• Einfaches und intuitives Projektmanagement in großen Projekten mit Conceptboard
• Object Freezing Feature als Anker, um wichtige Themen im Blick zu behalten
• Effiziente virtuelle Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern
• Weiterentwicklung von Features und Funktionen 

In hybriden Projekten ist es oft nicht einfach, den Überblick zu behalten. Insbesondere, wenn mehrere Akteure, Abteilungen oder sogar externe Partner beteiligt sind. Damit die Zusammenarbeit möglichst einfach ist, hat Conceptboard ein intuitives und sicheres Kollaborationstool geschaffen: das Online-Whiteboard. Und mit ihm zahlreiche praktische Funktionen. Neu ist das Object Freezing Feature, mit dem Objekte auf dem User Interface verankert werden können. So hast Du – auch mit zigtausenden Objekten in einem Board – das Wichtige immer im Blick.   

Alle Ideen an einem Ort: Unkomplizierte Kollaboration in Echtzeit

Im Rahmen von New Work haben sich Arbeitsmodelle enorm verändert: mit dem mobilen Arbeiten ist Flexibilität in den Alltag eingezogen. Das wiederum erfordert innovative IT-Infrastrukturen, um sich entsprechend zu vernetzen. Und das nicht nur innerhalb eines Teams, sondern abteilungsübergreifend. Darüber hinaus arbeiten große Firmen und der Public Sector oft ebenenübergreifend – vom Bund über die Länder bis zu den Kommunen – und mit externen Dienstleistern oder Partnern zusammen. Die erfolgreiche Kommunikation in Großprojekten benötigt ein funktionsstarkes Kollaborationstool, das alle verbindet. 

Ein Online-Whiteboard für Dokumentation und Optimization  

Genau dafür hat Conceptboard ein Online-Whiteboard entwickelt, das Ideen und Strategien an einem Ort bündelt. Mehr als eine Mindmap online, an der alle virtuell zusammenarbeiten. Das zertifizierte und DSGVO-konforme Online-Whiteboard besitzt zahlreiche Features, die Leitenden und Mitarbeitenden helfen, Projekte zu strukturieren und Arbeitsprozesse zu optimieren. So können in Echtzeit Brainstormings erstellt, Dokumente hochgeladen, bearbeitet sowie geteilt und Muster-Templates als Vorlagen genutzt werden. Notizen (Sticky Notes) und Board-Historie und Versionierung sind beliebte Funktionen, um die Kollaboration visuell zu vereinfachen. So geht Zusammenarbeit heute – virtuell, praktisch und intuitiv. 

Datenschutz und Kundenservice sind das A & O

Das Online-Whiteboard samt Features ist DSGVO-konform und entspricht höchsten Sicherheitsstandards. Das ist nicht nur für den öffentlichen Sektor essentiell, sondern auch für Großkunden mit externen Partnern. Um viele, sensible Daten entsprechend zu verwalten, bietet Conceptboard sein Online Tool in sicherer Cloud-Umgebung an. Das Hosting erfolgt auf den deutschen Servern unserer BSI- und C5-zertifizierten Partner IONOS und AWS. Somit können wir unseren Kunden die Privatsphäre bieten, die sie sich wünschen.  

Conceptboard arbeitet stets mit seinen Kunden an innovativen Lösungen für ihre individuellen Herausforderungen. Wir orientieren uns an ihren Wünschen und entwickeln unsere Online-Tools wie das digitale Whiteboard mit ihnen weiter. In gemeinsamen Workshops monitoren wir die Ergebnisse und können so neue Features gestalten, die den Arbeitsalltag erleichtern. Zu diesen bietet Conceptboard regelmäßig Schulungen an, um alle Beteiligten abzuholen. Brandneu ist das Widget „Object Freeze”, das die Navigation erleichtert.   

Weltweit einzigartig: Mit Object Freezing Feature den Überblick behalten

Im Februar 2024 hat Conceptboard ein neues, weltweit einzigartiges Feature in sein Online-Whiteboard integriert: das Object Freeze. Mit ihm ist es Nutzern möglich, Objekte zu verankern. Gerade in großen Projekten, wo man schnell den Überblick in seinem Board verliert, wenn man hinein- oder hinauszoomt, ist dieses Widget von unschätzbarem Vorteil. Denn die „eingefrorenen” Objekte folgen Dir auf Deinem User Interface und bleiben immer in Deinem Blickfeld. Sie können nach Belieben oben, unten oder an der Seite verankert werden. 

Das Object Freezing Feature ähnelt einer entsprechenden Excel-Funktion (Freeze Panes), ist aber deutlich intuitiver, denn es bewegt sich in Relation zu der Achse, auf der es positioniert wurde, in alle Richtungen. So bleibt es scrollbar, egal wo Du Dich im Board befindest. Du behältst alles im Blick. Und wenn die Ankerpunkte einmal stören sollten, können sie mit einem Klick komplett unsichtbar gemacht werden. Mit einem Doppelklick können sie genauso einfach zurück ins Sichtfeld geholt werden und befinden sich wieder an der Position, die Du zuvor ausgewählt hast. 

Du kannst mehrere Objekte gleichzeitig am Seitenrand fixieren. Wenn sie sich überlappen, werden sie platzsparend gestapelt. Dabei liegt das nächstgelegene Objekt oben.  

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Object Freezing Feature

1. Objekt auswählen.
2. Menü „Mehr” (drei Punkte) in der schwebenden Symbolleiste wählen. Alternativ: Rechtsklick auf das Objekt.
3. „Freeze object” auswählen.
4. Hier ist es auch möglich, die Position zu bestimmen. Du kannst im Menü auswählen, an welchem Seitenrand das Objekt eingefroren werden soll.
5. Um das Objekt wieder aufzutauen, „Unfreeze object” klicken. 

Jetzt Whiteboard gestalten lassen

Meilenstein in großen IT-Projekten

Conceptboards Kunden stehen vor der Herausforderung, im Rahmen von IT-Großprojekten viele Informationen übersichtlich zu bündeln. Die Themen sind so umfangreich, dass sie nicht als One-Pager abgebildet werden können, schon gar nicht, wenn die Zoom-Funktion genutzt wird. Bei der Integration der Datenmengen in ein Board stellen sie oft fest, dass Mitarbeitende ohne Orientierungspunkte die Übersicht verlieren. Je größer das Whiteboard wird, desto unübersichtlicher wird die Navigation. Die Lösung: eine mitwandernde Navigation.  

Object Freezing Feature als idealer Kompass

Conceptboard konzipierte das Object Freezing Feature. Mit ihm wurde es endlich möglich, Anker als Orientierungspunkte zu setzen und One-Pager für große IT-Projekte zu erstellen. Das Online-Whiteboard verfügte vorher über schon über eine Mini-Navigation, das Feature ist jedoch ein großes Upgrade. Eine unglaubliche Erleichterung für die Nutzer.

Komplexe Datenmengen in Teamboards überblicken

Das Feature ist für alle Conceptboard-Nutzer verfügbar und erleichtert das Einbetten und Überführen von Informationen aus verschiedenen Teamboards in andere. So lassen sich auch großen Datenmengen managen. Fragen beantworten Artikel im Help Center oder Conceptboards Support-Team und exklusive Schulungen. 

Fazit: Object Freezing Feature macht Großprojekte übersichtlich

Conceptboard ist Vorreiter in kollaborativen Techniken. Mit innovativen, intuitiven Features wie „Freeze Objects” wird Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen nicht nur die hybride Zusammenarbeit erleichtert, sondern auch neue Möglichkeiten geschaffen, weltweit in Echtzeit gemeinsam an vielschichtigen Projekten zu arbeiten. Durch solche Online-Tools können wir die globale Kollaboration von Teams revolutionieren. 

Viele Nutzer setzen das Object Freezing Feature bereits mit Freude ein. Conceptboard arbeitet kontinuierlich daran, die Visualisierung zu optimieren. Die Wünsche und Erfahrungen seiner Kunden legen für Conceptboard den Grundstein für immer neue, innovative Features. 

 Fotocredits: Conceptboard

Ist KI der Schlüssel zur Transformation?

Viele Städte weltweit setzen auf künstliche Intelligenz, um Prozesse effizienter und bürgerfreundlicher zu gestalten. An inspirierenden Ideen mangelt es nicht, wie internationale Benchmarking-Projekte zeigen. 

Auch in Deutschland nehmen viele Städte und Gemeinden ihre Zukunft ins Visier und arbeiten daran, den öffentlichen Sektor mithilfe innovativer Informations- und Kommunikationstechnologien zu modernisieren und zu digitalisieren. 

Digitalisierung in der Verwaltung: Noch fehlt der Turbo

Das Potenzial, das in der Digitalisierung öffentlicher Prozesse steckt, ist riesig. Doch nicht in allen Ministerien, Ämtern, Behörden, Regierungen oder kommunalen Einrichtungen wie Rathäusern oder öffentlichen Verwaltungen herrscht die dafür notwendige Aufbruchstimmung. Vielfach wird der Status quo weiter gepflegt oder die Automatisierung kommt nur in Minischritten voran.

 „Mehr Aufbruch, bitte!“, möchte man hier mahnen und an alle Bremser und Bedenkenträger appellieren, di​​e Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz zu erkennen, auszuschöpfen und mit agilen Prozessen für Veränderung zu sorgen. Wie der digitale Fortschritt sinnvoll gestaltet werden kann? Indem KI als Gamechanger verstanden und eingesetzt wird.

Künstliche Intelligenz als Gamechanger

Eine moderne, schnelle und effiziente Stadtverwaltung gehört zu den wichtigsten Standortvorteilen. Hier braucht es weltweit Vorreiter, die zeigen, wie Automatisierung und Digitalisierung Mehrwerte generieren und was mit einem durchdachten KI-Ansatz bereits umgesetzt werden kann. Folgende Beispiele dürfen gerne Schule machen:

USA: Vision Zero für sichere Schulwege in L.A.

Jeder fünfte Schwerverletzte bei Verkehrsunfällen in Los Angeles ist ein Schulkind. In der Nähe von Schulen ist das Verkehrsrisiko für Kinder natürlich besonders hoch. Mit der „Vision Zero“ hat sich die Stadt zum Ziel gesetzt, die Zahl der Verkehrstoten bis 2025 auf null zu reduzieren.

Unterstützt wird die Initiative durch die Plattform „LA GeoHub“: Durch die intelligente Verknüpfung von Daten werden risikoreiche Straßen im Stadtgebiet identifiziert, um einerseits sichere Wege aufzuzeigen und andererseits gezielte bauliche Maßnahmen einzuleiten.

Frankreich: KI hilft bei der Jobsuche

Arbeitssuchende haben häufig Schwierigkeiten, ihre Fähigkeiten und Chancen auf dem Arbeitsmarkt realistisch zu bewerten. Das erschwert die Jobsuche zusätzlich und steht einer erfolgreichen Vermittlung im Wege.

Das französische Start-up Bob Emploi verknüpft detaillierte Arbeitsmarktdaten mit Informationen der Arbeitssuchenden und wertet diese mithilfe künstlicher Intelligenz aus. So erhalten die Nutzer ein umfassendes Bild ihrer Situation und werden durch personalisierte Beratungsangebote in die Lage versetzt, die nächsten Schritte zu gehen.

Finnland: Open Data für Fossilfreiheit

Die finnische Hauptstadt Helsinki hat sich das Ziel gesetzt, die Nutzung fossiler Brennstoffe radikal zu reduzieren und bereits 2035 komplett CO2-neutral zu sein. Im Verkehrssektor fehlten dazu jedoch bisher die notwendigen Informationen über die relevanten städtebaulichen Maßnahmen. 

Mit dem „3D City Model“, dem digitalen Zwilling der Stadt, sowie der intelligenten Verknüpfung und Aufbereitung von Daten zu Energiekennwerten und Sonneneinstrahlung können nun umfassende Analysen zur Energieeffizienz und Solarnutzung im Stadtgebiet durchgeführt werden. Das ambitionierte Ziel rückt näher

Deutschland: Fangquotenkontrolle in Echtzeit

In Deutschland ist die Überwachung der Fischerei historisch geprägt durch verteilte Datenbestände, Medienbrüche und manuelle Stichproben. Dies erschwert die Umsetzung der EU-Vorgaben für eine lückenlose Überwachung. 

Hier hat die Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) mit der Fischerei-Informationstechnologie (FIT) eine zentrale Datenplattform geschaffen, die eine Fischereikontrolle und Fangquotenüberwachung in deutschen Gewässern in Echtzeit ermöglicht.

Automatisierung im Public Sector ist kein Selbstzweck

Die Erschließung von Automatisierungspotenzialen und die Implementierung intelligenter KI-Systeme verfolgen immer konkrete Ziele:

• Zusammenführung und Management von Daten zu Verkehr, Klima, Gesundheit etc.
• Personalisierung und Individualisierung von Bürgerdiensten
• Transparenz und Zugänglichkeit des öffentlichen Sektors 

Wird durch die Digitalisierung überflüssige Bürokratie abgebaut, trägt dies wiederum dazu bei, verlorenes Vertrauen der Menschen in den Staat zurückzugewinnen.

Im Ergebnis stehen smarte Lösungen, die häufig für jeden Bürger und für die Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung spürbar sind und damit auch zur Verbesserung des Gemeinwohls beitragen. Nicht zuletzt in Zeiten des Fachkräftemangels eröffnet der Einsatz von KI neue Möglichkeiten, diesen Mangel zumindest abzufedern.

Smart Start: mit Routineaufgaben beginnen

KI-Lösungen und smarte Software können Routineaufgaben wie die Bearbeitung von Anträgen, das Ausfüllen von Formularen und die Verwaltung von Dokumenten automatisieren. Das spart Zeit, reduziert Fehler und ist ein erster wichtiger Schritt zur Digitalisierung einfacher Verwaltungsprozesse. 

Ein hilfreiches Tool ist GPT Enterprise, eine fortgeschrittene Version der GPT-Technologie. Es wurde speziell für den Einsatz in Unternehmen entwickelt und punktet mit diesen Benefits:

• Datenschutz und Sicherheit: GPT Enterprise erfüllt die DSGVO und sorgt mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen dafür, dass Daten sicher und vertraulich bleiben.
• Anpassbarkeit: Benutzer können GPT-Modelle an ihre Bedürfnisse anpassen und maßgeschneiderte Lösungen erstellen.
• Skalierbarkeit: Die Plattform kann mit den steigenden Anforderungen einer Institution mitwachsen.
• Integration: GPT Enterprise lässt sich problemlos in bestehende Systeme und Workflows integrieren.
• Support und Wartung: Nutzer erhalten speziellen Support und regelmäßige Wartung, damit die Lösung stets aktuell bleibt.

Wenn modifizierte GPTs das Überarbeiten von Dokumenten, die Verwaltung von Dokumentenverzeichnissen oder das Management von Ansprechpartnern übernehmen, setzt dies Ressourcen frei, die für weitere Transformationsschritte genutzt werden können.

Technische Lösungen für mehr Teamkommunikation

Anwendungen wie Microsoft-Teams, Slack oder Zoom können ein erster Schritt sein, die Kommunikation in der öffentlichen Verwaltung zu verbessern. Verwaltungsmitarbeitende müssen häufig mit mehreren externen und internen Teams interagieren. Hier sorgen Funktionen wie Echtzeit-Chat, Videoanrufe und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten für eine effizientere Zusammenarbeit sowohl innerhalb der Behörde als auch mit externen Partnern.

Best Practice quer durch die Republik

Die Bürgerinnen und Bürger wünschen sich Online-Lösungen, um Personalausweise zu beantragen, Kraftfahrzeuge zuzulassen oder sich nach einem Wohnortwechsel umzumelden. Obwohl dies eigentlich selbstverständlich sein sollte, ist es in Deutschland bisher nicht flächendeckend umgesetzt. 

Hier gilt es, alle Akteure open minded zu vernetzen und gemeinsam an zukünftigen Lösungen zu arbeiten. Der Austausch über Ämter, Stadtgrenzen und Bundesländer hinweg ist essenziell, um im Sinne von Best Practices voneinander zu lernen. Was in der ostfriesischen Stadt Norden funktioniert, kann auch im Südschwarzwald gelingen. Erfolgreiche Ansätze aus dem Abfallmanagement könnten beispielsweise auf den Gebäudesektor übertragen werden.

