach selbst aus, indem im nächsten Meeting alle nacheinander aufgerufen werden und in ein bis zwei Sätzen oder mit einer Timebox von 30 Sekunden jede*r die eigenen Gedanken zu einem Thema kundtut.

Wann benutze ich die 5-Finger Methode?

Die 5-Finger Methode nützt Dir, wenn es Deine Aufgabe ist, Meetings zu leiten und zu gestalten. Zum Beispiel als Führungskraft, Team- oder Projektleitung, Agile Coach, Teammitglied oder in der Rolle der Moderation. Die 5-Finger Vorlage kann alleine oder im Team genutzt werden und eignet sich für jede Art von Meeting: in Präsenz, online und hybrid. 

So funktioniert das Template
“5-Finger Methode”

Fange beim Ausfüllen des 5-Finger Templates links an und gehe die Fragen entlang der Finger nach rechts durch. Beantworte sie stichpunktartig auf den zur Verfügung stehenden Sticky-Notes. 

Beim ersten Mal kannst Du Dir auch direkt auf dem Board einen Timer auf z.B. 15 Minuten stellen. Ohne allzu lange nachzudenken, schreibe Deine Gedanken zu den einzelnen Fragen direkt auf. Gehe anschließend in einer weiteren Runde von gleicher Länge (hier: 15min) die einzelnen digitalen Haftnotizen noch einmal durch und verfeinere Deine Antworten. Das Ziel besteht darin, ein Meeting möglichst schnell, aber auch bestmöglich vorzubereiten. Jede Antwort ist dabei besser als keine Antwort (da die meisten Meetings gar nicht vorbereitet werden). Du brauchst also keine perfekte Lösung.

Am Anfang ist es vielleicht ungewohnt, aber mit der Zeit wirst Du immer schneller dabei das 5-Finger Template auszufüllen und brauchst für eine gute Vorbereitung nur noch 5 Minuten – weil Du es gewohnt bist und über die richtigen Fragen nachdenkst.

(1) Kategorie WARUM

Hier geht es darum, die Ziele des Meetings abzustecken.

• Wozu dieses Meeting? Zum Beispiel: Zu dem schwierigen Thema XY gibt es sehr unterschiedliche Meinungen und das blockiert das weitere Vorgehen im Projekt.
• Was soll danach anders sein? Zum Beispiel: Es gibt ein gemeinsames Problemverständnis zum Thema XY, mindestens 2 konkrete Lösungsideen sind entwickelt und es gibt eine Entscheidung, welche davon wann und von wem angegangen wird.

Tipp: Wundere Dich nicht, wenn diese Kategorie am Anfang besonders schwer auszufüllen ist. Für die meisten von uns ist es ungewohnt, über Ziele von Meetings nachzudenken, da sie schwer greifbar scheinen.

(2) Kategorie WAS

Hier geht es darum, die zu bearbeitenden Themen auszuwählen.

• An welchen Themen soll gearbeitet werden? Zum Beispiel: Meinungsaustausch zu Thema XY, Lösungsideen entwickeln, Entscheidung zum weiteren Vorgehen.
• Welche Fragen sollen geklärt werden? Zum Beispiel: Worin liegt die größte Herausforderung bei Thema XY? Wie ließen sich die Herausforderungen einfach konkret lösen? Was kannst Du tun, um eine der identifizierten Lösungen voranzubringen?

(3) Kategorie WER

Hier geht es darum, die Teilnehmerschaft näher zu benennen.

• Wer nimmt teil? Zum Beispiel: Eine Liste der zu erwartenden Teilnehmenden oder zumindest eine Anzahl.
• Wie viele an welchem Ort? Entscheidende Information vor allem für Hybridmeetings. Zum Beispiel: 10 sind vor Ort dabei und 8 schalten sich Online dazu.

(4) Kategorie WANN

Hier geht es darum, den genauen Zeitpunkt zu definieren, also Datum und Uhrzeit.

• Wann findet das Meeting statt? Zum Beispiel: 10.2.23 von 10:00 bis 11:30 Uhr.

(5) Kategorie WIE

Hier geht es darum, Arbeitsweisen und Werkzeuge festzulegen, um für mehr Beteiligung und ganzheitlichere Ergebnisse zu sorgen.

• Wie wird zusammengekommen? Zum Beispiel: Online via Teams. Vor Ort im Besprechungsraum 123. Hybrid via Teams und im Besprechungsraum 345.
• Welche Werkzeuge kommen zum Einsatz? Zum Beispiel: Conceptboard, Excel und OneNote.
• Welche Methoden sind hilfreich? Zum Beispiel: Check-in, Check-out, Umfragen, Aufrufe oder Stille Minute.
• Wie sollen Ergebnisse dokumentiert werden? Zum Beispiel: Mitschrift während des Meetings auf Conceptboard, Protokoll nach dem Meeting in OneNote oder Ergebnissammlung mit einem Umfragewerkzeug wie Google Forms.

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Tipp: Eine umfassende Liste von einfachen und hilfreichen Methoden findest Du zum Beispiel im Buch “Mit hybriden Teams mehr erreichen” aus dem auch das Template entnommen wurde.

Nutze die entstandenen Sticky-Notes, um eine Agenda für das Meeting vorzubereiten oder teile einfach Deine Meetinghand mit den Teilnehmenden. Vor allem das Ziel (Kategorie WARUM), die Themen (Kategorie WAS) sowie Ort und Zeit kannst Du im Idealfall schon vor dem Meeting mit allen Teilnehmenden teilen. Arbeitest Du auf Conceptboard, teile einfach den Boardlink und alle haben die Ziele des Meetings jederzeit sichtbar vorliegen.

Alternativ kannst Du die Vorbereitungen auf Deinem Board natürlich als .pdf oder im Bildformat .png exportieren, um sie via Mail oder Messenger zu verschicken.

Meetings einfach gestalten und damit besser machen

Wir haben immer wieder festgestellt, dass sich manche zwar Zeit nehmen, Meetings vorzubereiten, aber die Zeit nicht zielgerichtet genutzt wird. Das 5- Finger Template ist das Ergebnis unserer langjährigen Erfahrung in der Moderation und Konzeption von Meetings und Workshops und soll Dir dabei helfen, Dich bei der Vorbereitung auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Es kommt darauf an, sich im Vorfeld über die Fragen der 5 Finger Gedanken zu machen. Wenn Du die Antworten direkt auf Conceptboard festhältst, hat es den großen Vorteil, dass sie im Meeting gezeigt werden können und ihr direkt ein Board habt, auf dem ihr interaktiv zusammenarbeiten könnt. 

Gleichzeitig wird es möglich, den Link zum Board schon im Vorfeld zu versenden. Eventuell inkl. einer Aufgabenstellung. So können die Teilnehmenden vor dem Meeting auf dem Board Ideen sammeln und ihr könnt im Meeting direkt mit der Diskussion durchstarten. Im Meeting selbst könnt ihr dann gemeinsam die Ergebnisse verdichten und abstimmen, eine unserer Lieblingsfunktionen in Conceptboard.  Bereits vor dem Meeting asynchron auf dem Board Ideen und Meinungen zu sammeln, ist übrigens eine der effektivsten Möglichkeiten, um Meetingzeit zu sparen, da das Grundrauschen des Meetings oftmals die Konzentration auf bestimmte Punkte oder Themen lenkt. Unbeeinflusst von anderen entwickeln sich Ideen, die als Grundlage für den Austausch dienen können.

Als externe Moderatorinnen nutzen wir das Template fast täglich und auch schon direkt in den Terminen zur Auftragsklärung. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern sorgt für gemeinsame Klarheit zu Ziel und Vorgehen des späteren Termins. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Kunde Conceptboard als Plattform für unsere Zusammenarbeit direkt selbst kennenlernt.

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Über die Autorinnen

Gesine Engelage-Meyer verbindet gerne Welten. Als technische Betriebswirtin ist sie Fan von smarten Prozessen und als erfahrene Change Managerin weiß sie, dass es immer das Miteinander ist, das über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. In 15 Jahren Berufspraxis intern in großen Unternehmen wie auch extern als gefragte Moderatorin und Trainerin hat sie gelernt, Komplexes einfach zu vermitteln und mit Freude das Verlassen von Komfortzonen zu unterstützen. Sie lebt mit ihrer Familie in Hamburg. www.teamelephant.de

Sonja Hanau tut alles dafür, damit es weniger und dafür bessere Meetings gibt. Seit mehr als 10 Jahren sorgt die Wirtschaftsinformatikerin dafür, mithilfe von passender Technik und guten Strukturen einen Rahmen zu schaffen, in dem Menschen ihre Potenziale entfalten und ihre Ziele erreichen. Sie begleitet Unternehmen bei der Entwicklung einer neuen Meeting- und Zusammenarbeitskultur. In ihren Vorträgen und Workshops verbindet sie Moderations- und Technikkompetenz mit Leichtigkeit und Humor. Sie lebt mit ihrer Familie bei Frankfurt. www.meetingschmiede.de

Über das Buch

“Mit hybriden Teams mehr erreichen”, erschien 2022 im Business Village Verlag, ist der praktische Leitfaden für alle Teams, die sowohl von zu Hause als auch im Büro arbeiten. Es liefert Dir hilfreiche Methoden, Werkzeuge und Strukturen für gelungene Zusammenarbeit auf Distanz. Kompaktes Wissen mit 100 % Praxisrelevanz. Hier geht es zur Leseprobe.