Initiative Digitales Amt: Bayern als Vorreiter

Viele Kommunen in Bayern haben sich bereits mit großem Engagement auf den Weg gemacht, ihre Verwaltungsleistungen zu digitalisieren. Deshalb zeichnet das Bayerische Staatsministerium für Digitales mit der Initiative „Digitales Amt“ Behörden aus, die die Umsetzung aktiv angehen und bei der Digitalisierung bereits besonders weit fortgeschritten sind. Um das Siegel zu erhalten, müssen interessierte Kommunen mindestens 50 rein kommunale oder zentrale Online-Verfahren im BayernPortal verlinkt haben. Nach einer Prüfung durch das Bayerische Staatsministerium für Digitales erhalten sie das Siegel „Digitales Amt“, das sie als Online-Banner auf ihren Homepages verwenden können.

Conceptboard als Sparringpartner

Während der Pandemie haben viele Institutionen des öffentlichen Sektors Conceptboard als Digitalisierungstool entdeckt und das Online-Whiteboard zu ihrem zukunftsweisenden Werkzeug gemacht. Auf der visuellen Arbeitsfläche kommen Teams zusammen, sammeln Ideen, arbeiten gemeinsam an Projekten und bündeln die Dokumentation an einem Ort. 

CDO Toolbox – gebrauchsfertige Vorlagen und Methoden

Conceptboard genießt das Vertrauen führender Organisationen und investiert gezielt, um es zu stärken. Die innovative CDO Toolbox von Conceptboard erleichtert den Weg in die Digitalisierung und bietet optimal anwendbare Methoden und Prozesse, die speziell auf die Bedürfnisse des öffentlichen Sektors zugeschnitten sind. Gut zu wissen: Conceptboard für die öffentliche Verwaltung ist DSGVO-konform und ISO 27001 zertifiziert. Die Hosts sowie Server stehen in Deutschland.

Digitalisierung mit Conceptboard: Kiel macht’s vor

Ki:GO heißt die Strategie, mit der die Stadt Kiel den digitalen Wandel hin zu einer modernen Verwaltung gestalten und die Stadt optimal auf die Zukunft vorbereiten möchte. Dazu gehört, den Mitarbeitenden einen digitalen Arbeitsplatz bereitzustellen, der verschiedene Arbeitsmodelle und insbesondere mehr Remote-Arbeit ermöglicht. 

Die Stadt entschied sich für den Einsatz eines Online-Whiteboards, auf dem Projekte zeit- und ortsunabhängig sowie übersichtlich geplant und bearbeitet werden können. Conceptboard erfüllte alle Anforderungen und war zudem die einzige Visual-Collaboration-Anwendung, die mit der Touch-Bedienung der von der Stadt Kiel eingesetzten Promethean-Smartboards kompatibel war. Auch in puncto Sicherheitsstandards konnte Conceptboard als bester datenschutzkonformer Anbieter überzeugen. 

Chefsache: Digitalisierung leicht gemacht

Speziell mit der CDO Toolbox von Conceptboard gelingt es, in der öffentlichen Verwaltung neue Wege zu gehen und im Team agiler zu werden. Mit fertigen Vorlagen und detaillierten Methodenanleitungen ermöglicht die Toolbox allen Mitarbeitenden, den Digitalisierungsprozess mitzugestalten und so den Arbeitsalltag zu erleichtern. CDO steht dabei für Chief Digital Officer, also für den Digitalisierungsexperten in der öffentlichen Verwaltung. Der Chef ist also gefragt!

Fazit: Dank KI wird die smarte Stadt Realität

Künstliche Intelligenz kann die digitale Transformation im öffentlichen Sektor entscheidend vorantreiben. Weltweit nutzen Städte künstliche Intelligenz, um Prozesse effizienter und bürgerfreundlicher zu gestalten und die Vision des Smart Government Wirklichkeit werden zu lassen. 

Auch in Deutschland setzen Städte und Gemeinden zunehmend auf digitale Lösungen und damit auf agiles Handeln. Dabei zeigt sich: Die Automatisierung von Routineaufgaben erleichtert den Einstieg in die Digitalisierung. Tools wie GPT Enterprise und Conceptboard unterstützen diese Transformation und erfüllen zudem die strengen Datenschutzanforderungen für Behörden und andere öffentliche Einrichtungen.

Jetzt informieren! Weitere Informationen zu den Vorteilen von Conceptboard im öffentlichen Sektor finden Sie hier.

Menschen mit Behinderungen sind nach wie vor unterrepräsentiert

Von Chancengleichheit im Arbeitsleben sind die ca. 13 Millionen Menschen mit Behinderungen, die in Deutschland leben, noch weit entfernt. Laut Statistischem Bundesamt waren im Jahr 2019 nur 57 Prozent der 15- bis 64-Jährigen von ihnen in den Arbeitsmarkt integriert.

Ein entscheidender Grund für den Ableismus, also die strukturelle Diskriminierung von Menschen mit Behinderungen, ist mangelnde Barrierefreiheit. Dabei erleichtert gerade das Angebot, von zu Hause aus zu arbeiten, vielen Menschen mit Behinderungen den Zugang zum Arbeitsmarkt. Für einige ist dieses Angebot gar Grundvoraussetzung, um überhaupt erwerbstätig sein zu können.

Remote Work baut Hürden ab

Vor allem für mobilitätseingeschränkte oder blinde Erwerbstätige bringt Remote Work große Erleichterung: zum einen, weil der Arbeitsweg wegfällt, zum anderen, weil die eigene Wohnung bereits barrierefrei gestaltet ist. Aber auch für Menschen mit neurologischen und psychischen Erkrankungen und Besonderheiten bedeutet es oft eine Entlastung und Stressreduzierung, die Wohnung nicht verlassen zu müssen.

Durch individuelle Arbeitsbedingungen lassen sich zudem Arbeitszeiten in der Regel flexibler gestalten. Das bedeutet auch, dass Arzt- oder Therapiebesuche viel leichter wahrgenommen und Ruhephasen besser in den Alltag integriert werden können. 

Remote Work kann gleichzeitig dabei helfen, Stigmatisierung zu reduzieren, da der Fokus stärker auf der Leistung und weniger auf Einschränkungen, Krankheit und physischen Merkmalen liegt. Das kann das Selbstwertgefühl und die berufliche Entwicklung von Menschen mit Behinderung positiv beeinflussen.

Homeoffice: Wo zu Hause arbeiten möglich ist

Dennoch arbeiten Menschen mit Behinderungen seltener remote als Menschen ohne. Berufe, die von ihnen ausgeübt werden, eignen sich oftmals weniger für das Arbeiten von zu Hause. Dazu zählen vor allem geringer bezahlte Arbeits- und Servicebeschäftigungen, die häufig in Präsenz ausgeübt werden müssen. Laut einer Studie der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) eigneten sich 2019 im Durchschnitt der OECD-Länder 34 Prozent der Jobs für Remote Work.

Öffentlicher Sektor: beste Chancen für Menschen mit Behinderungen?

Der Bereich, der sich besonders gut für das Arbeiten von zu Hause eignet, ist der öffentliche und private Dienstleistungssektor. Er ist gleichzeitig der Bereich, der Menschen mit Behinderung überdurchschnittlich gute Chancen bietet: Laut Statistischem Bundesamt arbeitet hier fast jeder dritte erwerbstätige Mensch mit Behinderung. Grund hierfür ist auch eine Pflichtquote: Öffentliche Verwaltungen und Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern müssen gemäß § 154 SGB IX mindestens 5 Prozent ihrer Arbeitsplätze mit Menschen mit Behinderungen besetzen. Wenn sie das nicht tun, zahlen sie eine Ausgleichsabgabe. 

Dennoch beschäftigt mehr als ein Viertel der dazu verpflichteten Betriebe in Deutschland keine Menschen mit Behinderungen. Entsprechend ihrer sozialen Verantwortung haben öffentliche Arbeitgeber im Bewerbungsprozess noch weitere besondere Pflichten. Gemäß § 165 Satz 2 SGB IX müssen sie schwerbehinderte Menschen, die sich bei ihnen um einen Arbeitsplatz bewerben, zu einem Vorstellungsgespräch einladen, wenn diese fachlich für die Stelle geeignet sind.

Bei Behinderungen: Anspruch auf mobiles Arbeiten

Damit Menschen mit Behinderung gleichberechtigt und selbstständig arbeiten können, brauchen sie einen Arbeitsplatz, dessen Ausstattung und Gestaltung ihren individuellen Bedürfnissen angepasst ist. Unter bestimmten Voraussetzungen können schwerbehinderte Menschen gegen ihren Arbeitgeber eine Tätigkeit im Homeoffice durchsetzen, da sie Anspruch auf behinderungsgerechte Beschäftigung haben (§ 164 Abs. 4 SGB IX). 

Die OECD plädiert dafür, Menschen mit Behinderungen einen Anspruch auf flexible Arbeitsbedingungen wie Remote Work in Tarifverträgen oder gesetzlichen Regelungen zu geben. Als Vorbild könnte der australische Fair Work Act von 2019 dienen. Er gewährt Erwerbstätigen mit Behinderungen, sondern auch Personen ab 55 Jahren, Beschäftigten mit Pflegeverpflichtungen sowie Eltern mit Kindern unter 6 Jahren.

Inklusion bereichert Unternehmen

Wenn der öffentliche Dienst seine Vorbildfunktion ernst nehmen will, sollte er seine Verpflichtungen gegenüber Menschen mit Behinderungen als Vorteil nutzen und als Chance begreifen. In Zukunft wird er ohnehin zunehmend auf sie angewiesen sein, denn der gegenwärtige Fachkräftemangel wird sich in den kommenden Jahren noch verschärfen. 

Menschen mit Behinderungen sind in der Regel gut bis sehr gut ausgebildet und bringen zudem oft besondere Stärken mit, wie Einfallsreichtum, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Sie sind Innovationstreiber, da sie es gewohnt sind, auf unerwartete Barrieren zu stoßen und spontan Alternativen zu entwickeln. Menschen mit Behinderung bergen somit eines der größten Potenziale für den deutschen Arbeitsmarkt. 

Sie stellen jedoch nicht nur dringend benötigte Fachkräfte dar, sondern bringen auch neue Perspektiven ins Unternehmen mit. Sie sind auf allen Ebenen der Arbeitswelt eine große Bereicherung.

Digitale Barrieren am Arbeitsplatz

Wo Inklusion funktionieren soll, müssen allerdings nicht nur physische Barrieren abgebaut werden. Denn auch dort, wo Remote Work möglich ist, sind viele digitale Angebote für Menschen aufgrund ihrer Krankheit nur schwer zu bedienen, nicht nutzerfreundlich oder barrierefrei. 

Eine digitale Barriere kann unter anderem eine fehlende Vorlesefunktion sein oder eine Software im Arbeitsalltag, die schlecht lesbar oder nicht kontrastreich genug ist. Ist der Tastaturfokus nicht sichtbar, eine Website ohne Maus nicht navigierbar oder der Aufbau einer Website unlogisch, kann dies ebenfalls als digitale Barriere empfunden werden.

Kommunale Dienstleistungen schneiden schlecht ab

Für den im Juni 2024 vorgestellten „Atlas digitale Barrierefreiheit“ wurden rund 11.000 kommunale Internetseiten in Deutschland auf ihre digitale Barrierefreiheit hin getestet. Das Ergebnis ist ernüchternd. Nur 3 Prozent der Angebote erhielten die maximale Punktzahl. Insgesamt 7 Prozent landeten sogar bei 0 Punkten. Das bedeutet, dass rund 770 Kommunen für Menschen mit Behinderungen digital nicht erreichbar sind.

Teilhabe für alle durch Technik

Um eine inklusive Unternehmenskultur zu fördern, eignet sich der Einsatz innovativer Collaboration Tools. Diese sind so gestaltet und entwickelt, dass sie unabhängig von individuellen Fähigkeiten oder Einschränkungen genutzt werden können, und zwar von hybriden Teams ebenso wie von solchen, die zu 100 Prozent remote arbeiten. 

Conceptboard ermöglicht es seinen Nutzern mit oder ohne Behinderung, effektiv zu navigieren, miteinander zu kommunizieren und ungehindert Ideen auszutauschen. Das gewährt Unterstützung, verbessert die Zusammenarbeit und steigert gleichzeitig die Produktivität und Effizienz.

Mehr Sichtbarkeit trotz Remote Work

Für Menschen mit Behinderungen, die vollständig im Homeoffice sind, kann das Arbeiten mit Conceptboard auch deshalb einen entscheidenden Unterschied machen, weil es ihnen ihre aktive und sichtbare Teilhabe sichert. Das ist wichtig, damit auch sie als vollwertige Team-Mitglieder wahrgenommen werden – sowohl als Leistungsträger wie auch als Persönlichkeit. 

Sichtbarkeit und Zusammengehörigkeit sind deshalb zwei weitere Aspekte, die Unternehmen mithilfe von Conceptboard fördern können: im ganz normalen Arbeitsalltag wie auch mit Teambuilding-Maßnahmen, die das soziale Miteinander stärken. 

Eine 100-prozentige digitale Barrierefreiheit kann auch Conceptboard zum jetzigen Zeitpunkt aus technischen Gründen nicht gewährleisten. Deshalb arbeitet Conceptboard intensiv an der eigenen digitalen Barrierefreiheit – für sich und seine Kunden. Ziel ist es, durch stetige Verbesserung die 100 Prozent zu knacken.

Fazit: inklusive digitale Arbeitswelt fördern

Durch die bewusste Gestaltung von Remote Work werden Unternehmen, wie auch der öffentliche Dienst, nicht nur ihrer sozialen Verantwortung gerecht, sondern profitieren gleichzeitig von den vielfältigen Talenten und Perspektiven, die Menschen mit Behinderungen in die Arbeitswelt einbringen.

Auch wenn die digitale Barrierefreiheit bei der Entwicklung neuer Technik und Software heute umfangreicher mitgedacht wird, besteht weiterhin Nachholbedarf. Kollaborationstools leisten jedoch bereits jetzt einen wichtigen Beitrag dazu, Menschen mit Behinderung besser in die digitale Arbeitswelt zu integrieren.

Im Juni 2025 wird das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz in Kraft treten. Dienstleistungen und Produkte müssen dann barrierefrei gestaltet sein. Ein wichtiger Schritt, der hoffentlich zu noch mehr Aufgeschlossenheit und Sensibilität gegenüber diesem Thema führt. Denn Inklusion braucht gleichberechtigte Teilhabe und kann nur gelingen, wenn alle gleichermaßen digitale Inhalte und Dienste ohne Einschränkung nutzen können.

Barrierefrei gleich nutzerorientiert

Blinde und sehbehinderte Menschen stoßen beim Surfen im Internet auf unüberwindbare Barrieren, weil Bilder nicht beschrieben sind oder unzureichende Kontraste das Lesen unnötig erschweren. Für Menschen mit Lernschwierigkeiten ist die Sprache zu kompliziert und verwehrt ihnen so die Teilhabe. 

Oft sind es auch zu komplexe Benutzeroberflächen, die Menschen daran hindern, die Möglichkeiten der digitalen Welt voll auszuschöpfen. Da digitale Teilhabe immer auch soziale Teilhabe bedeutet, wiegt solche Diskriminierung schwer, auch wenn sie ungewollt ist. Ferner kommt eine durchgängige Barrierefreiheit nicht nur Menschen mit Behinderungen zugute: Durch weniger Barrieren werden Websites generell leichter bedienbar und bieten ein besseres Nutzererlebnis für alle User.

Barrieren überall: Ein Perspektivwechsel ist nötig

„Behindert ist man nicht, behindert wird man“, dieser Satz zeigt eindrucksvoll, wie die Teilhabe behinderter Menschen verbessert werden kann: Wir sollten Beeinträchtigungen als gesellschaftliche Aufgabe begreifen und nicht als individuelles Defizit.

Das gilt natürlich auch für die digitale Arbeitswelt. In Zeiten von Homeoffice und hybridem Arbeiten ist eine enge Zusammenarbeit eine echte Herausforderung. Damit alle Mitarbeitenden mitgenommen werden können, sollten Menschen mit Beeinträchtigungen und Behinderungen mehr in den Fokus rücken. Um Barrierefreiheit zu erreichen, müssen wir verstehen, welche Hürden der Nutzung von Produkten und Dienstleistungen im Wege stehen.

Accessibility ist mehr als ein Trend

Mehr als 60 Prozent aller E-Commerce-Transaktionen werden von blinden Menschen abgebrochen. Diese viel zu hohe Zahl zeigt, dass es auf dem Weg zur Barrierefreiheit noch viel zu tun gibt. Der Anpassungsprozess selbst wird als Accessibility bezeichnet. Er bedeutet, dass Webseiten, Programme, Betriebssysteme und Apps so gestaltet werden, dass sie für alle Nutzer, also auch für Menschen mit Seh-, Hör- oder Mobilitätseinschränkungen, vollständig zugänglich und nutzbar sind. Eine ausreichende Web-Accessibility gehört daher in das Pflichtenheft aller Anbieter digitaler Dienste. 

Gut zu wissen: Suchmaschinen mögen barrierefreie Websites. Eine logische  Struktur, klare Überschriften und alternative Texte für Bilder verbessern das Suchmaschinen-Ranking einer Website.

Digitale Teilhabe: So läuft es online ohne Barrieren

Für eine echte digitale Teilhabe ist es notwendig, das Internet, digitale Dokumente und mobile Anwendungen für alle Menschen uneingeschränkt zugänglich zu machen. Arbeitgeber sind deshalb aufgefordert, eine barrierefreie IT für alle Mitarbeitenden im Unternehmen zu schaffen und die Prozesse im Arbeitsalltag entsprechend auszurichten.   

Der Werkzeugkoffer für eine inklusive Umgebung im Internet umfasst eine Reihe funktionaler und gestalterischer Maßnahmen.

• Technische Modifikationen: Anpassung des Codes und der Struktur von Websites und Software, um die Kompatibilität mit unterstützenden Technologien wie Screenreadern und Vergrößerungssoftware zu gewährleisten
• Visuelle Anpassungen: Farbschemata und Schriftgrößen, die für Menschen mit Sehbehinderungen leicht erkennbar sind, einschließlich einer ausreichenden Kontrastierung
• Auditive Anpassungen: Untertitel oder Transkripte für Video- und Audioinhalte, um Menschen mit Hörbehinderungen den Zugang zu ermöglichen
• Optimierung der Bedienbarkeit: Navigation ohne Maus, damit Menschen mit motorischen Einschränkungen die Nutzung erleichtert wird
• Verbesserte Verständlichkeit: Darstellung von Informationen in klarer und einfacher Sprache, bei Bedarf auch in leichter Sprache

BFSG und BITV – Mitte 2025 wird’s ernst

Auch der Staat hat reagiert und Gesetze zur digitalen Barrierefreiheit erlassen. Basis aller gesetzlichen Vorgaben ist das Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) aus dem Jahre 2002. Es regelt die Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen im Bereich des öffentlichen Rechts auf Bundesebene und ist ein wichtiger Teil der Umsetzung des Benachteiligungsverbots aus Artikel 3 Absatz 3 Satz 2 Grundgesetz: „Niemand darf wegen seiner Behinderung benachteiligt werden.“

Für Websites und Apps gilt ab dem 28. Juni 2025 eine gesetzliche Verpflichtung zur Barrierefreiheit. Dies regelt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG). Das BFSG setzt die EU-Richtlinie des European Accessibility Act (EAA) um, damit europaweit einheitliche Regeln zur Barrierefreiheit gelten. Produkte, die dem BFSG unterliegen, sind unter anderem Computer und Handys, TV-Geräte mit Internetzugang, Geldautomaten und E-Book-Reader.

Eine weitere relevante Vorschrift ist die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV). Sie definiert die Anforderungen an Webseiten der öffentlichen Verwaltung des Bundes. Mit der BITV 2.0 (ab 2019) gilt, dass Inhalte nach dem Stand der Technik auf ein höchstmögliches Maß an Barrierefreiheit gebracht werden müssen. Die BITV 2.0 enthält zudem erweiterte Anforderungen an die Deutsche Gebärdensprache (DGS) und Leichte Sprache. Blicken wir nun auf den öffentlichen Dienst im Kontext der digitalen Barrierefreiheit.

Öffentlicher Dienst erfüllt Beschäftigungspflicht

Laut Statistischem Bundesamt leben in Deutschland 7,8 Millionen Menschen mit einer anerkannten Schwerbehinderung (Stand: Ende 2021). Viele weitere haben eine Einschränkung, die nicht als Schwerbehinderung gilt (GdB von 50). Zudem wird die Gesellschaft immer älter und vielfältiger.  

Im Jahr 2023 waren 1,12 Millionen schwerbehinderte Menschen bei deutschen Arbeitgebern beschäftigt. Rund 20 Prozent davon (220.000) arbeiteten im öffentlichen Dienst. Damit hat der öffentliche Dienst seine Beschäftigungspflicht zu 92 Prozent ganz oder teilweise erfüllt.

Kommunale Dienstleister hinken bei der Barrierefreiheit hinterher

Bei der Beschäftigungspflicht passt es bereits. Aber wie sieht es im öffentlichen Sektor mit der Pflicht zur digitalen Barrierefreiheit aus? Antworten gibt der im Juni 2024 vorgestellte „Atlas digitale Barrierefreiheit“: Für die Erhebung wurden rund 11.000 kommunale Internetseiten in Deutschland auf ihre digitale Barrierefreiheit getestet.

Die Prüfer bewerteten den Grad der digitalen Barrierefreiheit anhand von fünf Fragen:

• Ist es möglich, die Schriftgröße anzupassen? 
• Gibt es eine Vorlesefunktion? 
• Wird eine Version in leichter Sprache angeboten? 
• Wird das Thema Barrierefreiheit auf der Website thematisiert? 
• Kann man innerhalb von drei Minuten herausfinden, wie man einen Termin zur Verlängerung seines Personalausweises vereinbart? 

770 Kommunen sind für Menschen mit Behinderungen digital nicht erreichbar

Für jedes erfüllte Kriterium gab es einen Punkt, sodass die Kommunen maximal 5 Punkte erreichen konnten. Das Ergebnis der Tests war ernüchternd: Nur 3 Prozent der Angebote erhielten die maximale Punktzahl. Insgesamt 7 Prozent landeten sogar bei 0 Punkten. Das bedeutet, dass rund 770 Kommunen für Menschen mit Behinderungen digital gar nicht erreichbar sind.

Digitalstrategie anpassen? Conceptboard hilft beim Aufholen

Ministerien, Ämter, Behörden, Regierungen oder kommunale Einrichtungen sind sicherlich unterschiedlich weit fortgeschritten. Diejenigen mit Nachholbedarf können jedoch ihre digitale Strategie entsprechend anpassen. Dabei kann es hilfreich sein, vor allem auf solche Werkzeuge zu setzen, die auch von Menschen mit Behinderungen optimal genutzt werden können. Ein vielfach erprobtes und sicheres Tool ist das virtuelle Whiteboard von Conceptboard.

Echte Kollaboration kennt keine Grenzen

Als führender Hersteller von sicherer Kollaborationssoftware trägt Conceptboard die Verantwortung dafür, dass alle die App gleichberechtigt und ohne Einschränkungen nutzen und zusammenarbeiten können. Das Online-Whiteboard ermöglicht seinen Usern mit und ohne Behinderungen, effektiv zu navigieren, miteinander zu kommunizieren und Ideen frei auszutauschen. Das Arbeiten mit dem Kollaborationstool sichert eine aktive und sichtbare Teilhabe und ermöglicht es allen im Team, auf Augenhöhe miteinander zu kommunizieren. Für Nichtsehende sind hierfür die Grafiken und Bilder mit Alternativtext hinterlegt.

Conceptboard arbeitet unter Hochdruck an Barrierefreiheit

Eine 100-prozentige digitale Barrierefreiheit kann auch Conceptboard zum jetzigen Zeitpunkt aus technischen Gründen nicht gewährleisten. Das Unternehmen arbeitet aber intensiv an der eigenen digitalen Barrierefreiheit – für sich und seine Kunden. Ziel ist es, durch stetige Verbesserung die 100-Prozent-Marke zu erreichen.

Fazit: Digitale Barrierefreiheit ist Gebot der Stunde

Digitale Barrierefreiheit ist essenziell für eine inklusive Gesellschaft, online und offline, privat und in der Arbeitswelt. Menschen mit Behinderungen stoßen im Internet auf vielfältige Hindernisse, die ihre Teilhabe erheblich einschränken. Maßnahmen zur digitalen Barrierefreiheit, wie die Anpassung von Webseiten, Software und IT-Strukturen, sind nicht nur ethisch notwendig, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere durch das BFSG und die BITV. Stichtag ist der 28. Juni 2025.

Trotz Fortschritten im Hinblick auf Inklusion etwa durch die Beschäftigungspflicht im öffentlichen Dienst bleibt die Umsetzung digitaler Barrierefreiheit in vielen Bereichen unzureichend, insbesondere auf kommunaler Ebene. Unternehmen und Institutionen müssen ihre digitalen Strategien anpassen, um digitale Teilhabe für alle zu gewährleisten. Entwickler wie Conceptboard arbeiten, digitale Barrierefreiheit zu bieten und stetig zu verbessern.

1. Klar definierte Kommunikationsrichtlinien

In einer hybriden Umgebung ist eine klare und transparente Kommunikation entscheidend. Unternehmen sollten Richtlinien für die Kommunikation festlegen, einschließlich der bevorzugten Kommunikationskanäle, der Erwartungen bezüglich der Reaktionszeiten und der Nutzung von Tools und Plattformen für die Zusammenarbeit. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. Doch auch bei klaren und transparenten Kommunikationsrichtlinien ist Vorsicht geboten. Kommunikation und Anforderungen können sich über die Zeit ändern, ein gut durchdachter Plan sollte damit auch in der Lage sein, sich anzupassen.

2. Regelmäßige virtuelle Meetings und Teambuilding-Aktivitäten

Um die Menschen in einem Unternehmen näher zusammenzubringen, sollten hybride Unternehmen regelmäßige virtuelle Meetings und Teambuilding-Aktivitäten organisieren. Dies kann in Form von wöchentlichen Teammeetings, virtuellen Kaffeepausen, gemeinsamen Projekten oder Teambuilding-Spielen erfolgen. Solche Aktivitäten fördern den Austausch von Ideen, stärken das Teamgefühl und verbessern die Zusammenarbeit. Abhängig von der Größe der Firma und der jeweiligen Entfernung zum Wohnort, kann sich dies kompliziert gestalten. Im Sinne der Gerechtigkeit sollte daher ein Ort gefunden werden, der für alle gleichermaßen gut erreichbar ist, ohne Gruppen von Mitarbeitern zu benachteiligen.

Ferner können virtuelle Happy Hours und ähnliche Aktivitäten dabei helfen, Stress abzubauen und Burnout zu verhindern. Eine Umfrage von Mental Health America zeigt, dass 76% der Mitarbeitenden, die regelmäßig an virtuellen sozialen Veranstaltungen teilnehmen, weniger Stress und ein geringeres Burnout-Risiko haben. Diese Interaktionen fördern das mentale Wohlbefinden und bieten den Mitarbeitenden eine wichtige Unterstützung in herausfordernden Zeiten. Dennoch sollte diese Form keine persönlichen Treffen ersetzen, sondern als Brücke dienen, sodass der soziale Charakter auch im Homeoffice nicht verloren geht. 

3. Nutzung von Kollaborationstools und Technologien

Die Nutzung von Kollaborationstools und Technologien ist unerlässlich, um die Zusammenarbeit in hybriden Unternehmen zu erleichtern. Unternehmen sollten Tools wie Videoanrufe, Chat-Plattformen, Projektmanagement-Software und gemeinsame Dokumentenverwaltungssysteme implementieren, die es den Mitarbeitern ermöglichen, effizient zu kommunizieren, Informationen auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten, unabhängig von ihrem Standort. So kann das Projektmanagement durch ein Online-Whiteboard wie Conceptboard als Brücke dienen, die über physische Wände hinaus Team miteinander verbindet. Und ja, das Projekt ist sicher aufgehoben. DSGVO-konform und ISO 27001 zertifiziert, bietet das Whiteboard höchste Sicherheit für alle Ideen.

4. Förderung einer offenen Unternehmenskultur

Hybride Unternehmen sollten eine offene und inklusive Unternehmenskultur fördern, die es allen Mitarbeitern ermöglicht, sich gehört und geschätzt zu fühlen. Gerade durch das Wegfallen physischer Treffen, an denen alle Teammitglieder an einem Ort sind, kann dazu führen, einen sozialen Anschluss zu verpassen. Dies kann durch regelmäßiges Feedback, offene Diskussionen und die Einbindung der Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse erreicht werden. Eine solche Kultur fördert das Vertrauen und die Verbundenheit der Mitarbeiter und trägt dazu bei, eine starke Teamkultur aufzubauen. Wie auch beim Thema der Kommunikation sollte die Förderung der Unternehmenskultur als ein fließendes Konstrukt betrachtet werden, das neu ausgerichtet werden kann, wenn es veraltet oder fehlgeleitet scheint.

5. Flexibilität und Work-Life-Balance

Ein weiterer wichtiger Aspekt, um das Personal näher zusammenzubringen, ist die Förderung von Flexibilität und Work-Life-Balance. Hybride Unternehmen sollten flexible Arbeitszeiten und -standorte ermöglichen, um den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Dies ermöglicht es, Arbeit und Leben besser zu vereinbaren.
Das mitgebrachte Vertrauen in den jeweiligen Mitarbeiter, seine Freiheit neben der Arbeit stärker auszuleben, bietet einen Gewinn an Zufriedenheit, der gleichermaßen in Form von Wertschätzung und Bindung an das Unternehmen dienen kann.

6. Mentoring-Programme und informelle Austauschmöglichkeiten

Um den sozialen Aspekt weiter zu fördern, können hybride Unternehmen Mentoring-Programme und informelle Austauschmöglichkeiten einführen. Diese Programme ermöglichen den Mitarbeitern, sich gegenseitig zu unterstützen, voneinander zu lernen und sich in einer lockeren Umgebung auszutauschen. Dies kann in Form von Mentoring-Paaren, virtuellen Kaffeepausen mit zufälliger Zuweisung oder informellen Chat-Gruppen erfolgen, in denen die Mitarbeiter Fragen stellen, Erfahrungen teilen und sich gegenseitig unterstützen können. Durch solche Programme und Austauschmöglichkeiten können die Mitarbeitenden nicht nur beruflich, sondern auch persönlich wachsen und sich weiterentwickeln, was zu einer gestärkten Teambindung und einem verbesserten Arbeitsumfeld führt.

Ein Blick in die Vergangenheit und die Zukunft

Die hybride Arbeit hat sich in den letzten Jahren als ein effektives Modell etabliert, um die Flexibilität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen. Unter dem genauen Blick lassen eindrucksvoll die zahlreichen Vorteile dieses Arbeitsmodells zeigen, wie es Unternehmen gelingt, ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und Zusammenarbeit zu fördern, selbst wenn das Team nicht ständig physisch zusammen ist.

Der Artikel zeigt auch, dass die hybride Arbeit nicht nur für die Mitarbeitenden, sondern auch für die Unternehmen selbst von Vorteil ist. Unternehmen können von einem größeren Talentpool profitieren, da sie nicht mehr auf die geografische Nähe beschränkt sind. Zudem lassen sich so Kosten für Büroflächen reduzieren und gleichzeitig die Zufriedenheit und Loyalität ihrer Mitarbeitenden erhöhen. Dies führt zu einer Win-win-Situation, die langfristig zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Abschließend kann gesagt werden, dass dieses Modell nicht nur eine Notlösung in Krisenzeiten ist, sondern ein nachhaltiger Ansatz, der die Bedürfnisse der modernen Arbeitswelt erfüllt. Die hybride Arbeit fördert die Flexibilität, steigert die Produktivität, stärkt die Unternehmenskultur und bietet sowohl den Mitarbeitenden als auch den Unternehmen zahlreiche Vorteile. 