Denn: Projekte effektiv durchzuführen kann eine echte Herausforderung sein, vor allem wenn mehrere Personen oder Teams involviert sind. Dann sind Struktur und Verständlichkeit umso wichtiger. Die BPMN Methode hilft Dir nicht nur bei der Visualisierung Deiner Prozesse, sondern unterstützt Dich zudem bei der Validierung.

BPMN Prozessdiagramme sind leicht zu lesen und helfen, den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten, sodass am Ende jeder seine Aufgaben kennt. Ebenso gehören doppelte oder vergessene Aufgaben sowie komplizierte Kommunikationsketten mit dem Einsatz eines BPMN Diagramms der Vergangenheit an.

In diesem Artikel erklären wir Dir Schritt für Schritt, was es damit auf sich hat und wie Du einen Prozess mithilfe von BPMN dokumentieren kannst.

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Was ist ein BPMN Prozessmodell?

BPMN bietet eine Methode, um Geschäftsprozesse zu identifizieren, zu modellieren und anschließend zu implementieren. Diese Methode geht über das einfache Aufgabenmanagement hinaus, da der komplette Prozess von Anfang bis Ende durchleuchtet und grafisch dargestellt wird.

Heutzutage ist die BPMN eine der meistgenutzten Methoden bei der Visualisierung von Workflows. Als gemeinsame Sprache vieler Organisationen ist sie in der Welt der Prozessdokumentation inzwischen zum Standard geworden und kann deshalb sowohl von internen als auch externen Stakeholdern leicht verstanden werden.

Die BPMN ist standardisiert durch die ISO (International Standards Organization). Das bedeutet, egal ob Start-Up, Mittelstand oder Industrie: einmal entwickelt, lassen sich selbst komplexeste Modelle übertragen und bleiben dennoch bereichsübergreifend verständlich. Dieser Vorteil macht die BPMN gleichzeitig zu einem sehr effektiven Kommunikationstool.

Wann verwende ich das BPMN Prozessmodell?

Wenn Du einen komplexen Prozess visualisieren möchtest, sind Diagramme zur Dokumentation von Geschäftsprozessen die Lösung für Dich. Hier kannst Du auch die Verantwortlichkeiten der Stakeholder visualisieren und sehen, wie der Prozess mit anderen Prozessen verbunden ist. Mit unserem neuen BPMN Template kannst Du nicht nur einen, sondern gleich mehrere Prozesse dokumentieren und so die Prozesse in Deiner Organisation überprüfen und anschließend überarbeiten. In der Conceptboard App hast Du alle Prozesse im Blick und kannst gemeinsam mit allen Beteiligten in Echtzeit an ihnen arbeiten. 

Schaffst Du es, einen Prozess möglichst detailliert abzubilden, hilft das Deinen Teams, Lücken zu identifizieren, die Verantwortlichkeiten aller Prozessbeteiligten klar zu definieren und letztlich doppelte Arbeit zu vermeiden.

Außerdem können Dir BPMN Diagramme helfen, zukünftige Schritte in Deiner Organisation zu planen. Stelle Dir vor, Du möchtest Dein Business grundlegend verändern oder weiterentwickeln und fragst Dich, wie Du die möglichen Auswirkungen kosten- und zeiteffektiv vorhersagen kannst? Eine Möglichkeit wäre es, Deine BPMN Diagramme an jede unvorhergesehene Entwicklung anzupassen. So lassen sich notwendige Anpassungen in Bezug auf das Geschäftsmodell oder Verantwortlichkeiten auf einen Blick erkennen.

Wie Du einen Prozess mit dem BPMN Modell dokumentierst

Pools und Swimlanes

• Pools stellen die größte Komponente im BPMN Diagramm dar. Sie beschreiben die Einheit eines (einzigen) Businessprozesses aus der Perspektive einer Teilnehmergruppe (z.B. einer Abteilung oder einer Einzelperson wie eines Produktbesitzers)
• Pools werden in Swimlanes aufgeteilt. Diese repräsentieren spezifische Personen oder Teams, die innerhalb des größeren Pools Aufgaben fertigstellen. Die Illustration unten zeigt eine Swimlane in einem BPMN Pool.
• Jedes BPMN Diagramm muss mindestens einen Pool und eine Swimlane enthalten.

Flussobjekte

• Flussobjekte (eng. Flow-Elements) sind geometrische Formen (Rechtecke, Kreise und Diamanten), die spezifische Events und Aktivitäten innerhalb eines Pools repräsentieren.
• Rechteckige Formen werden normalerweise verwendet, um Aktivitäten innerhalb des Prozesses anzuzeigen. Es gibt zwei Arten von Aktivitäten: Subprozesse und Aufgaben.
• Subprozesse sind Aufgaben, die zwar für Deinen Prozess erledigt werden müssen, auf die Du Dich während des Hauptprozesses jedoch nicht fokussieren möchtest. Tipp: Dokumentiere zunächst Deinen Hauptprozess und behandle den Subprozess separat, so verlierst Du Dich nicht in Details.
• Eine Aufgabe (Task) ist ein zentraler Prozessbaustein, der nicht auf die Detailebene gebracht werden kann.
• Kreise stehen für Ereignisse. Diese externen oder internen Ereignisse können den Prozess beeinflussen.
  • Es gibt drei Arten von Ereignissen: Startereignisse, Zwischenereignisse und Ereignisse am Prozessende. Manche Diagramme spezifizieren den Auslöser eines Ereignis.
• Diamanten stehen für Gateways. Gateways sind Entscheidungspunkte, die den Pfad des Flusses unter bestimmten Bedingungen verändern können, indem eine Aktivität ausgeführt wird oder nicht.

Verbindungsobjekte

• Ein Sequenzfluss verbindet Flussobjekte innerhalb des gleichen Pools, kann sich aber auf unterschiedlichen Swimlanes befinden. Ein Sequenzfluss wird mit einer durchgezogenen Linie mit Pfeilspitze dargestellt. Diese Pfeile die Reihenfolge der unterschiedlichen Aktivitäten, die in Pfeilrichtung erledigt werden sollten.

Erstelle Dein BPMN Diagramm mit dem Conceptboard Template

Jetzt, da Du weißt, wie das BPMN Prozessmodell funktioniert, kannst Du sofort loslegen und mit unserem Template ein Diagramm erstellen.

1. Definiere zuerst den Prozess, den Du dokumentieren möchtest. Füge diese Beschreibung dem Poolnamen bei.
2. Identifiziere alle Stakeholder, die in diesem Prozess eine aktive Rolle einnehmen: Teams, Einzelpersonen, Zulieferer, Kunden. Jeder Stakeholder bekommt eine eigene Swimlane. Wenn Du weitere Swimlanes hinzufügen möchtest, wähle einfach eine Bahn mit dem Auswahlwerkzeug aus und kopiere sie.
3. Definiere alle Prozessaktivitäten. Nutze Sticky-Notes, um schnell an die relevanten Informationen zu kommen.
4. Verwende nun für jede Aktivität ein Rechteck aus der Bibliothek im Template. Für eine breitere Auswahl wähle im Menü „Inhalte einfügen“ > Bausteine (eng. building blocks).
5. Definiere Ereignisse, die die Aktivitäten in Gang setzen. Nutze die Objekte aus der Bibliothek, um die Arten der Auslöser festzulegen.
6. Platziere alle Ereignisse und Aktivitäten in der korrekten Swimlane.
7. Verwende Pfeile, um Ereignisse und Aktivitäten zu verbinden.

Herzlichen Glückwunsch! Du hast Dein erstes BPMN Diagramm erstellt.

Erweitere Dein BPMN Prozessdiagramm mit den BPMN Bausteinen

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Wenn Du einen komplexen Prozess dokumentieren möchtest, dann nutze unsere Conceptboard BPMN Bausteine. Du findest sie im Menü unter „Inhalte einfügen“ > „Bausteine einfügen“ (engl. building blocks).

Hier findest Du eine Vielfalt an:

• Aktivitäten
• Ereignissen
• Gateways
• Datenobjekte
• Choreografien

Wenn Du gerne mehr Templates und Funktionen testen möchtest, starte jetzt die 30 Tage Test Phase und profitiere von der Conceptboard Premium Version.

Diese Matrix geht auf den früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Die weltberühmte Eisenhower-Matrix, auch als Priority-Matrix oder Urgent-Important-Matrix bekannt, ist ein einfaches und dennoch starkes Tool für strategisches Management.

Wir haben zwei Versionen der Matrix erstellt, die in vielen unterschiedlichen Fällen verwendet werden können.