Digitalisierung mit Hindernissen: Warum funktioniert das nicht?

Die Digitalisierung durchdringt alle Bereiche des Lebens und der Wirtschaft. Von der Automatisierung industrieller Prozesse bis zur Optimierung öffentlicher Dienstleistungen – ein gut durchdachter digitaler Wandel bietet immense Möglichkeiten zur Steigerung von Effizienz, Produktivität und Innovation. Doch um diese Potenziale voll auszuschöpfen, müssen Unternehmen, Behörden und die Gesellschaft als Ganzes den digitalen Wandel proaktiv angehen.

Deutschland hat viele Stärken, aber auch einige Herausforderungen vor sich auf dem Weg in die digitale Zukunft. Einerseits verfügt das Land über eine starke industrielle Basis, eine hoch qualifizierte Arbeitsbevölkerung und eine solide Infrastruktur. Andererseits besteht die Gefahr, dass Deutschland den Anschluss an führende digitale Nationen verliert, wenn nicht ausreichend in digitale Technologien investiert und Innovationen gefördert werden.

Um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten, sind klare Strategien, mutige Entscheidungen und eine offene Innovationskultur erforderlich. Unternehmen und öffentliche Einrichtungen müssen ihre Prozesse und Geschäftsmodelle überdenken, digitale Technologien effektiv einsetzen und in die digitale Kompetenz ihrer Mitarbeiter investieren. Sie können aber auch ein einziges Werkzeug wählen, das ihnen die Arbeit erleichtert. Willkommen bei Conceptboard.

Effiziente Prozesserhebung und Dokumentation mit Conceptboard

Die Vorteile der Digitalisierung sind ersichtlich, die Umsetzung stockt – doch das muss nicht mehr sein.

Stell Dir vor, Dein Team arbeitet an einer wichtigen Prozessanalyse. Einige Mitglieder sind im Büro, andere arbeiten von zu Hause aus. Wie kann sichergestellt werden, dass jeder gleichberechtigt an der Analyse teilnehmen und Ideen einbringen kann? Hier bietet Conceptboard die Lösung.

Anstatt auf herkömmlichen Whiteboards zu arbeiten, schafft die Nutzung von  Conceptboard eine hybride Umgebung, in der alle gemeinsam und in Echtzeit an einem virtuellen Whiteboard arbeiten können. Jeder kann von seinem eigenen Gerät aus beitreten und das Board bearbeiten, sei es mit Tablet, Laptop oder Smartphone.

Dank der automatischen Echtzeitspeicherung sind alle Änderungen sofort verfügbar und können bei Bedarf rückgängig gemacht werden. Das lästige Abfotografieren von Whiteboards und das Versenden von Fotos per E-Mail gehören der Vergangenheit an. Stattdessen können alle Teilnehmer die Entwicklung des Boards in Echtzeit verfolgen und nach dem Meeting weiter daran arbeiten.

Virtuelle Projektplanung mit Conceptboard

Auch bei der Projektplanung bietet Conceptboard zahlreiche Vorteile. Statt komplexer Tabellen und PowerPoint-Präsentationen kannst Du Deine Projekte auf einem gemeinsamen Board visualisieren und strukturieren. Jeder im Team hat Zugang zu denselben Informationen und kann Ideen und Kommentare in Echtzeit hinzufügen. 

Durch die asynchrone Zusammenarbeit können Teams effizienter arbeiten und schneller Entscheidungen treffen. Das lästige Hin- und Herschicken von Dokumenten und E-Mails entfällt, da alles zentral auf Conceptboard gespeichert ist.

Conceptboard ist das fehlende Puzzleteil auf dem Weg in die Digitalisierung. Es ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, unabhängig von Zeit und Ort, und trägt dazu bei, dass Teams effizienter und produktiver arbeiten können.

Ein Safe für die Zukunft

Es mag ein großer Schritt sein, die alten Ordner im Schrank zu verabschieden und die Informationen als Daten abzuspeichern. Im eigenen Büro waren sie letztlich sehr sicher. Digitaler Wandel bedeutet aber nicht, dass alle Daten frei zugänglich sind ohne die alten Holzwände, sondern mit Conceptboard bestens geschützt ruhen können. Sowohl DSGVO-konform und ISO 27001 zertifiziert bietet das Online-Whiteboard Ebenen der Sicherheit, bei der ein Schrank ausgedient hat.

Sobald alle relevanten Dateien übertragen sind, eröffnet Conceptboard eine Kollaboration, die Meetings vor Ort über einen Beamer oder im Homeoffice vereinfacht – schnell, sicher und produktiv. 

Der richtige Weg – Conceptboard

Conceptboard ist nicht nur ein weiteres Tool für die Zusammenarbeit, sondern ein entscheidendes Element für die erfolgreiche Umsetzung Deiner Digitalisierungsstrategie. Durch die nahtlose Integration in Deinen Arbeitsalltag ermöglicht das Whiteboard eine effiziente Zusammenarbeit, transparente Kommunikation und eine erfolgreiche Durchführung von Projekten. Digitaler Wandel muss daher nicht als problembehafteter Mythos gelten, sondern kann mit Conceptboard neue Möglichkeiten eröffnen, ein lang vergessenes Puzzle zu vervollständigen. 

Warum Cybersicherheit jetzt Priorität haben muss

Explosive Zunahme von Cyberangriffen

Cyberangriffe nehmen in Häufigkeit und Komplexität zu. Berichte zeigen, dass die Anzahl der Angriffe auf Unternehmen und Einzelpersonen weltweit jedes Jahr stark ansteigt. Diese Angriffe führen zu erheblichen finanziellen Verlusten, Rufschädigung und, im schlimmsten Fall, zu Bedrohungen der nationalen Sicherheit. Beispiele wie der WannaCry-Ransomware-Angriff und die Equifax-Datenpanne verdeutlichen die weitreichenden Konsequenzen unzureichender Sicherheitsvorkehrungen.

Neue Angriffsvektoren durch Homeoffice

Die COVID-19-Pandemie hat die Arbeitswelt verändert und Homeoffice zur Norm gemacht. Diese Veränderung hat neue Angriffsvektoren geschaffen, da Heimnetzwerke oft weniger sicher sind als Unternehmensnetzwerke. Cyberkriminelle nutzen diese Schwachstellen aus, um auf sensible Daten zuzugreifen und Unternehmen zu schädigen. Daher sollte in Tools investiert werden, die Sicherheit als höchstes Gebot sehen. Conceptboard ist DSGVO-konform und ISO 27001 zertifiziert, wodurch alle Dateien und Projekte sicher auch im Homeoffice genutzt werden können.

Kritische Infrastrukturen im Visier

Kritische Infrastrukturen wie Energieversorger, Wasserwerke und Transportsysteme sind zunehmend vernetzt und dadurch anfällig für Cyberangriffe. Ein erfolgreicher Angriff auf diese Systeme könnte katastrophale Folgen haben, von großflächigen Stromausfällen bis hin zu Störungen in der Wasserversorgung und dem Transportwesen.

Die größten Herausforderungen der Cybersicherheit

1. Zunehmende Komplexität der Bedrohungen

Cyberkriminelle entwickeln ständig neue und raffiniertere Methoden, um in Systeme einzudringen und Schaden anzurichten. Advanced Persistent Threats (APTs), die über lange Zeiträume unentdeckt bleiben, und Zero-Day-Exploits, die unbekannte Sicherheitslücken ausnutzen, sind nur zwei Beispiele für die zunehmende Komplexität der Bedrohungen.

2. Mangel an Fachkräften

Der Mangel an qualifizierten Cybersicherheitsexperten ist ein globales Problem. Laut dem (ISC)² Cybersecurity Workforce Study fehlen weltweit Millionen von Fachkräften in diesem Bereich. Dieser Mangel erschwert es Unternehmen und Regierungen, angemessen auf Bedrohungen zu reagieren und ihre Systeme zu schützen.

3. Veraltete Systeme und Software

Viele Organisationen nutzen noch immer veraltete Systeme und Software, die anfällig für Cyberangriffe sind. Diese Systeme erhalten möglicherweise keine Sicherheitsupdates mehr, was sie zu leichten Zielen für Angreifer macht.

4. Menschliche Fehler

Menschliche Fehler sind eine der häufigsten Ursachen für Sicherheitsvorfälle. Dies kann von der Nutzung schwacher Passwörter über das Klicken auf Phishing-Links bis hin zu fehlerhaften Konfigurationen von Sicherheitssystemen reichen.

Dringende Lösungen zur Verbesserung der Cybersicherheit

1. Aufklärung und Schulung

Eine der wichtigsten Maßnahmen zur Verbesserung der Cybersicherheit ist die Aufklärung und Schulung von Mitarbeitern. Bewusstseinstraining kann helfen, das Risiko menschlicher Fehler zu reduzieren und die Mitarbeiter für potenzielle Bedrohungen zu sensibilisieren.

2. Aktuelle Sicherheitssoftware und -tools

Die Verwendung aktueller Sicherheitssoftware und -tools ist entscheidend. Dies umfasst Antivirenprogramme, Firewalls, Intrusion-Detection-Systeme (IDS) und Sicherheits-Informationen und Ereignis-Management (SIEM)-Lösungen. Regelmäßige Updates und Patches sind unerlässlich, um Sicherheitslücken zu schließen.

3. Starke Passwortrichtlinien

Starke Passwortrichtlinien und die Verwendung von Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) können den Schutz von Konten erheblich verbessern. Passwörter sollten komplex und einzigartig sein und regelmäßig geändert werden.

4. Sicherheitsbewertung und Audits

Regelmäßige Sicherheitsbewertungen und Audits können Schwachstellen in Systemen und Netzwerken aufdecken. Penetrationstests und Schwachstellenanalysen sind wichtige Werkzeuge, um Sicherheitslücken zu identifizieren und zu beheben.

5. Incident-Response-Plan

Ein umfassender Incident-Response-Plan ist entscheidend für die schnelle und effektive Reaktion auf Sicherheitsvorfälle. Dieser Plan sollte klare Anweisungen für die Identifizierung, Eindämmung und Behebung von Vorfällen sowie für die Kommunikation mit Betroffenen und Behörden enthalten.

6. Verschlüsselung und Datensicherung

Die Verschlüsselung sensibler Daten kann dazu beitragen, diese vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Ferner sollten regelmäßige Backups durchgeführt werden, um Datenverluste im Falle eines Angriffs zu minimieren.

7. Zusammenarbeit und Informationsaustausch

Die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch zwischen Unternehmen, Regierungen und Sicherheitsorganisationen sind entscheidend, um Bedrohungen frühzeitig zu erkennen und abzuwehren. Plattformen und Netzwerke wie das Computer Emergency Response Team (CERT) spielen eine wichtige Rolle bei der Koordination von Cybersicherheitsmaßnahmen.

Zukunft der Cybersicherheit

Die Zukunft der Cybersicherheit wird stark von neuen Technologien und Trends geprägt sein. Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) werden zunehmend eingesetzt, um Bedrohungen in Echtzeit zu erkennen und darauf zu reagieren. Diese Technologien können große Mengen an Daten analysieren und ungewöhnliche Muster identifizieren, die auf einen Angriff hindeuten könnten.

Blockchain-Technologie bietet ebenfalls vielversprechende Möglichkeiten für die Cybersicherheit. Durch ihre dezentralisierte und transparente Natur kann Blockchain helfen, Datenintegrität zu gewährleisten und Manipulationen zu verhindern.

Ein weiterer wichtiger Trend ist die verstärkte Fokussierung auf Datenschutz und Compliance. Gesetze wie die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) setzen hohe Standards für den Umgang mit persönlichen Daten und zwingen Unternehmen, ihre Sicherheitspraktiken zu verbessern.

Es ist Zeit zu handeln

Die Bedrohungen in der digitalen Welt sind real und wachsend. Cybersicherheit ist nicht länger ein optionaler Zusatz, sondern eine dringende Notwendigkeit. Unternehmen und Regierungen müssen sofort handeln, um ihre Systeme und Daten zu schützen. Durch gezielte Maßnahmen wie Schulung, den Einsatz aktueller Sicherheitslösungen und die Entwicklung umfassender Sicherheitsstrategien können Organisationen ihre Widerstandsfähigkeit gegen Cyberangriffe verbessern.

Die fortschreitende technologische Entwicklung bietet sowohl neue Chancen als auch Herausforderungen. Es liegt in der Verantwortung von Unternehmen, Regierungen und Einzelpersonen, proaktiv zu handeln und die notwendigen Schritte zu unternehmen, um sich in einer zunehmend vernetzten Welt zu schützen. Nur durch gemeinsame Anstrengungen und kontinuierliche Anpassung an neue Bedrohungen können wir eine sichere digitale Zukunft gewährleisten.

Jetzt ist die Zeit, zu handeln – die Sicherheit unserer digitalen Welt hängt davon ab.

Teste noch heute Conceptboard und gehe auf Nummer sicher, um Deine Cybersicherheit zu stärken, die Kollaboration zu steigern und ortsübergreifend zu arbeiten.

Die Vision des OZG 2.0

Das ursprüngliche OZG setzte den Rahmen für die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Es verpflichtete Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 alle Leistungen digital über entsprechende Verwaltungsportale anzubieten. Trotz großer Fortschritte wurde jedoch deutlich, dass die Umsetzung der ambitionierten Ziele mehr Zeit und eine verbesserte Strategie sowie das richtige Werkzeug zum Projektmanagement erfordert.

Das OZG 2.0 knüpft an diesen Schwachstellen an und erweitert die bisherigen Ziele um neue Schwerpunkte:

1. Effizienzsteigerung: Durch die Weiterentwicklung digitaler Infrastrukturen werden Verwaltungsprozesse effizienter und nutzerfreundlicher gestaltet.
2. Erweiterung des Leistungsangebots: Über die bereits digitalisierten Leistungen hinaus sollen weitere Dienste online verfügbar gemacht werden.
3. Höchste Sicherheit und Datenschutz: Mit der zunehmenden Digitalisierung wächst auch die Bedeutung von IT-Sicherheit und Datenschutz, die im OZG 2.0 noch stärker berücksichtigt werden.

Die Rolle des FIM im OZG 2.0

Ein zentrales Element des OZG 2.0 ist das Föderale Informationsmanagement (FIM). FIM dient dazu, verständliche Bürgerinformationen, einheitliche Datenfelder für Formulare und standardisierte Prozesse für Verwaltungsleistungen zu entwickeln und bereitzustellen. Mithilfe des FIM lässt sich der Übersetzungs- und Implementierungsaufwand von rechtlichen Vorgaben deutlich reduzieren. Um die Umsetzung von digitalen Verwaltungsprozessen zu unterstützen, hat Conceptboard gemeinsam mit Lindner Consult eine Vorlage für das Föderale Informationsmanagement entwickelt: das FIM-Template.

Was ist das Conceptboard FIM-Template?

Das FIM-Template liefert ein standardisiertes Format, das gebündelt alle Informationen und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erbringung von Verwaltungsleistungen beschreibt. Es enthält:

• Prozesse: Von der Identifizierung der Verwaltungsleistung bis zur Prozesserstellung liefert die Vorlage detaillierte Darstellungen, die zur Erbringung einer Verwaltungsleistung erforderlich sind.
• Datenfelder: Unterstützung bei der einheitlichen Spezifikation der benötigten Datenfelder und deren Struktur.
• Rechtsvorschriften: Hinweise auf die rechtlichen Grundlagen und Anforderungen für die jeweilige Verwaltungsleistung.

Jetzt ausprobieren

Durch diese Standardisierung wird sichergestellt, dass Verwaltungsleistungen in ganz Deutschland einheitlich und nachvollziehbar erbracht werden können.

Vorteile des FIM-Templates

Das FIM-Template bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die maßgeblich zum Erfolg des OZG 2.0 beitragen:

1. Standardisierung und Interoperabilität: Die einheitliche Strukturierung von Informationen und Prozessen verbessert die Interoperabilität und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Verwaltungsebenen und -bereichen erheblich. Dies erleichtert nicht nur die Integration neuer digitaler Lösungen, sondern auch den Austausch von Daten.
2. Effizienz und Kostenersparnis: Standardisierte Prozesse und Datensätze ermöglichen es, Verwaltungsleistungen schneller und kostengünstiger zu digitalisieren. 
3. Benutzerfreundlichkeit: Ein einheitlicher Aufbau der digitalen Verwaltungsleistungen sorgt für eine höhere Benutzerfreundlichkeit. Bürger und Unternehmen profitieren von klar strukturierten Prozessen und nachvollziehbaren Informationsangeboten.
4. Schnellere Umsetzung: Mit der fertigen Vorlage können digitale Verwaltungsdienste schneller entwickelt und bereitgestellt werden. Dies ist besonders in Zeiten der Pandemie und der wachsenden Nachfrage nach digitalen Lösungen von Vorteil.
5. Qualitätssicherung: Zudem enthält das FIM-Template auch Hinweise auf rechtliche Vorschriften und Anforderungen. Dies hilft sicherzustellen, dass digitale Verwaltungsleistungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und somit rechtskonform sind.

Praxisbeispiele für die Anwendung 

Um die Vorteile des FIM-Templates greifbarer zu machen, lohnt sich ein Blick auf konkrete Anwendungsfälle:

Beispiel 1: Online-Anmeldung von Gewerbebetrieben

Durch die Verwendung des FIM-Templates können die Prozessschritte klar definiert und standardisiert werden. Dies führt dazu, dass Gewerbeanmeldungen nun bundesweit einheitlich und effizient online durchgeführt werden können. Unternehmen sparen dadurch Zeit und Aufwand, während die Verwaltungen von der reduzierten Bearbeitungszeit profitieren.

Beispiel 2: Digitale Baugenehmigungen

Die komplexen Anforderungen und Prozesse werden durch standardisierte Datensätze und Prozessbeschreibungen vereinfacht. Dies verkürzt nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern erhöht auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Genehmigungsverfahren.

Teste jetzt die Vorlage von Conceptboard für das Föderale Informationsmanagement und finde heraus, wie Du Deine Verwaltungsleistungen verbessern kannst.

Herausforderungen und Ausblick

Trotz der vielen Vorteile und Fortschritte gibt es auch Herausforderungen, die im Rahmen des OZG 2.0 und der Nutzung des FIM-Templates bewältigt werden müssen:

• Anpassung bestehender Systeme: Viele Verwaltungen arbeiten noch mit veralteten IT-Systemen, die nicht ohne Weiteres mit den neuen Standards kompatibel sind. Hier sind Investitionen und Schulungen notwendig, um die Umstellung erfolgreich zu gestalten.
  
• Akzeptanz und Beteiligung: Die erfolgreiche Umsetzung des OZG 2.0 hängt auch von der Akzeptanz und aktiven Beteiligung aller Beteiligten ab. Es bedarf einer engen Zusammenarbeit zwischen Bund, Ländern und Kommunen sowie der Einbindung von Bürgern und Unternehmen.
• Kontinuierliche Weiterentwicklung: Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Es ist daher wichtig, dass die FIM-Templates regelmäßig überprüft und an neue technologische und rechtliche Entwicklungen angepasst werden.

Effizient und bürgerfreundlich: OZG 2.0 und FIM schaffen die Grundlage für eine zukunftsfähige Verwaltung

Das OZG 2.0 und das FIM markieren einen bedeutenden Schritt in Richtung einer modernen, effizienten und bürgerfreundlichen Verwaltung in Deutschland. Durch die Standardisierung von Prozessen und Datensätzen werden nicht nur die Effizienz und Qualität der Verwaltungsleistungen gesteigert, sondern auch die Grundlage für eine zukunftsfähige Digitalisierung gelegt. Trotz der anfänglichen Herausforderungen bietet das FIM-Template eine solide Basis, auf der die Vision einer vollständig digitalisierten Verwaltung Realität werden kann. Die kommenden Jahre werden zeigen, wie gut es gelingt, diese Vision in die Praxis umzusetzen und die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung weiter voranzutreiben.

Weitere Informationen zu diesem Thema findest Du hier.

Was ist ein Online-Whiteboard? 

Ein Online-Whiteboard ist ein digitales Werkzeug, das es Nutzern ermöglicht, gemeinsam an einer virtuellen Leinwand zu arbeiten. Diese Plattformen bieten eine Vielzahl von Funktionen, die es Teams erleichtern, zusammenzuarbeiten, Ideen zu entwickeln und Projekte effizient zu verwalten. Anders als physische Whiteboards sind Online-Whiteboards jederzeit und von überall aus zugänglich, was sie besonders nützlich für Remote- und hybride Arbeitsumgebungen macht.

Ein wesentliches Merkmal von Online-Whiteboards ist die Möglichkeit zur Echtzeit-Kollaboration. Mehrere Benutzer können gleichzeitig auf derselben Leinwand arbeiten, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Dies fördert die Interaktion und das gemeinsame Brainstorming, da alle Teilnehmer ihre Ideen sofort teilen und weiterentwickeln können. Diese Echtzeit-Funktion ist besonders wertvoll in Meetings und Workshops, wo schnelle Entscheidungsfindung und kreative Zusammenarbeit erforderlich sind.

Die visuellen Werkzeuge, die Online-Whiteboards bieten, sind ein weiterer großer Vorteil. Nutzer können mit digitalen Stiften schreiben, Textfelder und Formen hinzufügen, sowie Diagramme und Mindmaps erstellen. Diese Werkzeuge erleichtern das Visualisieren von Ideen und Konzepten und helfen, komplexe Informationen strukturiert darzustellen. Dies kann besonders in kreativen Branchen und bei der Projektplanung von großem Nutzen sein, wo visuelle Darstellungen oft entscheidend für das Verständnis und die Weiterentwicklung von Ideen sind.

Ein weiteres wichtiges Merkmal von Online-Whiteboards ist ihre Integration in andere Arbeits- und Kommunikationswerkzeuge. Viele Online-Whiteboards lassen sich nahtlos in Plattformen wie Slack, Microsoft Teams und Trello integrieren. Diese Integration ermöglicht es Teams, alle ihre Tools zentral zu nutzen und den Arbeitsfluss zu optimieren. So können Projektfortschritte direkt auf dem Whiteboard dokumentiert und sofort in die entsprechenden Management- oder Kommunikationskanäle übertragen werden.

Ein Vorbild für ein leistungsstarkes Online-Whiteboard ist Conceptboard. Conceptboard bietet eine unendliche Leinwand, die es Nutzern ermöglicht, große Mengen an Informationen und Ideen zu organisieren. Mit Funktionen wie Echtzeit-Kommentaren und -Chats, verschiedenen Vorlagen für unterschiedliche Anwendungsfälle und einer einfachen Integration in gängige Arbeitsplattformen, stellt Conceptboard sicher, dass Teams effizient und kreativ zusammenarbeiten können. Zudem sind alle Daten durch das DSGVO-konforme und ISO 27001 zertifizierte Whiteboard geschützt.

Ein weiterer Vorteil von Online-Whiteboards ist die verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Alle Änderungen und Fortschritte werden automatisch gespeichert, und frühere Versionen können leicht nachverfolgt werden. Dies erhöht die Verantwortlichkeit innerhalb des Teams und erleichtert es, Probleme schnell zu identifizieren und zu lösen.

Neben der Verbesserung der Zusammenarbeit und Transparenz bieten Online-Whiteboards auch eine kosteneffiziente Lösung für Unternehmen. Sie eliminieren die Notwendigkeit für physische Treffen und ermöglichen es den Teams, von überall aus zu arbeiten. Dies spart Reisekosten und reduziert den logistischen Aufwand, der mit physischen Meetings verbunden ist. Zudem können Unternehmen durch die Nutzung von Online-Whiteboards ihre Betriebskosten senken und gleichzeitig die Produktivität und Effizienz ihrer Teams steigern.

Insgesamt sind Online-Whiteboards ein unverzichtbares Werkzeug in der modernen Arbeitswelt. Sie fördern die Zusammenarbeit, verbessern die Kreativität, bieten Flexibilität und Transparenz und sind kosteneffizient. Durch die Integration in bestehende Arbeitsabläufe und die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, ermöglichen sie es Teams, ihre Projekte erfolgreich und innovativ zu gestalten.

Nutzungsmöglichkeiten von Online-Whiteboards

1. Brainstorming und Ideenfindung

Online-Whiteboards sind perfekt für Brainstorming-Sessions. Hier sind einige Tipps, wie man sie effektiv nutzen kann:

Freies Zeichnen: Nutze die Freihand-Zeichenwerkzeuge, um Ideen schnell zu skizzieren.

Sticky Notes: Verwendee digitale Haftnotizen, um Ideen festzuhalten und zu organisieren. Dies fördert die Kreativität und Strukturierung der Gedanken.

Mindmapping: Erstelle Mindmaps, um Ideen visuell zu strukturieren und Beziehungen zwischen verschiedenen Konzepten darzustellen.

2. Projektplanung und -management

Die Visualisierung von Projektplänen und Aufgaben kann den Fortschritt eines Projekts erheblich erleichtern.

Kanban-Boards: Erstelle Kanban-Boards, um Aufgaben zu visualisieren und deren Status zu verfolgen. Dies hilft Teams, organisiert und effizient zu bleiben.

Gantt-Diagramme: Nutze Gantt-Diagramme zur zeitlichen Planung von Projekten und zur Visualisierung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.

To-do-Listen: Erstelle To-do-Listen und weise Aufgaben den Teammitgliedern zu. Dies sorgt für Klarheit und Verantwortlichkeit.

3. Workshops und Schulungen

Online-Whiteboards sind hervorragend für interaktive Workshops und Schulungen geeignet.

Interaktive Übungen: Nutze die interaktiven Funktionen, um Teilnehmer in Übungen und Diskussionen einzubeziehen.

Breakout-Rooms: Viele Whiteboard-Tools ermöglichen, Teilnehmer in kleinere Gruppen zu unterteilen, um spezifische Aufgaben zu bearbeiten.

Feedback-Schleifen: Sammel Feedback direkt auf dem Whiteboard, um den Lernprozess zu verbessern und zu dokumentieren.

4. Visuelle Präsentationen

Online-Whiteboards eignen sich auch für die Erstellung und Präsentation visueller Inhalte.

Diagramme und Charts: Erstelle Diagramme und Charts, um Daten und Informationen visuell darzustellen.

Flowcharts: Nutze Flowcharts, um Prozesse und Abläufe klar und verständlich darzustellen.

Bildmaterial und Videos: Integriere Bilder und Videos, um Deine Präsentationen ansprechender und informativer zu gestalten.

5. Problem- und Konfliktlösung

Bei der Lösung von Problemen und Konflikten kann ein visuelles Tool helfen, komplexe Sachverhalte zu klären.

Fishbone-Diagramme: Nutze das Fishbone-Diagramme (Ursache-Wirkungs-Diagramme), um die Ursachen von Problemen zu analysieren.

Venn-Diagramm: Erstelle das Venn-Diagramm, um Beziehungen und Schnittmengen darzustellen und diese miteinander zu vergleichen.

Brainwriting: Sammel schriftliche Ideen von Teammitgliedern, um eine Vielzahl von Lösungen zu generieren und Konflikte zu lösen.

Tipps für die Nutzung von Online-Whiteboards

Um das volle Potenzial von Online-Whiteboards auszuschöpfen, beachte die folgenden Tipps:

1. Klare Ziele setzen

Bevor Du mit der Arbeit auf einem Online-Whiteboard beginnen, solltest Du klare Ziele und Erwartungen festlegen. Was möchtest Du erreichen? Welche Fragen sollen beantwortet werden? Dies hilft, die Zusammenarbeit zu fokussieren und produktiv zu gestalten.

2. Vorlagen nutzen

Viele Online-Whiteboards bieten eine Vielzahl von Vorlagen für unterschiedliche Anwendungsfälle. Nutze diese Vorlagen, um Zeit zu sparen und Struktur in Deine Arbeit zu bringen.

3. Regeln für die Zusammenarbeit festlegen

Um ein chaotisches Durcheinander auf dem Whiteboard zu vermeiden, solltest Du klare Regeln für die Zusammenarbeit festlegen. Wer darf etwas bearbeiten? Wie sollen Änderungen gekennzeichnet werden? Dies fördert eine geordnete und effektive Zusammenarbeit.

4. Regelmäßige Überprüfungen

Führe regelmäßige Überprüfungen durch, um den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Dies kann in Form von täglichen oder wöchentlichen Check-ins geschehen.

5. Feedback einholen

Sammel regelmäßig Feedback von den Nutzern des Whiteboards. Was funktioniert gut? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Passe Deine Arbeitsweise entsprechend an, um die Effizienz und Zufriedenheit zu steigern.

6. Integration mit anderen Tools

Nutze die Integrationsmöglichkeiten von Online-Whiteboards, um Deine Arbeit nahtlos mit anderen Tools zu verbinden. Dies kann die Effizienz erheblich steigern und Doppelarbeit vermeiden.

Zusammenfassung

Online-Whiteboards sind leistungsstarke Werkzeuge, die die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, grundlegend verändern können. Sie bieten eine flexible und interaktive Plattform, die sich für eine Vielzahl von Anwendungen eignet, von Brainstorming und Projektmanagement bis hin zu Schulungen und visuellen Präsentationen. Durch die Beachtung einiger einfacher Tipps und Best Practices kannst Du das volle Potenzial dieser Tools ausschöpfen und die Zusammenarbeit in Deinem Team erheblich verbessern.

Ob Du in einem kleinen Start-up arbeiten oder Teil eines großen Unternehmens sind, Online-Whiteboards erlauben, kreativer, effizienter und kollaborativer zu arbeiten. Probiere es aus und erlebe, wie diese digitalen Leinwände Deine Arbeitsweise transformieren können.

Ein Tool, das für jede dieser Herausforderungen eine maßgeschneiderte Lösung bietet, ist schwer zu finden. Hinzu kommt, dass im öffentlichen Bereich hohe Anforderungen an deren Datenschutzniveau gestellt sind. Das erschwert die Auswahl und verlangsamt den Prozess der Einführung unterstützender Tools.

Conceptboard öffnet die Tür zur Digitalisierung für die öffentliche Verwaltung

Mit Conceptboard kommst Du dieser Idealvorstellung schon sehr nahe, denn es vereint die Funktionen einer digitalen Tafel und bietet gleichzeitig einen virtuellen Schreibtisch. Du hast unbegrenzt Platz für Kollaboration, Kreativität und all Deine Ideen unabhängig von Ort und Zeit. Conceptboard ist darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit insbesondere in der öffentlichen Verwaltung effizienter, transparenter und inspirierender zu gestalten.

Conceptboard – der Alleskönner für die digitale öffentliche Verwaltung

Conceptboard ist der Ort, an dem Mitarbeitende von Städten, Kommunen, Ministerien und Behörden Projekte digital und hybrid zum Erfolg führen, gemeinsam Probleme lösen und kreativ zusammenarbeiten. Die intuitive und einfache Benutzeroberfläche stellt sicher, dass alle Nutzer und Nutzerinnen in kürzester Zeit digitale Kollaborationsprofis werden.

Dabei eignet sich das Online-Whiteboard für den Einsatz auf allen kommunalen Ebenen. Sowohl im Büro als auch im Außeneinsatz kann Conceptboard die Digitalisierung unterstützen und vor allem den Arbeitsalltag vereinfachen.