Entdecke unser Eisenhower-Matrix Template

Wir bei Conceptboard lieben Produktivität. Unser erklärtes Ziel ist es, weltweit bessere Zusammenarbeit möglich zu machen! Aus diesem Grund teilen wir gerne unsere Erfahrungen und unsere Tipps mit Dir. Wir sind uns daher sicher, dass unser neues Eisenhower-Matrix Template Dir dabei helfen wird, Deine Zeit besser einzuteilen und dich auf Deine großen Ziele zu fokussieren!

Jetzt Vorlage nutzen

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Matrix basiert auf der Annahme, dass Du durch Analysieren und Aufteilen Deiner Aufgaben in vier Quadranten, sortiert nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, nicht nur Deine Zeit besser einteilen, sondern Stress reduzieren kannst.

Quadrant 1: Dringend und wichtig
= Damit fange ich an!

Der erste Quadrant ist für Aufgaben und Projekte, die für Deine Arbeit und Dein Privatleben essentiell sind. Das sind die Dinge, die heute oder spätestens morgen gemacht werden müssen, und die nicht aufgeschoben werden können.

Das kann zum Beispiel die Antwort auf eine wichtige Mail oder die Fertigstellung einer Präsentation oder eines Projekts sein. Privat kann das Bezahlen einer Rechnung oder der Steuern sein. Kurz gesagt: Dinge, die negative Konsequenzen haben, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden.

Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend
= Das mache ich später.

Der zweite Quadrant ist für Aufgaben, die auch wichtig sind, aber nicht sofort erledigt werden müssen. Für diese Aufgaben solltest Du Dir ein bestimmtes Zeitlimit setzen.

Hierbei geht es zum Beispiel um das Update Deiner Website, das Treffen mit einem neuen Lieferanten oder das Einlesen in ein wichtiges Thema. Das sind normalerweise wichtige Dinge für Deine langfristigen Ziele, die aber warten müssen, wenn etwas Dringendes dazwischenkommt.

Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig
= Das macht jemand anderes

Im dritten Quadranten solltest Du die Dinge auflisten, die dringend, aber nicht unbedingt wichtig sind, und somit möglicherweise delegiert werden können. Diese Aktivitäten könnten auch für jemand anderen wichtiger sein als für dich. Das solltest Du bei Deiner Einordnung berücksichtigen.

Diese Aufgaben könnten also an jemanden delegiert werden oder man könnte der fragenden Person die Erlaubnis erteilen, sich selbst darum zu kümmern.

Quadrant 4: Weder dringend noch wichtig
= Das lasse ich bleiben!

Der letzte Quadrant ist für Dinge, die wegfallen können. Das betrifft die Dinge, die Du nicht tun solltest, sei es, dass sie nicht in Deinem Verantwortungsbereich liegen oder dass sie reine Zeitverschwendung sind. Indem Du diesen Aufgaben keine Beachtung mehr schenkst, wird Dein Zeitmanagement viel einfacher. Warum listest Du sie dann überhaupt dort auf? Die Antwort ist einfach: Indem Du sie aufschreibst, schaffst Du mentale Distanz. Du hörst auf, an sie zu denken, denn Du weißt ja, wo Du die Liste bei Bedarf findest.

Klar, ab und an solltest Du auch diesen Quadranten aufräumen und nicht mehr aktuelle Aufgaben entfernen. Er kann aber auch hilfreich sein und als sog. Backlog dienen. Du legst hier also auch Aufgaben ab, deren Einstufung sich möglicherweise in der Zukunft noch einmal verändert.

Wie setzt man die Eisenhower Matrix
in die Praxis um?

Nutze diesen Schritt-für-Schritt-Guide, um Deine Eisenhower-Matrix auszufüllen:

1. Schreibe zu Beginn all die Aufgaben und Projekte auf, an denen Du gerade arbeitest oder die Du planst und umsetzen möchtest.
2. Bewerte die Aktivitäten nach Ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Du kannst sie auf einer Skala von 1 bis 4 bewerten oder eine andere Skala wählen, z.B. Schulnoten oder auch eine Skala von 1-10.
3. Jetzt werden alle Aufgaben und Projekte in die Matrix übertragen. Versuche, die Anzahl Deiner Ziele für jeden Quadranten zu beschränken, damit die Matrix übersichtlich bleibt und Du Dein Ziel erreichen kannst.

Pro-Tipp: Brauchst Du mehr Platz, kannst Du jederzeit die gesamte Matrix markieren und über eine der erscheinenden aktiven Ecken mit gedrückter SHIFT-Taste gleichmäßig skalieren.

Wenn Du Aufgaben in den zweiten Quadranten schreibst, achte darauf, Dir ein bestimmtes Zeitlimit oder eine Abgabefrist zu setzen und dieses auch in der Matrix festzuhalten. So behältst Du den Überblick und die visuelle Erinnerung hilft Dir bei Deinem Zeitmanagement.

Entdecke unser Template zur Ideenpriorisierung

Eine andere Priorisierungsmatrix, die Dir dabei hilft, Zeit und Arbeit zu sparen, ist das Template zur Ideenpriorisierung. Dieses großartige Tool hilft Dir dabei, herauszufinden, welche Ideen oder Projekte, je nach Realisierbarkeit und Wichtigkeit, Deine einfache Matrix mit der Realisierbarkeit auf der x-Achse und der Wichtigkeit auf der y-Achse hilft Dir zu visualisieren, welche Ideen die größten Erfolgschancen haben und welche Du verwerfen solltest.

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Zusätzlich zum Managen einer Projektpipeline kann ein Template zur Ideenpriorisierung auch verwendet werden, um Punkte auf der Wunschliste innerhalb eines größeren Projekts zu priorisieren. 

Wenn Du zum Beispiel am Design einer neuen Website arbeitest, gibt es wahrscheinlich eine lange Wunschliste seitens der zahlreichen Stakeholder und Geschäftsbereiche. Mach es Dir hier leicht, indem Du alle Wünsche in der Priorisierungsmatrix verortest, damit Du genau sehen kannst, auf welche Ideen Du Dich im ersten Stadium fokussieren solltest und welche erst später ins Spiel kommen.

Wie arbeite ich mit dem Template zur Ideenpriorisierung?

• Sammle Dein Team remote oder persönlich für eine Brainstorming-Session, um neue Ideen zu generieren. Schreibe jede Idee auf eine eigene digitale Haftnotiz (eng. Sticky-Note) in das Template zur Ideenpriorisierung. (Lasse diesen Schritt aus, wenn Du schon eine lange Ideenliste oder Projekt-Wunschliste hast.)
• Gehe die Ideen durch und lasse diejenigen weg, die nicht verwirklicht werden können oder unpassend sind. Kombiniere ähnliche Ideen auf einer Sticky-Note oder gruppiere Ideen, die inhaltlich eine übergeordnete Idee ergeben.
• Bitte die Personen, deren Ideen weiterverfolgt werden, um Klärung, welche Mittel zur Realisierung notwendig sind.
• Fangt als Gruppe jetzt an, die Ideen im Diagramm darzustellen, indem ihr eure Sticky-Notes ihrer Wichtigkeit und Realisierbarkeit nach platziert.
• Oben rechts im Diagramm könnt ihr genau sehen, welche Ideen ihr dementsprechend priorisieren solltet.
• Teile den Gruppenmitgliedern am Anfang Aufgaben zu und organisiere ein Follow-up-Meeting, um die Dynamik beizubehalten.

Ob Eisenhower-Matrix oder Ideenpriorisierung, beide Templates können Dir bei der Selbstorganisation und -strukturierung eine große Hilfe sein. Ein weiterer Vorteil ist die Visualisierung: Hast Du alles digital festgehalten, kannst Du jederzeit von überall auf Deine Ideenpriorisierungs-Karte zugreifen und dich selbst an Deine Ziele erinnern. Und seien wir mal ehrlich – es gibt weniger Dinge, die befriedigender sind als etwas erfolgreich abgeschlossenes durchzustreichen – ob digital oder analog!

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Steigere Deine Produktivität mit zusätzlichen strategischen Management Tools wie z.B. dem To-do-List Template. Nutz unsere Impulse mit frei zugänglichen Business Ressourcen zur Ideenfindung wie z.B. Kreatives Mind Mapping, Six Thinking Hats und das Ideenboard.

Neben Remote Work und flexiblen Arbeitszeiten bedeutet New Work viel mehr, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der jeder einzelne versteht, welchen Beitrag er leistet und dabei seine Stärken und alle anderen Aspekte seiner Person einbringen kann. Ähnlich dem Motto „happy wife, happy life“ haben auch Unternehmen die Chance erfolgreicher zu werden, wenn jeder Mensch im Unternehmen selbstbestimmt sein volles Potenzial ausschöpfen kann.

Klingt alles noch sehr theoretisch und schwer umsetzbar? Macht es euch einfach mit dem neuen New Work Team Canvas, welches von NEW WORK HUB mit dem Ziel entwickelt wurde, bestehenden Teams einen leichten Einstieg in die neue Arbeitswelt zu ermöglichen. Unterstützt durch das praktische Tool näher man sich explorativ dem Thema New Work, findet gemeinsame Stärken, identifiziert gemeinsame Werte und setzt zusammen neue Ziele.

Wie funktioniert das New Work
Team Canvas?

Das New Work Team Canvas ist in 10 Felder unterteilt. Diese sind noch einmal in 4 Bereiche gegliedert, welche in einer bestimmten Reihenfolge ausgefüllt werden sollten. Notiert euch pro Feld jeweils zuerst eure eigenen Gedanken und wertet diese dann gemeinsam aus. So hat jedes Teammitglied die Möglichkeit, seine Ansichten zu teilen und gesehen zu werden.

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Die innere Ebene

Die innere Ebene besteht aus vier Feldern. Die oberen beiden bilden dabei die Außenperspektive (die gemeinsamen Ziele), während die unteren beiden die Innenperspektive (die gemeinsamen Werte) abbilden. Habt ihr die vier Bereiche erarbeitet, könnt ihr auf deren Grundlage nun zum Kern übergehen und euch mit der Frage beschäftigen, welchen Zweck ihr als Team erfüllt.

Los geht’s mit der Innenperspektive, genauer gesagt euren Stärken und Werten. Lasst euch dabei von folgenden Fragen leiten. Was macht Dein Team besonders, was zeichnet es aus und welche Kompetenzen bringt ihr gemeinsam mit? Was sind eure Werte, welche davon teilt ihr und wofür steht ihr ein?

Nach der Innenperspektive geht es direkt mit der Außenperspektive weiter. Nun geht es um eure Stakeholder. Mit wem arbeitet ihr zusammen? Wer hat ein Interesse daran, dass es euch als Team gibt? Beschäftigt euch anschließend mit der Frage, welchen Mehrwert ihr für die jeweiligen Stakeholder erzeugt und wo euer Beitrag am größten bzw. am sichtbarsten ist.

Euer Purpose

Habt ihr eure Innenperspektive und Außenperspektive vollständig erfasst, könnt ihr auf dieser Grundlage euren Purpose, eure Bestimmung oder auch Funktion definieren. Versucht einfach, aus der Innen- und Außensicht einen Satz zu formulieren, der zusammenfasst, welchen übergeordneten Beitrag ihr leistet, für wen ihr das macht und welche Stärken ihr dafür nutzt. Dieser Satz soll für euch Identität und Orientierung sein: Ein wertvoller Beitrag, der zu einer starken Wirkung führt.

Die äußere Ebene

Wie auch die innere Ebene, besteht die äußere Ebene, aus vier Feldern. Thematisch dreht sich alles um eure Zusammenarbeit im Team. Jedes der Felder nimmt dabei Bezug zu jeweils zwei Elementen aus der inneren Ebene, welche die Basis für eure Beschreibungen bilden. Helfen sollen Dir die folgenden Orientierungsfragen:

1. Menschen & Rollen (Stärken und Mehrwerte)
   Welche Stärken bringen die Einzelpersonen in das Team ein? In welchen Rollen können optimal Mehrwerte geschaffen werden?

1. Selbstorganisation (Stärken und Werte)
   Wie stärken und befähigen (eng. empowering) wir uns im Team und übernehmen echte Verantwortung?
   Welche Regeln und Rituale helfen uns dabei?

4. Effektives Arbeiten (Mehrwerte und Stakeholder)
   Wie setzen wir die richtigen Ziele?
   Wie schaffen wir es, fokussiert und effizient Mehrwerte zu generieren?
   Wie sieht unsere Arbeitsumgebung im Optimalzustand aus?
5. Kommunikation & Feedback (Stakeholder und Werte)
   Wie kommunizieren wir miteinander und schaffen Transparenz im Team?
   Wie gehen wir mit Spannung um und lösen sie?

Diese Fragen versuchen euch zu den relevanten Themen und Herausforderungen in eurem Team zu leiten. Wichtig für die Bearbeitung ist, dass ihr konsequent zwischen dem heutigen Ist-Zustand und dem angestrebten Ziel-Zustand unterscheidet.

Im Laufe der Bearbeitung werdet ihr merken, dass hier ganz schön viel für euch als Team drinsteckt. Sollte die Lücke zwischen dem heutigen Zustand und eurem Ideal sich als sehr groß erweisen, nehmt euch gezielt diese Themen vor und findet gemeinsam Ansätze und Ideen für eine Verbesserung!

Umsetzen & Anpassen

Damit das New Work Team Canvas keine Fleißarbeit bleibt, sondern auch nachhaltig mit Leben gefüllt wird, solltet ihr unbedingt abschließend über konkrete Schritte reden. Dies ist wichtig, damit sich eure Ideen und Überlegungen festigen können. Nur so schafft ihr es, eure Idealvorstellung nicht aus den Augen zu verlieren und ihr jeden Tag ein bisschen näherzukommen. Plant eure nächsten Ziele und kehrt auch regelmäßig zu eurem ausgefüllten Canvas zurück, um Dinge anzupassen oder euch in Erinnerung zu rufen.

Unterstützen sollen Dich dabei folgende Fragen:

• Wie können wir uns nachhaltig verändern?
• Wie gehen wir mit Rückschlägen um?
• Was sind die nächsten Ziele?
• Wie können wir uns kontinuierlich weiterentwickeln?

Ihr benötigt Unterstützung beim Ausfüllen des New Work Team Canvas?

Du findest, dass das New Work Team Canvas genau das richtige ist, um dein Team wieder auf Spur zu bringen, bist dir aber unsicher, wie Du an das Thema herangehen sollst? Spar Zeit und lass dir von den Jungs und Mädels von NEW WORK HUB helfen! Sie haben das Canvas entwickelt und haben darüber hinaus noch viele wertvolle Tipps rund ums Thema New Work für euch. Kennenlernen könnt ihr sie jederzeit bei ihrer kostenlosen Veranstaltungsreihe „Open Tuesday“.

Jetzt bist Du dran. Schnapp dir die Vorlage von Conceptboard und lade deine Kolleg*innen, auf eine Runde Teambuilding ein!

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Damit das gelingt, haben wir ein neue Vorlage kreiert. Du kannst es alleine oder gemeinsam mit Deinem Team befüllen und das ganze Jahr über Deine oder Eure Ziele im Blick behalten. Wie das funktioniert? Ganz einfach – wir zeigen es Dir!

Dein agiler Jahresplaner

Der Jahresplaner soll Dir eine bestmögliche Unterstützung bei der Organisation Deines Jahres 2025 sein. Mit seiner Hilfe kannst Du Deine bevorstehenden Ziele und Projekte strukturieren, zeitlich einordnen und planen – und so die Kontrolle behalten, bevor es dazu kommt, dass sie Dich kontrollieren. Er eignet sich zudem als Instrument zur Planung für Privates als auch als Geschäftliches!

Auf der oberen linken Seite des Templates findet sich die Anleitung, die Dir als Orientierungshilfe dienen soll. Ob Du Dich daran hältst oder Dein eigenes Ding daraus machst, bleibt Dir überlassen! Templates sind nämlich genau das: Vorlagen. Und Vorlagen leben davon, individualisiert und angepasst zu werden.

Wie benutzt Du Deinen Jahresplaner?

(1) In der unteren linken Seite befindet sich der sogenannte Backlog. Sammle hier alle nicht abgeschlossenen Ziele und Projekte des vergangenen Jahres, die Du mitnehmen möchtest, auf unseren digitalen Notizzetteln. Aber auch alle neuen Ziele für das Jahr 2025.

(2) Arbeitest Du an dieser Stelle mit Deinem Team, besprecht den Inhalt der Sticky-Notes, um Eure Ziele realistisch zu gestalten, diese aber eventuell auch nachzuschärfen. Pro-Tipp: Verwendet in diesem Fall unbedingt den Timer und einigt Euch auf ein zeitliches Limit. Ihr findet diesen am unteren rechten Bildschirmrand hinter dem Symbol mit der Stoppuhr.

(3) Steht der Wortlaut, kann mithilfe des Voting Features eine Einordnung nach Wichtigkeit erfolgen. Falls Du es noch nicht kennst und wissen möchtest, wie das Voting Feature genau funktioniert, kannst Du in einem weiteren Beitrag hier nachlesen.

(4) Für die Verteilung der Sticky Notes auf die einzelnen Quartale, mach Dir Gedanken über Dringlichkeit und Komplexität, aber auch bezüglich der Machbarkeit. Versuche, Aufgaben mit hoher Aussicht auf Erfolg an den Jahresanfang zu setzen, sogenannte Quick-Wins. Zögere aber nicht, komplexe Ziele in kleinere Meilensteine zu unterteilen!

(5) Versuche, bei der Priorisierung die Übersichtlichkeit zu bewahren. Da sich vor allem umfangreiche Ziele nicht in wenige Worte fassen lassen, ist auf der rechten Seite des Templates ein Bereich für detaillierte Beschreibungen vorbereitet. 