Zentrale Verwaltung: Komplexe Prozesse verständlich visualisiert

• Entwicklung neuer Prozesse für die Umsetzung von Verordnungen und Gesetze: Conceptboard ermöglicht Dir und allen Beteiligten eine klare Visualisierung von Prozessen. Arbeite gemeinsam mit Deinem Team daran, um Prozesse für die Umsetzung von Verordnungen und Gesetzen gemeinsam fertigzustellen. Für die speziellen Vorgaben aus der öffentlichen Verwaltung wie zum Beispiel dem Föderalen Informationsmanagement (FIM) bietet Conceptboard eigene Vorlagen, die Unterstützung bei der Durchführung bieten und den Prozess um ein Vielfaches beschleunigen. Dank der mehr als 150 fertigen Vorlagen können außerdem weitere Methoden ohne Umschweife angewandt werden.
• Organigramme und Strukturen: Mit Conceptboard können Organigramme und Strukturen einfach und schnell erstellt und jederzeit erweitert werden. Dank der Mindmap Funktion können auch komplizierte Strukturen abgebildet werden, ohne unübersichtlich zu werden. Exportiere Deine Organigramme als PDF und drucke sie oder verwende sie im Intranet. 
• Abteilungsübergreifende thematische Entwicklung digitaler Medien, Formulare und Dokumente: Erstelle und bearbeite digitale Medien und Formulare gemäß dem Onlinezugangsgesetz (OZG) in kollaborativer Umgebung. Conceptboard bietet Dir eine sichere Plattform für deren Entwicklung und Verwaltung. Dank des Wireframe Templates können zudem Formulare und deren Design entworfen werden.
• Digitalisierung und IT Projektplanung: Setze auf eine digitale Strategie und optimiere die IT-Projektplanung mit Conceptboard. Die Planung von Aufgaben und Arbeitsschritten ist präzise möglich und Projekte können nahtlos bearbeitet und dokumentiert werden.

Umwelt/ Mobilität/ Bau: Gestalte die Zukunft nachhaltig und ohne Sackgassen 

• Transparentere Steuerung der Abfallwirtschaft inklusive Routenplanung: Routen und Abläufe lassen sich am besten visuell darstellen und erfordern zusätzliche Dokumentation. Mit Funktionen wie Diagrammen und Kommentaren können auf Conceptboard Abfallrouten optimiert und effizienter gestaltet werden. Der Echtzeit-Austausch von Informationen gewährleistet eine reibungslose Abfallwirtschaft.
• Planung der Begrünung und Bewässerung für Grünflächen: Durch Zeichnungen und Grafiken lassen sich Begrünung und Bewässerung von Grünflächen ohne Umstände planen. Karten, Geländepläne und Baupläne können mit einem Klick eingebunden werden. Außerdem können Teams gemeinsam planen, individuell Feedback geben und Änderungen vornehmen. So können Teams Instandhaltungsprozesse effizienter organisieren und koordinieren sowie Probleme und Alternativen präzise darstellen.

• Planung von Verkehr und Umleitungen: Durch die Integration von Karten und Verkehrsinformationen können Verkehrswege visualisiert und optimiert werden. Auch hier können Teams gemeinsam Verkehrskonzepte zu entwickeln und haben die Chance auf unvorhergesehene Ereignisse flexibel zu reagieren. So kann auch die Planung kreativer und zukunfstfähiger Smart City Projekte auf Conceptboard stattfinden.

• Aktive Bürgerbeteiligung zur Bebauung und Gestaltung des Stadtraums: Conceptboard fördert eine aktivere Bürgerbeteiligung bei der Gestaltung des Stadtraums durch Critical Mapping. Mit interaktiven Karten und Diskussionsplattformen können Bürger ihre Ideen einbringen und gemeinsam Lösungen entwickeln. Die visuelle Darstellung von Feedback ermöglicht es, den Stadtraum nach den Bedürfnissen der Bürger zu gestalten. Durch die mobile Einsatzmöglichkeit von Conceptboard können aktuelle Stände bei Ortsbegehungen in Echtzeit abgeglichen, dokumentiert und verändert werden

Im Bereich Sicherheit: Wenn’s schnell und unkompliziert sein muss

• Feuerwehreinsatzplanung: Koordiniere Feuerwehreinsätze effektiv und in Absprache mit allen Beteiligten. Mit Conceptboard sind alle auf dem aktuellen Stand und können von überall aus auf den Plan zugreifen. Außerdem sind Deine Daten auf Conceptboard zu 100 % geschützt, denn Conceptboard ist DSGVO-konform und ermöglicht, Daten auf deutschen Servern zu hosten. Um Retrospektiven und Nachbesprechungen der Einsätze durchzuführen, nutze einer unserer 20 Retrospektiven Vorlagen auf Conceptboard. Durch diese können Teams ihre Arbeitsweise kontinuierlich optimieren und ihre Einsatzplanung noch effektiver gestalten.

• Simulation von Gefahrensituationen: Simuliere und bewerte verschiedene Gefahrensituationen bei Veranstaltungen und Events, wie Demonstrationen oder Sportveranstaltungen auf interaktive Weise. Conceptboard ermöglicht eine detaillierte und interaktive Planung, die Dich die Situation einschätzen und besser kontrollieren lässt. Nutze Conceptboard zudem als Dein Tool der Wahl für Briefings und hole alle Beteiligten ab.

Amt für Bildung, Kultur und Wissenschaft: Setze positive Impulse

• Öffentlichkeitsarbeit und Events: Gestalte und organisiere Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungen und Bürgerinitiativen visuell und effektiv. Mit Conceptboard kannst Du kreativ werden und Zeit sparen bei der Planung von unterschiedlichsten Events, egal welcher Größe. Arbeite ohne Einschränkungen mit Dienstleistern, Externen oder Bürgern und Bürgerinnen zusammen.

• Umsetzung hybrider Vorträge mit Teilnehmenden vor Ort und am Computer: Conceptboard ermöglicht die Erstellung interaktiver Präsentationen, bei denen sowohl Teilnehmende vor Ort als auch online mitwirken können. Die Nutzung von Funktionen wie Notizen, Zeichnungen und Präsentationsmodus ermöglicht außerdem eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.

• Gestaltung von Tourismus- und Bürgerinitiativen: Mit Conceptboard können Ideen für Tourismusprojekte und Bürgerinitiativen visualisiert und gemeinsam weiterentwickelt werden. Die Funktionen zur gemeinsamen Erstellung von Plänen, Routen und Konzepten unterstützen eine effiziente Zusammenarbeit und ermöglichen es, positive Impulse für die lokale Gemeinschaft zu setzen.

Gesundheit und Soziales: Setze Zeichen für eine bessere Gesellschaft

• Integration und Inklusion: Entwickle und gestalte Projekte für Integration und Inklusion visuell und effektiv. Conceptboard bietet eine Plattform für die Zusammenarbeit und schafft damit eine Basis, um alle Belange mit einzubeziehen und über unterschiedliche Ebenen und Grenzen hinweg zusammenzuarbeiten.

• Organisation von Veranstaltungen: Organisiere Seminare, Veranstaltungen für Bürger und Bürgerinnen einfach und effizient. Durch Gastzugriff und individuelles Zugriffsmanagement haben alle Parteien Zugriff auf Deine Inhalte. Conceptboard ermöglicht Dir nicht nur eine klare Planung und Umsetzung, sondern auch eine interaktive Umsetzung Deiner Veranstaltungen. So wird Transparenz geschaffen und alle Ideen finden ihren Platz. Erfahre in unserem Blog, wie Du Conceptboard für weitere Marketing Aktivitäten nutzen kannst.

Schließe Dich heute der digitalen Revolution an!

Mit Conceptboard, dem sicheren Online-Whiteboard, das 100% Datenschutzkonformität und eine ISO 27001-Zertifizierung bietet, sind die Lösungen für die öffentliche Verwaltung greifbar nahe. Wirf doch einen Blick auf unsere brandneue CDO-Toolbox und verschaffe Dir einen Überblick über hilfreiche Methoden und Prozesse, die speziell auf die Bedürfnisse im öffentlichen Sektor zugeschnitten sind.

Hier geht’s zur CDO-Toolbox

Wir verstehen die Herausforderungen, vor denen die öffentliche Verwaltung steht, und bieten eine sichere, kollaborative und intuitive Plattform, die alle Anforderungen erfüllt. Unsere vielfältigen Funktionen und die benutzerfreundliche Oberfläche machen Conceptboard zur idealen Lösung für komplexe Projekte und Prozesse. 

Melde Dich jetzt an und revolutioniere Deine digitale Zusammenarbeit!

Ein klarer Plan im klassischen Projektmanagement kann Teams, die überall arbeiten, erfolgreich zum Projektabschluss führen. Allerdings können zu starre Strukturen die geforderte Kreativität beeinträchtigen. Deshalb ist es wichtig, flexibel wie im agilen Projektmanagement zu reagieren.

Aber wenn sich Remote- und Vor-Ort-Arbeit miteinander kombinieren lassen, warum dann nicht auch verschiedene Projektmanagement-Methoden? Hybrides Projektmanagement schlägt eine Brücke zwischen klassischen und agilen Ansätzen, indem es die Stärken klassischer und agiler Methoden miteinander kombiniert. Dies eröffnet Projektmanagern neue Möglichkeiten.

Dieser Artikel wirft nicht nur einen Blick auf die Herausforderungen im Projektmanagement im Kontext von New Work, sondern präsentiert Dir auch sieben klare Regeln, um in dieser dynamischen Arbeitswelt erfolgreich zu sein. Bist Du bereit für die optimale Strategie? Los geht’s!

Die Herausforderungen im Projektmanagement im Kontext von New Work

1. Dezentrale Teams: Mit Teams, die an verschiedenen Standorten oder remote arbeiten, wird effektive Kommunikation und Koordination zu einer Herausforderung. Das kann zu Missverständnissen und im schlimmsten Fall zu Verzögerungen im Projekt führen.
2. Flexible Arbeitszeiten: Während flexible Arbeitszeiten die Work-Life-Balance fördern, können sie auch zu Unklarheiten darüber führen, wann Teammitglieder erreichbar sind, was zu Kommunikationsproblemen führen kann.
3. Arbeitskultur und -moral: Neue Arbeitsstrukturen könnten Auswirkungen auf die Arbeitskultur und -moral haben. Projektmanager müssen sicherstellen, dass die Teammitglieder motiviert und engagiert bleiben, unabhängig von ihrem Arbeitsort.
4. Kreativität und Innovation: Die Forderung nach mehr Kreativität und Innovation in New Work erfordert einen Wandel im Denken bei allen Teammitgliedern und eine Umgebung, in der innovative Ideen entstehen können.
5. Komplexität der Projekte: Projekte könnten komplexer werden, da sie sich an verschiedene Anforderungen und Gegebenheiten anpassen müssen. Projektmanager müssen in der Lage sein, diese Komplexität zu managen und klare Richtlinien festzulegen.

In diesem komplexen Umfeld wird die Bedeutung eines flexiblen und effektiven hybriden Projektmanagements, das sich nahtlos in die Prinzipien von New Work einfügt, deutlicher denn je.

Die perfekte Symbiose: Was ist hybrides Projektmanagement?

Hybrides Projektmanagement steht für die Kombination von klassischen und agilen Methoden sowie Instrumenten im Management von Projekten. Es ermöglicht individuelle, maßgeschneiderte Lösungen und ist flexibel in allen Projekttypen anwendbar, unabhängig von Größe, Komplexität und Branche. So ermöglicht die Integration von agilen und klassischen Elementen es, schnell auf Änderungen (agil) zu reagieren, ohne die Kontrolle über den Projektablauf (klassisch) zu verlieren – auch im Setting von New Work. 

Für wen eignet sich hybrides Projektmanagement?

Hybrides Projektmanagement bietet die Flexibilität, sich an unterschiedliche Kontexte anzupassen, und ist daher für Organisationen, die in einer dynamischen New Work-Umgebung agieren, eine sinnvolle Wahl. Insbesondere für:

1. Unternehmen im Wandel, auf der Suche nach flexiblen Arbeitsstrukturen
2. Dezentrale und Remote Teams
3. Branchen mit hoher Veränderungsdynamik
4. Kreative Arbeitsumgebungen
5. Projekte mit sich ändernden Anforderungen
6. Organisationen, die traditionelle Werte schätzen, aber auch offen für innovative Arbeitsmethoden sind
7. Projektmanager mit vielfältigen Erfahrungen

Spielregeln, die es im hybriden Projektmanagement zu beachten gibt

Dynamik statt Starrheit: Die Flexibilität betonen

Im hybriden Projektmanagement ist Flexibilität der Schlüssel. Ein agiles Mindset bei allen Beteiligten ermöglicht es, sich schnell an veränderte Umstände anzupassen, ohne dabei den zeitlichen Rahmen zu sprengen. Dies erfordert nicht nur die Bereitschaft, Pläne anzupassen, sondern auch die Fähigkeit, dies effektiv zu kommunizieren und sich stets über den Fortschritt zu informieren.

Aktive Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg

Effektive Kommunikation ist ein Grundpfeiler des Erfolgs sowohl im agilen und klassischen als auch im hybriden Projektmanagement. Teams müssen regelmäßig und transparent miteinander kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Gerade dies kann sich bei verteilten Teams jedoch schwierig gestalten. Hier helfen digitale Kommunikationstools, regelmäßige Meetings und klare Kommunikationsrichtlinien. Eine transparente und detaillierte Dokumentation der Termine ist ebenfalls hilfreich.

Risiken als Chancen sehen: intensiviertes Risikomanagement im Fokus

Da hybrides Projektmanagement von Flexibilität lebt, müssen auch potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und bewertet werden. Ein proaktives Risikomanagement ermöglicht es, potenzielle Probleme zu identifizieren, bevor sie zu ernsthaften Hindernissen werden. Hier ist es wichtig, dass das Team offen über mögliche Risiken spricht und gemeinsam Lösungen erarbeitet. Dies erfordert eine gute Kenntnis der Rahmenbedingungen und genaue Absprachen mit den Stakeholdern.

In kleinen Schritten zum Großen: Iteratives Vorgehen für nachhaltigen Erfolg

Der hybride Ansatz ermutigt zu einem iterativen Vorgehen, bei dem kleinere Teile des Projekts in kurzen Intervallen bearbeitet und überprüft werden. Dies ermöglicht es, aufkommende Probleme schnell zu identifizieren und Änderungen vorzunehmen, ohne den Gesamtplan zu gefährden. Auf diese Weise können Zeit und Aufwand genauer eingeschätzt werden, was ebenfalls zu kontinuierlicher Verbesserung führt.

Klarheit schaffen: Definiere Rollen und Verantwortlichkeiten

In einer Umgebung, die auf Flexibilität setzt, ist es umso wichtiger, klare Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen. Jedes Teammitglied sollte genau wissen, welche Aufgaben es hat und welche Erwartungen an seine Leistung gestellt werden. Dies schafft nicht nur Klarheit, sondern fördert auch die Eigenverantwortung.

Technologie als Verbündeter: Integration von Tools und Technologien

Die richtige Technologie kann den hybriden Ansatz erheblich unterstützen. Gängige Projektmanagement Tools bieten zwar einen Überblick und unterstützen bei der Planung, lassen jedoch wenig Spielraum für zusätzliche Kommunikation und Zusammenarbeit. Für hybrides Projektmanagement eignen sich demnach Tools, die mehrere Funktionen vereinen und die Zusammenarbeit, unabhängig von der räumlichen Verteilung der Teammitglieder, ermöglichen.

Vom Erfahren zum Lernen: Eine Kultur des stetigen Lernens etablieren

Hybrides Projektmanagement ist nicht statisch; es entwickelt sich konstant weiter. Eine Lernkultur im Team fördert kontinuierliche Verbesserungen und ermöglicht es, aus Erfolgen und Misserfolgen zu lernen. Dies erfordert Offenheit für Feedback und die Bereitschaft, Prozesse basierend auf gemachten Erfahrungen anzupassen. Dafür lassen sich unter anderem die Methoden Lessons Learnt oder weitere Retrospektiven aus dem agilen Projektmanagement nutzen. 

Conceptboard – Dein Tool für erfolgreiches hybrides Projektmanagement

So wie hybrides Projektmanagement geschickt die Schnittstelle zwischen klassischen und agilen Ansätzen bildet, so erweist sich das Online-Whiteboard Conceptboard aufgrund seiner Flexibilität als unverzichtbares Tool. Insbesondere angesichts der Herausforderungen von New Work, in Bezug auf dezentrale Teams und flexible Arbeitszeiten, ist eine flexible Plattform für die Zusammenarbeit essenziell.