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Pro-Tipp: Wenn Du magst, kannst Du Deine Quartalsziele mithilfe der Funktion der Objekt-Links leicht mit Deinem Jahresplaner verknüpfen. Hierzu reicht es, Deine Notiz anzuwählen und mit einem Rechtsklick über “Objekt-Link kopieren” diesen individuellen Link in die Zwischenablage zu speichern. Anschließend lässt sich dieser auf gleichem Weg über “Link hinzufügen” dem Zielobjekt zuweisen.

Conceptboard wünscht Dir und Deinem Team ein erfolgreiches Jahr 2025 und viel Freude mit dem Jahresplaner Template!

Dir gefällt die Jahresplaner Vorlage? Dann freue dich auf über 100 weitere aus unserer Template Bibliothek. Lerne in unserem Help Center, wie du weitere Templates nutzen kannst. Zusätzlich zum Jahresplaner könnten folgende Vorlagen für dich interessant sein:

• Wireframe Template – Ein Fundament, um etwas Großartiges zu bauen | Free Template

• Prozesse modellieren mit der BPMN Vorlage von Conceptboard

• Die 9 besten virtuellen Eisbrecher für remote Meetings und Teams

• Die Eisenhower Matrix – 6 Möglichkeiten zur Verwendung der Matrix für die Ideenpriorisierung

• Ein kollaboratives Kanban Board Template für remotes Projektmanagement

Du hast eigene Ideen oder Anregungen für neue Templates oder Vorschläge wie man vorhandene Templates weiter verbessern könnte? Schreibe uns einfach eine E-Mail an support@conceptboard.com und hilf uns, das beste virtuelle Collaborationstool zu werden!

Stell Dir vor, Du segelst weg von den überfüllten, von Haien belagerten Gewässern des Wettbewerbs und tauchst ein in ein ruhiges, unentdecktes blaues Meer. Genau darum geht’s! Lass uns zusammen in diese Strategie eintauchen, und Dir zeigen, wie Du auf diesen einzigartigen Erfolgswellen  mithilfe unseres Blue Ocean Strategy Template reiten kannst.

Was ist der Unterschied zwischen einem roten und einem blauen Ozean?

Der rote Ozean stellt dabei alle heute existierenden Branchen und Märkte dar. Rot, weil durch massive Konkurrenz und den beständigen Verdrängungswettbewerb das Wasser blutrot gefärbt ist. Wenn der Markt sich verdichtet, konkurrieren die vorhandenen und neu hinzukommenden Unternehmen stärker miteinander um die begrenzte Nachfrage ihrer Kunden. Diese teilt sich auf alle vorhandenen Anbieter auf – der Wettbewerb nimmt zu, die Aussichten auf Gewinn und Wachstum sinken.

Der blaue Ozean hingegen umfasst alle Branchen und Märkte, die es heute noch gar nicht gibt. Unbekannt, unerforscht und vom Wettbewerb unberührt warten diese blauen Ozeane darauf, entdeckt zu werden. Sie sind groß und tief und bieten somit endlose Möglichkeiten und Wachstumschancen. Entdeckt man einen, wird durch die Erschließung eines neuen Marktes neue Nachfrage geschaffen. Die Chancen, schnell und profitabel zu wachsen, sind dementsprechend hoch.

Das Blue Ocean Strategy Templates ist ein Hilfsmittel zum Entdecken dieser blauen Ozeane.

Wann verwende ich das Blue Ocean Strategy Template?

Damit das funktioniert, muss man die Bedürfnisse seiner Kunden, die eigene Leistung und die Leistung der Konkurrenz bewerten und analysieren. Das Konzept kann dabei helfen, neue und kreative Wege zu finden, verschiedene Faktoren zu kombinieren bzw. miteinander vergleichbar zu machen. So lassen sich das eigene Angebot oder die eigene Idee optimieren, neu ausrichten oder sogar eine ganz neue Idee entwickeln.

Mithilfe des Templates lässt sich der aktuelle Stand eines bereits bekannten Marktes abbilden. Es zeigt damit die wichtigsten Faktoren, um die die jeweilige Branche stark konkurriert, die Angebote, die dem Kunden zur Verfügung stehen, und die strategischen Profile dieser konkurrierenden Angebote.

Die Wertkurven ermöglichen eine neue Perspektive auf den vorhandenen Markt und helfen, Probleme oder Marktsegmente aufzuzeigen, die bisher vernachlässigt oder noch nicht erschlossen wurden. Entwickelt und platziert man eigene Ideen in diesen Nischen, kann dies zu einer Verlagerung weg von bestehenden roten Ozeanen hin zu neuen blauen Ozeanen bedeuten.

Die Blue Ocean Strategy ist besonders hilfreich für:

• Marktanalysen
• Produktentwicklung
• Brainstorming
• Outside-the-Box-thinking

Wie funktioniert das Blue Ocean Strategy Template?

Auf der horizontalen Achse werden Faktoren oder Attribute abgebildet, die für den Wettbewerb entscheidend sind. Dazu können das Preisniveau, die Qualität, die Größe oder der Kundenservice gehören.

Die vertikale Achse bildet die Bewertungsskala, auf der die vorher festgelegten Faktoren einem Wert zugeordnet werden.

Oberhalb des Canvas wird in einer Legende mithilfe verschiedener Linien und Symbolen festgehalten, welche konkurrierenden Produkte miteinander verglichen werden.

In den Faktorenspalten werden entsprechend der Legende die Symbole einem Wert zugeordnet. Verbindet man anschließend die gleichen Symbole miteinander, entstehen mehrere Wertkurven.

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1. Die Konkurrenz identifizieren. Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, mit wem man sich vergleichen möchte. Die naheliegende Wahl sind die direkten Wettbewerber in der Branche. Du kannst Dich aber auch auf Angebote aus anderen Branchen konzentrieren, die die gleichen Kundenbedürfnisse ansprechen. Als Automobilhersteller wären andere Automobilhersteller die naheliegende Wahl. Man könnte jedoch auch ein Reiseunternehmen einbeziehen, das sich auf das Bedürfnis seiner Kunden nach Individualisierung und Unabhängigkeit fokussiert.

Bei der Identifizierung der Wettbewerber für das Strategy Canvas ist es daher von entscheidender Bedeutung, nie die Sicht des Kunden aus den Augen zu verlieren: Auf welche Kundenbedürfnisse will ich mich konzentrieren und wer spricht diese an?

2. Die entscheidenden Faktoren des Wettbewerbs bestimmen. Im zweiten Schritt werden die Vergleichsfaktoren gewählt. Hier ist Kreativität gefordert. Überlege wiederum aus Kundenperspektive: Was schätzen diese am meisten? Was ist ihnen wichtig? Versuche auch, die Sicht der Kunden Deiner Konkurrenz einzunehmen. Je mehr Faktoren beleuchtet werden, umso aussagekräftiger wird das Template. Konzentriere Dich dabei auf die wichtigen und entscheidenden Faktoren. Versuche aber auch, out-of-the-box, also außerhalb Deiner Komfortzone zu denken!

3. Die Konkurrenz mithilfe der Skalen bewerten. Achte im dritten Schritt darauf, die Bewertung nicht allein durchzuführen. Alleine ist es schwierig, objektiv zu bewerten. Diskutieren daher innerhalb Deines Teams die verschiedenen Produkte und Dienstleistungen. Wenn möglich, ziehe auch persönliches Kundenfeedback oder die Ergebnisse von Kundenbefragungen mit ein!

4. Den eigenen blauen Ozean finden. Im letzten Schritt konzentriere Dich darauf, Deine eigene Strategie zu definieren. Betrachte und analysiere das fertige Canvas und überlege, wie sich Dein Produkt von den bestehenden Angeboten abheben könnte. Wo kannst Du besser sein als die Konkurrenz? Wo ist es vielleicht nicht notwendig, besser zu sein? Sei aufgeschlossen gegenüber völlig neuen Geschäftsmodellen. Finden Deine eigene Nische, Deinen blauen Ozean!

Du möchtest mehr zu diesem Thema erfahren?

Ursprünglich wurde die Strategie von Renée Mauborgne und W. Chan Kim vorgestellt. Ihr Buch wird regelmäßig überarbeitet und neu aufgelegt, die aktuelle Fassung lautet:

• • Blue Ocean Strategy, Expanded Edition: How to Create Uncontested Market Space and Make the Competition Irrelevant (2015)

Ihr neuestes Buch zu diesem Thema lautet:

• • Blue Ocean Shift: Beyond Competing – Proven Steps to Inspire Confidence and Seize New Growth (2020)

Nebenbei bemerkt: Die Vorlage ist eine hervorragende Ergänzung zu unseren anderen Methoden, z.B. der Ansoff-Matrix, dem Product Vision Board und vielen weiteren, die Du auf unserem Blog finden kannst! Erfahre mehr über unsere stetig wachsende Template-Library und deren Verwendung in unserem Hilfe-Center.

Probiere die Blue Ocean Strategy noch heute mit Deinem Team aus. Siehe selbst, wie einfach es ist, Potenziale für Marktwachstum visuell zu identifizieren. Erfahren Sie mehr über unsere wachsende Vorlagensammlung und deren Verwendung im Hilfe-Center. Viel Spaß bei der Zusammenarbeit – Happy collaborating! 

Ein KWL-Diagramm-Template ist ein einfaches visuelles Lernwerkzeug, das in Klassenzimmern populär ist. Nun, da Schüler jeden Alters von zu Hause aus lernen, kann das KWL-Diagramm-Format genauso effektiv online verwendet werden.

Wofür steht KWL? Die Abkürzung KWL steht für die drei Spalten auf dem Chart: Wissen (Knowledge), Wollen (Want) wissen und Lernen (Learned).

KWL-Diagramme sollen das Lesen fördern oder dazu da eine Lernsitzung leiten. Sie sind auch eine großartige Möglichkeit, Dein Wissen zu einem bestimmten Thema aufzufrischen oder Wissenslücken zu identifizieren.

Die Vorteile eines KWL-Diagramms

KWL-Diagramme sind eine einfache Möglichkeit, SchülerInnen in den Lernprozess einzubinden. Einige der wichtigsten Vorteile von Online-KWL-Diagrammen sind:

• Sie sind einfach zu verwenden und zu verstehen
• Sie können Wissenslücken leicht identifizieren
• Sie ermöglichen es den Schülern, ihre Lernergebnisse selbst zu steuern
• Sie sind perfekt für Gruppenarbeit und Zusammenarbeit während des Remote-Lernens
• Sie können an eine Vielzahl von Themen oder Stunden angepasst werden

Indem während jeder Phase des Lernprozesses Notizen gemacht werden (aktuelles Wissen, Fragen oder Interessensgebiete und Erkenntnisse), helfen KWL-Diagramme Lehrern, ihren Unterricht auf das zuzuschneiden, was die Schüler wissen möchten. Dies stellt nicht nur sicher, dass Deinen Schülern keine Wissenslücken bleiben, sondern lässt sie Schüler auch am Lernprozess teilhaben.

Wie man ein KWL-Diagramm online erstellt

Wähle ein Thema für das KWL-Diagramm aus. Dies könnte eine spezifische Lektion sein, z. B. wie man ein tägliches Standup-Meeting leitet, oder eine gesamte Lerneinheit, z. B. die Agile Methodik.

Jetzt kostenlose Vorlage nutzen

1. Öffne die KWL-Diagramm-Vorlage und verwende sie sofort in Deinem Klassenzimmer oder am Arbeitsplatz. Die Tabelle ist in drei Spalten unterteilt: Was ich weiß, was ich wissen möchte und was ich gelernt habe.

2. Beginne in der Knowledge-Spalte.

3. Erstelle in der Want-Spalte eine Liste von Fragen zu dem, was Du über dieses Thema wissen möchtest, und füge sie als Sticky-Notes ein. Wenn Du nicht weiterkommst, denke über das Wer, Was, Wo, Warum, Wann und Wie des Themas nach.

4. Behalte während der Stunde Deine Fragen aus Spalte zwei im Hinterkopf.

5. Nach Abschluss der Stunde halte die Antworten auf Deine Fragen in der Learned-Spalte fest, sowie alles andere, was Du gelernt hast.

Beispiel eines KWL-Diagramms

KWL-Diagramme sind ein großartiges Hilfsmittel für Schüler und Lehrer gleichermaßen. Wir haben eine Beispielvorlage für ein KWL-Diagramm zum Thema Mathematik erstellt. 

Conceptboards Online-Whiteboard macht es Teams leicht, KWL-Diagramme online zu modifizieren und zusammenzuarbeiten. Dies ist ideal für Schulprojekte, wenn Schüler von zu Hause aus lernen oder nach der Schule gemeinsam an Gruppenaufgaben arbeiten. Außerdem können Lehrer einfach auf die KWL-Diagramme zugreifen, Markierungen hinzufügen und Kommentare auf der Tafel hinterlassen.

Wir hoffen, dass dieser Artikel Dir geholfen hat, Deine Online-Lernsessions zu verbessern und das Beste aus Deinen Lernerfahrungen herauszuholen. Denke daran, dass Lernen ein ständiger Prozess ist, und mit den richtigen Werkzeugen kannst Du diesen Prozess nicht nur effizienter, sondern auch unterhaltsamer gestalten. Die Nutzung von KWL-Charts ist nicht nur eine Technik; sie ist ein Schlüssel, um Dein Wissen zu vertiefen und Dich aktiv in Deinen Lernfortschritt einzubringen.

Wenn Du weitere Tipps, Tricks oder Werkzeuge für Dein Lernen benötigst, zögere nicht, unsere Ressourcen zu erkunden. Wir stehen Dir zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Deine Lernerfahrungen so bereichernd wie möglich sind. Vielen Dank für Deine Zeit und happy learning!

Bereit, Conceptboard auszuprobieren? Melde Dich noch heute für deine kostenlose Testversion an.

Ein Service-Blueprint ist eine Vorlage, die die Beziehungen zwischen verschiedenen Dienstkomponenten entlang der Kundenerfahrung abbildet und visualisiert. Es geht über den Kunden hinaus, um die Menschen, Werkzeuge (physisch und digital) und Prozesse einzubeziehen, die alle einen Einfluss auf die Kundenerfahrung haben.

Lies weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie Du unsere kostenlose Service-Design-Vorlage nutzen kannst, um Deine Kundenerfahrung zu verbessern.

Warum ist Service-Design wichtig?

Service-Design ist wichtig, weil es einem Unternehmen hilft, seine Ressourcen auf bestmögliche Weise zu planen und zu nutzen. Wenn es richtig gestaltet ist, kann gutes Service-Design direkt die Erfahrung der Mitarbeiter verbessern und indirekt die Erfahrung der Kunden.

Was sind die Bestandteile einer Service-Blueprint-Vorlage?

Wir haben eine kostenlose Service-Design-Vorlage erstellt, die Du als Grundlage für Deine eigene Service-Blueprint-Karte verwenden kannst. Die Hauptkomponenten der Vorlage listen überall dort auf, wo Service-Design eine Möglichkeit zur Verbesserung bietet.

Kundenerfahrungen

Dies sind alle Schritte, Entscheidungen und Interaktionen, die Dein Kunde von der Awareness bis zum Kauf tätigt. Das Erstellen einer Customer-Journey-Map zuerst liefert Dir eine vollständige Liste der Kundenerfahrungen für diesen Abschnitt.

Sichtbare Aktionen

Jede Interaktion eines Kunden mit einer realen Person oder einem Online-Service wird als Front-of-House betrachtet. Dies umfasst das Gespräch mit einem Verkäufer im Laden sowie die Interaktion mit einem Chatbot oder einem Kundendienstmitarbeiter online.

Nicht sichtbare Aktionen

Jede Aktion, die zum Nutzen des Kunden durchgeführt wird, aber außer Sichtweite, wird als Back-of-House betrachtet. Diese Aktionen können das Aufnehmen und Verpacken eines Artikels in einem Lager oder die Bearbeitung einer Rückerstattung im System umfassen.

Unterstützungsprozesse

Prozesse sind normalerweise Dinge, die dem Mitarbeiter bei der Erfüllung seiner Aufgaben helfen. Diese Prozesse reichen von der Preisgestaltung bis zu den Lagerbeständen.

Erstelle einen Service-Blueprint mit einer kostenlosen Vorlage

Es ist einfach, Deinen eigenen Service-Blueprint mit unserer kostenlosen anpassbaren Service-Design-Vorlage zu erstellen. Conceptboard’s virtuelles Whiteboard ermöglicht es Teams, online an jedem Projekt zusammenzuarbeiten.

1. Öffne die kostenlose Vorlage unten und lade Teammitglieder ein, online mit Dir zusammenzuarbeiten.
2. Wähle eine Kundenerfahrung aus, auf die Du die Übung stützen wirst.
3. Trage alle Aktionen, die ein Kunde als Sticky-Notes auf der Vorlage vornimmt.
4. Füge dann die anderen Elemente zu den Kundenreisen hinzu, einschließlich der Mitarbeiterinteraktionen, der Aktionen hinter den Kulissen und der beteiligten Prozesse.
5. Verwende das Linienwerkzeug, um die Interaktionslinien, internen Aktionen und Sichtbarkeitslinien abzubilden.
6. Verwende Pfeile, um Verbindungen, Abhängigkeiten und Beziehungen zwischen den Elementen zu zeigen.

Template nutzen

Was ist der Unterschied zwischen einer Service-Design-Vorlage und einer Customer- Journey-Map?

Während wir oft die Zeit nehmen, über die Kundenreise nachzudenken, um zu sehen, was verbessert werden kann, nehmen wir selten die Zeit, unser gesamtes Geschäft zu kartieren. Und das ist der grundlegende Unterschied zwischen Service-Design und Kundenreisekarten. Letztere dokumentieren die oberflächlichen Kundeninteraktionen, während Service-Blueprints Deine einzigartige Sammlung von Systemen, Richtlinien und Akteuren dokumentieren, die Dein Unternehmen ausmachen.

Blueprinting stellt das Kundenerlebnis in den Mittelpunkt und entpackt dann jeden Aspekt davon, um zu verstehen und zu verbessern, wie die Organisation diese Reise unterstützt.