Finde heraus, wie du Conceptboard optimal für dein Projektmanagement nutzen kannst und nutze eine unserer mehr als 100 Vorlagen für die Projektplanung:

• Kanban Board in 4 Schritten
• Gantt-Chart Template
• Daily Stand-Up Vorlage

oder für Retrospektiven:

• Lessons Learned Vorlage
• 4Ls Retrospektive Template

Allerdings bringt diese digitale Zusammenarbeit neue Herausforderungen mit sich, insbesondere in Hinblick auf die in Europa gültige Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Hier ist Vorsicht geboten, denn nicht alle Tools und Software-Programme auf dem Markt entsprechen den strengen DSGVO-Anforderungen, was zu schwerwiegenden Verstößen und Konsequenzen führen kann. Selbst große und bekannte Anbieter bewegen sich hier oft nicht mehr im datenschutzkonformen Bereich – genau hinschauen lohnt sich also. Vor allem für datensensible Unternehmen und Institutionen.

Dieser Artikel zeigt zusammengefasst die Ergebnisse einer Studie des Research Instituts techconsult aus dem Jahr 2022, die sich mit dem Thema der DSGVO und der damit zusammenhängenden sicheren Online-Zusammenarbeit in Unternehmen befasst.

DSGVO-Reifegrad in Unternehmen

Seit dem 25. Mai 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung in der Europäischen Union wirksam. Mit Hilfe dieser Verordnung sollen sämtliche Daten jeder betroffenen Person, also von Kunden über Mitarbeitende bis zu externen Geschäftspartnern, systematisch und standardisiert geschützt werden.

Für viele Unternehmen stellt die DSGVO auch heute noch eine größere Herausforderung dar, denn manche Formulierungen innerhalb der Richtlinie lassen bei der Definition viel Spielraum für individuelle Auslegungen oder versehentliche Missachtung.

Die Umsetzung der Verordnung ist in vielen Unternehmen weiterhin nicht vollständig abgeschlossen. Positiv lässt sich allerdings feststellen, dass sich die überwiegende Mehrheit bereits auf einem guten Weg befindet. So gaben 32 Prozent der befragten Unternehmen an, bereits im gesamten Unternehmen DSGVO-konform zu sein.

Die überwiegende Mehrheit (45 Prozent) hingegen ist in den meisten Teilbereichen bereits DSGVO-konform oder aktuell im Prozess, weitere Teilbereiche danach zu gestalten. Weitere 14 Prozent würden von sich behaupten, dass sie etwa zur Hälfte den Auflagen gerecht werden. Nur die allerwenigsten, knapp sieben Prozent, der Unternehmen sind noch am Anfang der Umsetzung.

DSGVO – Hürde oder Chance für die Digitalisierung?

Unternehmen sollten die DSGVO nicht nur als notwendige Verpflichtung betrachten, sondern vielmehr als eine Gelegenheit, um die Digitalisierung voranzutreiben. Wo früher jeder Staat seine eigenen Regelungen hatte, in Deutschland gab es sogar Abweichungen je nach Bundesland, so existiert mit der Datenschutz-Grundverordnung endlich ein einheitliches Regelwerk für alle in Europa agierenden Unternehmen. Sie berücksichtigt dabei spezielle Anforderungen der Digitalisierung im Datenschutz und schafft damit Klarheit für Unternehmen.

Gut 10 Prozent der Unternehmen sehen die DSGVO nach wie vor als Bremse für Digitalisierung, während andere kaum Auswirkungen verspüren. Doch für die Mehrheit der Unternehmen ist die Verordnung ein Antrieb für die Digitalisierung. Knapp zwei Drittel gaben an, dass ihnen die Verordnung geholfen hat, wichtige digitale Prozesse schneller umzusetzen. Unternehmen, die Datenschutz ernst nehmen, können sich im Wettbewerb einen Vorteil verschaffen und das Vertrauen ihrer Kunden stärken.

DSGVO-Konformität ermöglicht außerdem moderne und flexible Arbeitsplätze, minimiert Risiken durch den verstärkten Einsatz von Cloud-Services und zeigt, dass Digitalisierung und Datenschutz sich nicht gegenseitig ausschließen, sondern vielmehr ergänzen. So können Unternehmen real von dieser Verbindung profitieren.

Universelle Collaboration-Tools gefährden die Sicherheit

Nach den Folgen der Pandemie wurde die Arbeit in vielen Unternehmen und Einrichtungen ins Home-Office verlagert. Dadurch hat sich auch der Bedarf nach schnell verfügbaren Collaboration-Lösungen erhöht, um weiterhin eine effektive digitale Zusammenarbeit zu gewährleisten. Hier passiert es schnell, dass die DSGVO-Konformität beim Einsatz der Software nicht hinreichend geprüft wurde. Die Auswahl solcher Tools sollte gut durchdacht sein, denn viele werden den Anforderungen an den europäischen Datenschutz nicht gerecht. Dies kann das gesamte Unternehmen gefährden und kostspielige Folgen und Strafzahlungen mit sich bringen.

Nur ein Drittel der befragten Unternehmen setzt auf spezielle und sichere Lösungen für die digitale Zusammenarbeit. Solche Collaboration-Tools bieten von vornherein strenge Maßnahmen zum Schutz der Daten und stellen sicher, dass die Lösung zu 100% DSGVO-konform und idealerweise sogar ISO 27001-zertifiziert ist. Im Gegensatz zu universellen Lösungen verfügen derart spezialisierte Anbieter über spezifische Schulungsprogramme, um menschliches Versagen beim Einsatz der Lösungen zu minimieren. Weitere 13 Prozent verwenden sowohl sichere Speziallösungen als auch allgemeine Lösungen.

Datenschutzverstöße verursachen hohe Kosten

Dass der Einsatz von sicheren Lösungen mehr als nur dringend ist, zeigen allein die datenschutzkritischen Vorfälle der vergangenen 24 Monate. Nur 17 Prozent der befragten Unternehmen geben an, in den letzten zwei Jahren nicht Opfer datenschutzrelevanter Sicherheitsvorfälle gewesen zu sein. Mehr als ein Drittel der befragten Unternehmen geben an, dass im Fall eines Sicherheitsvorfalls erhebliche zusätzliche Kosten zur Fehlerbehebung, zum Beispiel in Form von Überstunden in der IT auftraten. 

Jedoch beschränken sich die Kosten nicht nur auf interne Bereiche. Bei weiteren 28 Prozent fielen auch Kosten für externe Dienstleister an. Besonders wenn die interne IT-Expertise nicht ausreicht, die Fehlerquelle zu identifizieren, muss mit höheren Kosten gerechnet werden. Hier zählt jede Minute, denn Lücken im System müssen in der Regel schnell ausfindig gemacht werden, um weiteren Schaden zu verhindern. Für weitere 18 Prozent kamen zusätzlich noch finanzielle Verluste in Form von Strafzahlungen hinzu. 

Der Verlust von Daten gefährdet jedoch auch die langfristige Marktposition eines Unternehmens und das Vertrauen der Kunden, zum Beispiel, wenn sensible Daten in die Hände von Wettbewerbern geraten. Dies hat wiederum zukünftige Umsatzverluste zur Folge.

Aus diesen Gründen lohnt es sich deshalb, auf Lösungen zu setzen, die von vornherein im Einklang mit den Anforderungen an die DSGVO stehen und keine Kompromisse in Sachen Datenschutz eingehen.

Wenn Du herausfinden möchtest, welche Eigenschaften eine datenschutzkonforme Lösung mit sich bringen muss, dann lese jetzt die vollständige Studie und erhalte alle wichtigen Infos, um die richtige Software für Dein Unternehmen zu finden.

Innerhalb Deiner Stadt, Kommune oder Verwaltung hast Du Dich dazu entschieden, ein Online-Whiteboard zu nutzen? Klasse! Nun brauchst Du Inspiration, was Du mit einem Collaboration Tool machen kannst? Keine Sorge, wir nehmen Dich an der Hand und zeigen Dir wie ein Online-Whiteboard optimal für verschiedene Anwendungsfälle in der öffentlichen Verwaltung genutzt werden kann. 

Von der Strategieplanung über Bürgerbeteiligung bis hin zum Budgetmanagement – die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und tragen dazu bei, Prozesse zu optimieren, die Bürgerbeteiligung zu fördern und die Verwaltungsarbeit insgesamt effektiver und digitaler zu gestalten. 

Im Folgenden stellen wir Dir zwölf konkrete Anwendungsfälle vor, die zeigen wie ein Online-Whiteboard Deine täglichen Aufgaben in der öffentlichen Verwaltung erleichtern kann.

Was kann man mit einem Online-Whiteboard alles machen?

Digitale Whiteboards sind nicht nur Werkzeuge für die Arbeit – sie sind der Ort für eine Fülle an Inspiration und Innovation. Dabei bieten sie fast unbegrenzte Möglichkeiten: Du kannst nicht nur Ideen brainstormen und visualisieren, sondern auch komplexe Daten übersichtlich darstellen. 

Dokumente können zentralisiert und bearbeitet werden, während Du in Echtzeit mit anderen interagierst. Und das Beste? Du kannst nicht nur Informationen teilen, sondern auch kreativ werden, sei es beim Design von Grafiken oder bei der interaktiven Schulung und Weiterbildung.

Für welche konkreten Anwendungsfälle lässt sich ein Online-Whiteboard nutzen?

Soweit so gut. Aber wie sieht all das konkret aus? Welche Möglichkeiten bieten sich Dir noch beim Einsatz eines Online-Whiteboards? 

Speziell für unsere Freunde in der öffentlichen Verwaltung haben wir 12 verschiedene Dinge in Erfahrung gebracht, die du mit einem Online-Whiteboard effizienter gestalten kannst. 

1. Strategieplanung: Das Wort “Vision” ist nicht umsonst mit dem Wort “visuell” verwandt. Auf einem Online-Whiteboard können Deine Visionen und Ziele grafisch dargestellt werden, um einen klaren Weg für die Zukunft zu ebnen und Deine Strategien zu optimieren. So macht Strategieplanung Spaß und kommt einer wahren Vision wirklich nahe. Das ist dir immer noch zu vage? Dann lass es mit unserer Vorlage für eine PESTEL Analyse konkret werden und entwickle Deine Strategie weiter. 
2. Stakeholder-Analyse: Eine solche Analyse kann chaotisch und unübersichtlich werden, vorausgesetzt man benutzt das richtige Tool. Auf einem Online-Whiteboard können die Verbindungen zwischen verschiedenen Interessengruppen detailliert visualisiert werden, ohne dass aus Platzgründen oder der Übersichtlichkeit wegen auf Informationen verzichtet werden muss.
   So lässt sich leicht ein besseres Verständnis für komplexe Beziehungen zwischen Verwaltung, Bürgerinnen und Bürger, lokale Gemeinschaften, politische Entscheidungsträger, NGOs, Regierungsbehörden, Unternehmen und andere Interessengruppen entwickeln. Eine gute Vorlage bietet dir dabei unse Stakeholder Template.
3. Bürgerbeteiligung fördern: Deine Gemeinde mit einzubeziehen ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen öffentlichen Verwaltung. Mit interaktiven Umfragen und Diskussionsrunden auf einem Online-Whiteboard kannst Du die Meinungen der Bürger aktiv einholen. So werden sie zu wichtigen Partnern bei Entscheidungsprozessen und fühlen sich gehört und geschätzt. Hilfreich dabei ist eine Funktion, die Abstimmungen auf einem Online-Whiteboard erleichtert, beispielsweise die Abstimmungs-Funktion. 
4. Vorbereitung von Meetings: Hier kannst Du spielend leicht Agenden erstellen, relevante Dokumente teilen und Diskussionsthemen im Voraus festlegen, damit jeder bestens vorbereitet ist. Kennst Du schon unser 5-Finger Template? Es hilft dir dabei, Ziele des Meetings eindeutig festzulegen, um Meetings möglichst ergebnisorientiert zu gestalten. So verschwendest Du niemals Zeit in sinnlosen Meetings ohne Ergebnis. 
5. Projektverfolgung: Projekte in der öffentlichen Verwaltung sind dynamisch und verändern sich ständig. Mit einem Online-Whiteboard kannst Du den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Von Meilensteinen bis hin zu Aufgabenverteilungen – alles ist transparent und aktuell. Das fördert nicht nur die Teamarbeit, sondern ermöglicht auch schnelle Anpassungen bei Bedarf. Wir erklären Dir konkret wie sich ein Online-Whiteboard im Projektmanagement optimal einsetzen lässt.
6. Ressourcenmanagement: Die optimale Nutzung von Ressourcen ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf in einer öffentlichen Verwaltung. Mit einem Online-Whiteboard kannst Du Personal und Materialien einfach organisieren und zuweisen. So wird sichergestellt, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, was zu einer effizienten Arbeitsweise führt. Im öffentlichen Sektor ergeben sich hier schier unendliche Möglichkeiten.
   Wie wäre es, den Einsatzplan der Feuerwehr in Deiner Stadt mit einem Online-Whiteboard zu organisieren? Oder schon mal überlegt, die Friedhofsplanung für Deine Kommune über ein digitales Whiteboard abzuwickeln? Finde weitere Ideen in unserem Artikel über die Erfolgsgeschichte mit der Stadt Kiel.
7. Schulung und Weiterbildung: Kontinuierliches Lernen ist der Schlüssel zu einer agilen und digitalen Verwaltung. Interaktive Lernmodule können mühelos erstellt werden, um den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich weiterzubilden. Von Schulungen und Workshops bis zu Wissensaustausch – auf einem Online-Whiteboard wird Lernen zum interaktiven digitalen Erlebnis. Erfahre welche Funktionen Dir helfen können, ein Training möglichst sinnvoll vorzubereiten und durchzuführen in unserem Artikel über unseren Kundenerfolg mit Detecon.
8. Krisenmanagement: In Zeiten der Krise ist schnelles Handeln entscheidend. Auf einem Online-Whiteboard können Sofortmaßnahmen geplant, Ressourcen koordiniert und Informationen in Echtzeit geteilt werden. Das ermöglicht eine koordinierte Reaktion auf jede Herausforderung und unterstützt eine effektive Krisenbewältigung.
   Dabei ist es von Vorteil, dass ein Online-Whiteboard von überall aus zugänglich ist und die Oberfläche intuitiv ist. Wusstest Du, dass Conceptboard besonders einfach zu nutzen ist? Wir legen zudem großen Wert darauf, dass unsere Whiteboard-Lösung barrierefrei nutzbar ist.
9. Visuelle Berichterstattung: Komplexe Daten können auf einem digitalen Whiteboard leicht verständlich aufbereitet werden. Mit Grafiken, Diagrammen und interaktiven Elementen werden Deine Berichte nicht nur informativ, sondern auch visuell ansprechend. Du kannst komplexe Zusammenhänge einfach darstellen und sicherstellen, dass Deine Botschaft klar und überzeugend rüberkommt. Conceptboard bietet Dir eine unbegrenzte Leinwand. So musst Du Dich nie von Platzmangel kleinkriegen lassen.
10. Prozessoptimierung: Auf einem Online-Whiteboard können Arbeitsabläufe detailliert visualisiert werden, sodass ineffiziente Prozesse auf einen Blick erkennbar sind. Durch die Analyse dieser Visualisierungen können Verbesserungen identifiziert und implementiert werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch wertvolle Ressourcen, die effektiver eingesetzt werden können. Dafür benötigt es nicht zwingend ein kompliziertes Tool zur Darstellung von Prozessen.
    Um Dir das Nachbilden von Prozessen so einfach wie möglich zu machen, haben wir auch in diesem Fall eine passende Vorlage für Dich. Du kennst BPMN? Wunderbar! Hier findest Du unsere BPMN Vorlage zur Modellierung von Deinen Prozessen.
11. Kreatives Design: Kreativität kennt keine Grenzen auf einem Online-Whiteboard. Du denkst, darauf kann man nur bunte Bildchen malen? Nicht nur! Wie mit einem Mini-Grafikprogramm kannst Du auch Grafiken, Plakate und andere kreative Elemente direkt erstellen und anpassen. Von der Konzeption bis zur Umsetzung kannst Du Deine Ideen visuell zum Leben erwecken – ohne dabei ein kompliziertes und teures Tool nutzen zu müssen. Es ist sogar möglich, die Farben Deiner Organisation auf ein Board zu übertragen. 
12. Veranstaltungsplanung: Von der initialen Idee bis zur Umsetzung kannst Du alle Aspekte Deiner Veranstaltung auf dem Online-Whiteboard planen und koordinieren. Hier können Details besprochen, Aufgaben verteilt und Zeitpläne erstellt werden. Nichts wird dem Zufall überlassen, und Deine Veranstaltung wird perfekt organisiert sein, egal wie groß oder klein sie sein mag: Du kannst sicher sein, dass jeder Aspekt berücksichtigt wird und Deine Veranstaltung reibungslos abläuft. Lies hier nach, wie eine Marketingabteilung mit Conceptboard Events oder Messen plant.