Beispiel eines Service-Blueprints für ein Restaurant

Wenn Du sehen möchtest, wie ein fertiges Service-Blueprint aussieht, schau Dir dieses Beispiel einer Service-Design-Vorlage für ein Restaurant an.

Template nutzen

Wie Du sehen kannst, sind Service-Blueprints großartige Begleiter für Customer-Journey-Map. Sie helfen Dir, das größere Bild des Kundenservice in der gesamten Organisation zu sehen. Wenn Du Schwierigkeiten hast, die Kundenreise zu optimieren und zu verbessern, wird die Visualisierung des Prozesses und das Verständnis der Schmerzpunkte und Erfolge die Kundenerfahrung ebenso wie die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.

Halte den Schwung aufrecht und schaue Dir diese zusätzlichen Leitfäden zum Kundenerfolg an:

• Erstelle ein Produkt, das Kunden lieben, mit der Produktvisionsvorlage
• Erstelle eine Customer-Empathy-Map in 6 einfachen Schritten
• Finde Deinen idealen Kunden mit der User-Persona Vorlage

Teste Conceptboard und sieh, wie einfach es ist, online mit Deinem Team zusammenzuarbeiten und Ideen zu entwickeln.

Die Mendelow Stakeholder-Matrix (auch bekannt als Stakeholder-Analyse-Matrix und Power-Interest-Matrix) ist ein einfaches Rahmenwerk zur Unterstützung bei der Verwaltung Deiner Stakeholder.

Was sind Stakeholder? Jeder, der ein Interesse an einem Projekt hat, sowohl intern als auch extern.

Wer ein Projekt leitet, kennt die Komplexität, die mit der Verwaltung der unterschiedlichen Interessen der Stakeholder einhergeht. Es kann verwirrend sein, festzustellen, wer welche Informationen zu welchem Zeitpunkt benötigt, wer Feedback geben muss und wer die endgültige Genehmigung erteilen kann.

Dennoch ist das Management der Stakeholder entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Hier kann eine Stakeholder-Analyse-Matrix hilfreich sein.

Was ist eine Stakeholder-Analyse (Mendelow Matrix)?

Eine Stakeholder-Analyse (Mendelow-Matrix) hilft Dir dabei, alle Deine Stakeholder zu visualisieren und ihre Erwartungen zu bestimmen. Du solltest sowohl interne als auch externe Stakeholder in Betracht ziehen.

• External stakeholders: clients, industry influencers, subject-matter experts, community leaders, suppliers.
• Internal stakeholders: staff, executives, finance departments, shareholders and investors.

Basierend auf ihrer Beteiligung an einem Projekt solltest Du die Bedürfnisse und Erwartungen jedes Stakeholders priorisieren, damit Du Dich bemühen kannst, sie alle zufriedenzustellen. Diese Priorisierung basiert auf vier konkurrierenden Faktoren:

• Macht: Wie viel Macht und Einfluss haben sie basierend auf ihren Positionen?
• Bewusstsein: Wie gut sind sie sich über die Auswirkungen des Projekts im Klaren?
• Interesse: Wie stark ist ihr persönliches Interesse am Projektergebnis?
• Unterstützung: Sind sie unterstützend oder ablehnend gegenüber dem Projekt?

Welche Abschnitte hat eine Stakeholder-Analyse-Matrix?

Lass uns einen genaueren Blick auf vier Abschnitte der Matrix werfen.

Die Verschiebeskala auf der X-Achse bezieht sich auf die Menge an Einfluss, die jeder Stakeholder hat. Die Verschiebeskala auf der Y-Achse bezieht sich auf das Interesseniveau, das sie am Ergebnis des Projekts haben.

Jeder deiner Stakeholder sollte in eine der vier Kategorien eingeordnet werden:

• Schlüsselpersonen: Diese Stakeholder haben viel Einfluss und großes Interesse. Das könnten leitende Angestellte, Direktoren, wichtige Investoren oder Partner sein. Sie werden die höchste Priorität in Bezug auf Kommunikation und Beteiligung an Entscheidungsprozessen einfordern.

• Zufriedenstellen: Diese Stakeholder haben viel Einfluss, aber geringes Interesse. Hierbei handelt es sich möglicherweise um regulatorische oder staatliche Stellen, Gesetzgeber, Banken, Versicherungen oder Strafverfolgungsbehörden.

• Informieren: Mit geringem Einfluss, aber hohem Interesse, gehören hierzu Mitarbeiter, Lieferanten, Gemeindegruppen und Geschäftspartner. Sie sind stark interessiert und sollten regelmäßig auf dem Laufenden gehalten werden.

• Überwachen: Die letzte Kategorie betrifft Stakeholder mit geringem Einfluss und geringem Interesse. Abhängig vom Projekt könnten das Lieferanten, lokale Gruppen und die Öffentlichkeit sein. Diese Gruppen erfordern minimale Anstrengungen und Aufmerksamkeit, sollten jedoch zumindest überwacht und informiert werden.

Eine Stakeholder-Analyse mit einer Vorlage durchführen

Use this template

• Öffne die Mendelow-Matrix-Vorlage und lade das Projektteam sowie wichtige Vertreter zu einer gemeinsamen Online-Diskussion ein.

• Fang damit an, alle Personen und Gruppen zu brainstormen, die als Stakeholder betrachtet werden könnten, und füge sie auf Sticky-Notes hinzu.

• Verschiebe dann jede Person oder Gruppe in die Matrix basierend auf ihrer Macht und ihrem Interesse oder ihrer Beteiligung am Projekt.

• Jetzt ist es an der Zeit, mögliche Probleme oder Lücken zwischen den Erwartungen und dem aktuellen Stand zu analysieren.

  • Hast Du hoch interessierte Stakeholder, die keine regelmäßigen Berichte erhalten? Kommunizierst Du übermäßig mit der Öffentlichkeit, also mit Menschen, die kein direktes Interesse haben?

  • Sobald Du fertig bist, erstelle einen Kommunikationsplan, der den Bedürfnissen aller Stakeholder entspricht, die Du gerade eingeordnet hast.

Beispiel einer Mendelow Matrix

Um einen klaren Überblick darüber zu bekommen, wie eine Stakeholder-Analyse (Mendelow-Matrix) aussieht, haben wir unten ein Beispiel auf Basis eines Anwendungsfalls zur Produktentwicklung erstellt, um wichtige Stakeholder zu priorisieren und früh im Projekt mit ihnen zu kommunizieren.

Verbessere Deine Kommunikation mit Conceptboard

Mit unserer umfangreichen Vorlagensammlung für Geschäftsstrategie, Kommunikation und Brainstorming erleichtern wir Deinem Team die Online-Zusammenarbeit.

Oder schaue Dir weitere Artikel und Vorlagen von uns an:

• 10 tips for successful virtual collaboration in 2023
• How to run a Project Kickoff Meeting [Free Template]
• 10 Steps To Effective Teamwork With The Team Canvas template

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In der Vorbereitung auf ein Projekt mag es so erscheinen, als ob jede Aufgabe gleich wichtig ist. Die Bull’s Eye Vorlagengestaltung begrenzt jedoch, wie viele Elemente in den kritischen Bereich passen können, und zwingt Teams, die wichtigsten von den weniger wichtigen Aufgaben sorgfältig zu trennen. Dies hilft, den Stress bei Entscheidungen und Konflikten zu reduzieren.

Erfahre weiter, wie Du diese kollaborative Online-Vorlage mit Deinem Team nutzen kannst.

Was ist ein Bull’s Eye Diagramm?

Ein Bull’s Eye Diagramm ist eine strategische Vorlage in Form eines Bull’s Eye gestaltet. Es hilft Teams dabei, herauszufinden, wo ihre echten Prioritäten liegen. Jeder konzentrische Kreis, der sich vom Zentrum ausbreitet, entspricht einer anderen Ebene der Wichtigkeit. Der Innenkreis sollte nur die absoluten Top-Prioritäten enthalten, bis hin zum äußersten Kreis, der die am wenigsten wichtigen Aufgaben enthält.

Wann sollte man ein Bull’s Eye Diagramm verwenden?

Ein häufiges Problem in Projektteams ist, dass jede Funktion oder Aufgabe gleich wichtig erscheinen kann. Und verschiedene Abteilungen haben jeweils ihre eigenen konkurrierenden Prioritäten. Dies kann zu erheblichen Problemen für Projektmanager führen und den Fortschritt verlangsamen.

Das Bull’s Eye Diagramm kann helfen, diese Probleme zu lösen. Es nimmt die Emotionen aus der Entscheidungsfindung heraus und vereinfacht die Priorisierung aufgrund des begrenzten Platzes in der Mitte. Sobald der innere Kreis voll ist, bleibt keine andere Wahl, als andere Aufgaben weiter unten auf der Prioritätenliste zu verschieben.

Das Diagramm ist ein nützliches Werkzeug zur Problemlösung bei Projektstaus. Oder noch besser, verwende es zu Beginn eines Projekts, um die Prioritätenliste festzulegen und Staus zu vermeiden. Die beliebtesten Anwendungen für die Bull’s Eye Vorlage sind:

• Projektmanagement
• Produktentwicklung
• Brainstorming
• Priorisierung von Funktionen
• Strategieplanung

Wie man eine Bull’s Eye Diagramm Vorlage verwendet

Das Erstellen Deines eigenen Bull’s Eye Diagramms ist einfach mit der kostenlosen digitalen Vorlage von Conceptboard. Beginne damit, indem Du die Bull’s Eye Diagramm Vorlage öffnest und einen Link mit Deinem Team teilen. Befolge dann diese fünf Schritte, um es abzuschließen:

1. Definiere den Zweck oder das Ziel Deiner Vorlage, um Verwirrung zu vermeiden. Konzentrierst Du Dich nur auf diese Phase Deines Projekts oder betrachtest Du das gesamte Projekt?
2. Stelle Deinen Timer auf fünf Minuten ein und bitte alle, ihre Aufgaben als Sticky-Notes auf das Board zu setzen. Mach Dir in diesem Stadium keine Sorgen um die Priorisierung, füge einfach alle auf das Board.
3. Beginne damit, die Aufgaben mit der niedrigsten Priorität in den äußersten Kreis zu verschieben. Dies sollten die „nice-to-haves“ oder die „Wunschliste“-Elemente sein. Dies sind auch die Elemente, die von anderen Funktionen abhängig sind. Diskutiere mit Deinem Team, bis Ihr einen Konsens findet.
4. Gehe zum etwas kleineren mittleren Kreis über. Setze die Aufgaben ein, die wichtig, aber nicht entscheidend für das Erreichen Deines Ziels sind. Vielleicht müssen sie erledigt werden, aber nicht sofort.
5. Jetzt solltest Du nur noch wenige Aufgaben auf Deiner Liste haben. Dies sind die mission-kritischen Aufgaben, die vor allem anderen erledigt werden müssen. Hier ist nur Platz für wenige Aufgaben, also musst Du sehr konsequent darüber sein, welche Elemente wirklich am wichtigsten sind.

Jetzt ausprobieren

Sobald Du die Bull’s Eye Vorlage abgeschlossen hast, solltest Du ein klareres Verständnis Deiner Prioritätenliste haben. Folge, indem Du Aufgaben an Teammitglieder zuweist und Fristen setzt.

Speichere Dein Bull’s Eye Diagramm in Deinem Conceptboard-Konto, damit Du jederzeit darauf zurückgreifen kannst, oder lade es als PDF herunter und teile es mit Deinem erweiterten Team.

Weitere Priorisierungsvorlagen

Bull’s Eye-Diagramme sind ein einfaches, flexibles und intuitives Werkzeug, das oft während der Planung oder Konzeptentwicklung eines Projekts verwendet wird. Die Priorisierung von Aufgaben ist ein wichtiger Schritt innerhalb von Projekten, um sicherzustellen, dass Projektzeitpläne eingehalten werden. Erfahre mehr, indem Du unsere anderen Priorisierungsvorlagen erkundest:

• Eisenhower-Matrix
• To-Do-Liste Vorlage
• MoSCoW-Priorisierungstechnik
• Kano-Vorlage
• Produkt Backlog Vorlage

Erfahre mehr darüber, wie Conceptboard Deinem agilen Team dabei hilft, nahtlos Remote miteinander zu arbeiten.

Verändere den Ablauf deiner Meetings und beziehe alle im Team in die Diskussion ein: Wie Dir das gelingt? Mit Lean Coffee. Diese Meetings haben keine Agenda und sind besonders für agile Teams attraktiv, da keine Zeit verschwendet wird.

In Anlehnung an die Prinzipien des Lean Thinking haben alle Teilnehmenden außerdem die Möglichkeit, ihre eigene Agenda zu bestimmen und so zu einer produktiveren Arbeitsatmosphäre beizutragen.

Schau Dir an, wie diese Meetings ohne vorgegebene Agenda ablaufen.

Was ist Lean Coffee?

Lean Coffee ist ein informelles Meeting, bei dem die Teilnehmenden die Agenda selbst bestimmen können. Sie wählen aus vorgeschlagenen Themen, welche sie diskutieren wollen, es gibt also keinen Leiter und keine festgelegte Agenda.

Kleingruppen, idealerweise nicht mehr als zehn Leute, kommen informell zusammen, um die ausgewählten Themen zu diskutieren. So ist das Meeting nicht nur „irgendein weiteres Meeting“. Stattdessen wird die Zeit der Teilnehmenden produktiv genutzt.

Das Beste daran: Virtuelle Tools wie Conceptboard’s digitales Whiteboard ermöglichen Teams unkomplizierte remote Meetings.

Wann ist Lean Coffee sinnvoll?

Viele Teams wählen das Lean Coffee Format für virtuelles Team Brainstorming und Retrospektiven. In diesem Format haben alle Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Ideen zu äußern. Außerdem ist das Meeting produktiv und effektiv zugleich. Was man heutzutage als Letztes gebrauchen kann, ist ein weiteres unnötiges Meeting.

Mit Lean Coffee kannst Du auch neue Teammitglieder super einbinden. Wenn es Leute gibt, die z.B. mit Agile oder Scrum Methoden noch keine Erfahrung haben, erlaubt euch Lean Coffee, all eure Fragen in einem offenen Rahmen zu stellen. So können Ideen gefestigt werden und Du kannst auch mögliche Bedenken der erfahrenen Teammitglieder berücksichtigen.

Verwende Conceptboard‘s kostenloses Lean Coffee Template

Distributed Teams können mit Conceptboard‘s virtuellem Whiteboard ganz unkompliziert ein virtuelles Lean Coffee Meeting durchführen. Hierfür haben wir Dir eine einfache Vorlage erstellt. Außerdem war es mit smarten Hilfsmitteln wie Sticky Notes, Stiften, Symbolen, einem integrierten Timer und gemeinsamen Boards noch nie so einfach, remote zusammenzuarbeiten.

Use template

Wenn das Konzept neu für Dich ist, dann betrachte das erste Meeting oder die ersten beiden Meetings einfach als Experiment(e). Gib allen ein paar Wochen Zeit, um sich an dieses unstrukturierte Format zu gewöhnen. Danach ist es mit Sicherheit sinnvoll, ein wiederkehrendes Lean Coffee Meeting zu organisieren.

Fünf einfache Schritte für die Durchführung einer virtuellen Sitzung

Bestimme eine Zeit für das Meeting und teile den Link zum Conceptboard Template mit allen Teilnehmenden. Befolge dann diese fünf Schritte für Deinen eigenen Lean Coffee:

1. Themen: Alle Teilnehmenden sollen ihre Wunschthemen als Sticky Notes dem Board hinzufügen.
2. Zu diskutieren: Stelle den Timer und ermögliche allen zwei Minuten lang für ihre drei Lieblingsthemen abzustimmen. Verwende Punkte oder Daumen hoch Symbole, um die Stimmen zuzuteilen. Beweg die Gewinner auf die „Zu diskutieren“-Säule.
3. Diskussion: Stelle den Timer auf acht Minuten und beginne mit der Diskussion des ersten Themas.
4. Weiter diskutieren oder zum nächsten Thema gehen: Wenn der Timer abläuft, dann bitte alle darüber abzustimmen, ob sie mit dem Thema fertig sind oder ob noch Diskussionsbedarf besteht. Wenn das Thema beendet ist, dann beweg es auf die „Done“-Säule und mach mit dem nächsten weiter.
5. Fazit: Plane am Ende des Meetings ein paar Minuten ein, um die Aktionselemente (action items), bzw. nächsten Schritte zu diskutieren oder um Erkenntnisse zu teilen. Hör Dir das Feedback an und berücksichtige es für die nächste Sitzung.

Nutze Conceptboard für Deine virtuellen Meetings

Lean Coffee ist ein großartiges Format, um Teammitglieder zu stärken, damit Meetings auch wirklich nützlich sind. Dass die Teilnehmenden die Agenda gemeinsam bestimmen können, ist das komplette Gegenteil eines traditionellen Meetings. Lean Coffee Meetings auf geteilten Boards können virtuellen Teams dabei helfen, Gewohnheiten zu durchbrechen, neue Teammitglieder an “Board” zu holen und sicherzugehen, dass alle ihre notwendigen Antworten bekommen. Wenn die Zeit um ist und noch nicht alle Themen besprochen sind? Kein Problem, Du kannst sie ganz einfach mit ins nächste Lean Coffee Meeting nehmen.

Wenn Du sehen möchtest, was Conceptboard‘s virtuelles-Whiteboard Dir noch so alles bietet, schau doch mal auf unserem Blog vorbei. Wir haben fast 100 anwendungsbereite Vorlagen für all Deine virtuellen Meetings wie z.B. das Feedback Capture Grid, das Project Kickoff und das Meeting Minutes Template.

Wenn Du Conceptboard testen möchtest, dann nutze unseren kostenlosen 30-tägigen Zugang.