Wie Du sehen kannst, sind die Möglichkeiten mit einem Online-Whiteboard zu arbeiten, schier endlos. Alles, was Du brauchst, ist ein wenig Kreativität und der Wille, neue Wege zu gehen. 

Dabei bietet Conceptboard Dir und Deiner Kommune oder Stadt alle Werkzeuge, die Du brauchst und passt sich auch in technischer Hinsicht speziell den Bedürfnissen einer öffentlichen Verwaltung an. Finde jetzt heraus, warum Conceptboard DAS Tool für Deine digitale Verwaltung ist oder starte eine kostenlose 30-tägige Testversion, um direkt mit Conceptboard loszulegen.

Gerade in Hinblick auf die Einhaltung der europäischen Datenschutzvorgaben empfiehlt sich ein genauer Blick hinter die Kulissen der Software und deren Anbieter, die oft im Ausland sitzen und dem dortigen Regelwerk unterliegen. Ein prominentes Beispiel ist der amerikanische US Cloud Act, dessen Einführung erhebliche Fragen über Datenschutz und Sicherheit aufgeworfen hat, denen sich Unternehmen und Institutionen in Deutschland und Europa bei der Wahl neuer Software dringend stellen sollten.

Im Folgenden geben wir einen Überblick über den US Cloud Act, seine Entstehungsgeschichte und die potenziellen Gefahren für europäische Unternehmen.

Was ist der Cloud Act?

Kurz gefasst: Hinter dem simplen Begriff „Cloud Act“ versteckt sich die Möglichkeit für US-Behörden, ohne vorherige Genehmigung jederzeit auf personenbezogene Daten in Rechenzentren in Europa und anderen Teilen der Welt zugreifen zu können. Der US Cloud Act, vollständig der „Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act“, ist ein Gesetz, das 2018 in den Vereinigten Staaten verabschiedet wurde.

Es umfasst ein Regelwerk zur Klarstellung des rechtmäßigen Umgangs mit Daten, die im Ausland liegen. Dieses Gesetz ermöglicht es US-Behörden, auf Daten zuzugreifen, die von US-Unternehmen in der Cloud gespeichert sind, unabhängig davon, ob diese Daten auf Servern in den USA oder außerhalb der USA gespeichert sind.

Wie entstand der US Cloud Act?

Allem voran stand ein Beschluss, der ursprünglich nur der Terrorabwehr nach dem 11. September 2001 dienen sollte. Der sogenannte “Patriot Act” ermöglichte es dem FBI und den US-Behörden, auf Daten von US-Unternehmen im Ausland zuzugreifen. Schon damals wurde der Beschluss in Europa kritisch diskutiert. Daraus resultierte einige Jahre später der wirtschaftlich erweiterte US Cloud Act. 

Der US Cloud Act entstand zur selben Zeit wie die Datenschutz-Grundverordnung “DSGVO”. Der Beschluss wurde am 23. März 2018 verabschiedet, als Reaktion auf einen langwierigen Rechtsstreit zwischen Microsoft und der US-Regierung. Im Kern ging es darum, ob Microsoft verpflichtet sei, Kundendaten, die auf Servern in Irland gespeichert sind, ohne gerichtlichen Beschluss an die US-Behörden herauszugeben. 

Die Antwort lautet: Ja, da Microsoft ein US-Unternehmen ist, waren sie dazu verpflichtet, unabhängig davon, wo die Server stehen. Der US Cloud Act wurde verabschiedet, um Klarheit in dieser Angelegenheit zu schaffen und den US-Behörden die uneingeschränkte Befugnis zu erteilen, auf diese Daten zuzugreifen. Damit steht der Cloud Act im eindeutigen Widerspruch zu unserer DSGVO.

Wie gefährlich ist der US Cloud Act?

Der US Cloud Act wirft erhebliche Bedenken hinsichtlich des europäischen Datenschutzes und der Privatsphäre auf. Da er US-Behörden den uneingeschränkten Zugriff auf Daten ermöglicht, die außerhalb der USA gespeichert sind, könnten europäische Unternehmen und Organisationen, die amerikanische Cloud-Dienste oder Softwarelösungen nutzen, potenziell von US-Behörden überwacht werden, ohne dass sie davon in Kenntnis gesetzt werden. Es gibt hierzu keine Informationspflicht seitens der USA.

Konsequenzen für europäische Unternehmen und Organisationen

Europäische Unternehmen und Behörden stehen vor der Herausforderung, die Datenschutzbestimmungen der EU, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), einzuhalten, und vollen Datenschutz und Datensouveränität zu gewährleisten, während sie gleichzeitig amerikanische Software und Cloud-Dienste nutzen. Sobald sie in irgendeiner Form mit US-amerikanischem Cloud-Computing in Berührung kommen, wird die Einhaltung von Datenschutzstandards zur Herausforderung.

Der US Cloud Act und seine potenziellen Auswirkungen auf den Datenschutz könnten zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken führen, im Zweifel folgen bei Missachtung der DSGVO hohe Geldstrafen und Sanktionen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Daten ihrer Kunden und Mitarbeiter angemessen schützen und die Anforderungen der DSGVO einhalten.

Die grundlegende Regel lautet: Gespeicherte Daten, die in Europa verarbeitet werden, unterliegen den Bestimmungen der Europäischen Union und damit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es existiert kein Abkommen zwischen der EU und den USA, das speziell auf das Cloud Act-Gesetz eingeht. Daher führt bereits die Weitergabe von in der EU gespeicherten Daten automatisch zu einem Verstoß gegen die DSGVO. Dies zu vermeiden, gelingt ausschließlich mit dem Einsatz europäischer Software, die der europäischen DSGVO folgt.

An erster Stelle sollte neben der Einhaltung der DSGVO auch die Verantwortung gegenüber der eigenen Kunden stehen. Unternehmen, die weiterhin Cloud-Dienste von US-amerikanischen Anbietern nutzen, können nicht mehr sicherstellen, dass sie die Datenschutzanforderungen einhalten. Dies hat nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern mindert auch das Vertrauen der Kundschaft in erheblichem Maße.

So nicht! Die deutsche Verwaltung als aktuelles Beispiel

Ein aktuelles Beispiel für die Herausforderungen, die der US Cloud Act für europäische Datenschutzbestimmungen darstellt, ist der Rahmenvertrag der deutschen Bundesverwaltung mit Unternehmen wie Microsoft und Oracle. Diese Vereinbarungen erlauben es diesen Unternehmen, Cloud-Dienste und Softwarelösungen für die deutsche Regierung bereitzustellen. Dies hat zu Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Souveränität geführt, da die Daten deutscher Bürger und Behörden potenziell von US-Behörden eingesehen werden könnten.

Unterschiede zwischen dem US Cloud Act und der DSGVO

Die DSGVO und der US Cloud Act unterscheiden sich grundlegend in ihrer Herangehensweise an den Datenschutz. Während die DSGVO den Schutz personenbezogener Daten betont und bei Weiterverwendung die Zustimmung der Betroffenen einfordert, ermöglicht der US Cloud Act den US-Behörden den uneingeschränkten Zugriff auf Daten unabhängig von der Zustimmung der Betroffenen. Dieser Unterschied in den Ansätzen kann zu Konflikten, Unsicherheiten und schlussendlich Straftaten führen, wenn es um den Schutz von Daten in europäischen Organisationen geht.

Grenzüberschreitende Strafverfolgung als Teil des US Cloud Act

Mit dem US Cloud Act entstand das Konzept der grenzüberschreitenden Strafverfolgung. Das bedeutet, dass US-Behörden jederzeit auf Daten außerhalb der USA zugreifen können, um strafrechtliche Ermittlungen durchzuführen. Dies stellt eine neue Dimension der Rechtsdurchsetzung dar, die potenziell den Datenschutz in Europa gefährdet, da sie weit über diesen Anwendungszweck hinaus betrieben wird.

US-amerikanische Behörden betonen hierfür die Dringlichkeit der grenzüberschreitenden Verbrechensbekämpfung und der Gewährleistung umfassender Sicherheit durch das US-Gesetz. Obwohl Unternehmen theoretisch die Möglichkeit haben, die Weitergabe sensibler Daten zu verweigern, gestaltet sich dies in der Praxis oft schwierig.

Die DSGVO der Europäischen Union erlaubt die internationale Übermittlung sensibler Daten nur unter bestimmten Bedingungen, darunter das Vorhandensein von Rechtshilfeabkommen in Strafsachen oder anderen Abkommen zwischen Drittländern und der EU gemäß Artikel 48 der DSGVO. Zudem müssen gemäß Artikel 5 der DSGVO rechtfertigende Gründe für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer vorhanden sein.

Die Lösung: Vorsicht bei US-Software und Cloud-Diensten!

Unternehmen und besonders öffentliche Einrichtungen, in denen die Sicherheit der IT-Systeme und der Schutz sensibler Daten und Geschäftsinformationen notwendig sind, sollten äußerst kritisch vorgehen, wenn es darum geht, den richtigen Cloud-Anbieter auszuwählen.

Zuerst sollte gründlich geprüft werden, wo sich der Hauptsitz und die Rechenzentren des potenziellen Cloud-Anbieters befinden. Datenschutzrechtlich gesehen sind Unternehmen in Europa auf der sicheren Seite, wenn sie nur Anwendungen verwenden, die von einem europäischen Cloud-Anbieter bereitgestellt werden und deren Rechenzentren sich in Europa befinden. So ist es auch bei Conceptboard gegeben.

Es ist daher ratsam, vor allem bei hohen Ansprüchen an Datenschutz und Datensicherheit, von der Nutzung amerikanischer Cloud-Anbieter gänzlich abzusehen. Unternehmen gehen auf Nummer sicher, wenn sie ausschließlich Cloud-Dienste nutzen, die sich in der EU befinden. Zusätzlich ist die Verwendung verschlüsselter Cloud-Dienste äußerst sinnvoll. Denn die Aufforderung zur Herausgabe betrifft lediglich die Datenübertragung, nicht jedoch die Verpflichtung zur vorherigen Entschlüsselung.

Sollte dennoch eine Aufforderung zur Datenherausgabe durch US-Behörden erfolgen, empfiehlt es sich, Beschwerden bei den entsprechenden staatlichen Stellen der USA einzureichen und zu argumentieren, dass die Daten keine US-Bürger betreffen und daher der Datenschutz des jeweiligen EU-Landes gilt.

Keine Macht dem US Cloud Act! Conceptboard ist aus Deutschland

Als deutsches Unternehmen, Anbieter eines Kollaborations-Tools, das vor allem im öffentlichen Verwaltungssektor zum Einsatz kommt, stehen wir für Sicherheit und Datenschutz. Die Sicherheit und der Schutz personenbezogener Daten hat für uns und unsere Kunden höchste Priorität. Diesem Anspruch werden wir jeden Tag aufs Neue gerecht und gewährleisten 100-prozentige Datensouveränität. Deshalb wird Conceptboard nicht nur vollständig in Deutschland entwickelt, sondern hat sich auch bewusst für den Serverstandort Deutschland entschieden.

Um unseren eigenen Ansprüchen gerecht zu werden und dauerhaft den besten Datenschutz für unsere Nutzer gewährleisten zu können, hostet Conceptboard vollständig in Deutschland. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Daten vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte geschützt sind. Nicht nur heute, sondern auch in Zukunft. Wem das nicht sicher genug ist, für den bieten wir die Möglichkeit eines dedizierten Servers oder auch das Hosting im eigenen Rechenzentrum.

Als erste visuelle Whiteboard-Lösung sind wir zudem ISO 27001 zertifiziert und im Gegensatz zu amerikanischen Anbietern DSGVO-konform. Wir verpflichten uns zur Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität sowie der Zugänglichkeit von Informationen. Den Nachweis dafür haben wir mit der Zertifizierung nach ISO 27001 erbracht. Dies bestätigt nun offiziell die Wirksamkeit unseres Managementsystems für Informationssicherheit.

Conceptboard enthält keine gesellschaftliche Beteiligung eines US-Unternehmens und hat selbst keine Niederlassung in den USA. Weiterhin werden alle Daten der TeamDrive Kunden vor dem Hochladen in die Cloud hoch verschlüsselt und die Schlüssel verbleiben unter ausschließlicher Kontrolle des Kunden.

Fazit

Insgesamt sind die Auswirkungen des US Cloud Act auf europäische Unternehmen und den Datenschutz in Europa ein komplexes und kontroverses Thema. Die Nutzung amerikanischer Software und Cloud-Dienste erfordert in jedem Fall eine sorgfältige Abwägung der Risiken und die Implementierung von geeigneten Sicherheitsmaßnahmen, um die Privatsphäre und den Datenschutz zu schützen. Doch bei dieser Entscheidung sollte stets der Datenschutz vor dem Preis oder anderen Vorteilen stehen – ohne Kompromisse!

Wer jedoch auf Nummer sicher gehen möchte, entscheidet sich für einen Cloud-Dienst, der sich in der EU befindet. Bei Conceptboard sind Datenschutz, Datensouveränität und Privatsphäre selbstverständlich.

Jetzt mehr erfahren

„Alles läuft nach Plan“ scheint ein seltener Satz im Marketing zu sein. Den Zeitrahmen einhalten? Fehlanzeige. Doch so muss es nicht immer sein. Selbst inmitten einer Vielzahl von Projekten und Ideen gibt es wertvolle Hilfsmittel und Tools, um den Überblick zu behalten. Ob digitale Kampagnen oder Eventplanung, Social Media Management oder klassische Projektarbeit, wir haben da etwas für Dich!

Unser Online-Whiteboard bietet jede Menge Platz für all Deine Ideen, Strategien und Pläne. Ganz gleich, ob Du an Konzepten arbeitest, die Arbeit von Dienstleistern koordinierst oder einfach nur intern im Team Abstimmungen durchführst – Conceptboard vereint zahlreiche Funktionen in einem Tool und hebt die Zusammenarbeit mit Deinem Team auf ein völlig neues Level. Unabhängig davon, ob Du und Dein Team remote, hybrid oder im Büro arbeiten.

Welche Vorteile bietet ein Online-Whiteboard für Deine Marketingprojekte?

Die Verwendung eines Online-Whiteboards verschafft Dir nicht nur einen verbesserten Überblick, sondern auch mehr Zeit (um schneller in den Feierabend zu kommen). Projekte können mithilfe von Conceptboard spielend einfach visualisiert werden. So kannst Du Roadmaps erstellen, Projektfortschritte verfolgen, Reviews durchführen und Statusberichte schnell und strukturiert aufsetzen. 

Mit einem Online-Whiteboard sind alle auf demselben Wissensstand und keine Information geht mehr verloren. Dank der Voting-Funktion gestalten sich sogar aufwendige Abstimmungen mit mehreren Personen kinderleicht. Workshops oder Brainstormings können von jedem Ort aus stattfinden, ohne dass Du wertvolle Zeit bei der Suche nach einem gemeinsamen Termin verlierst.

Was Conceptboard wirklich besonders macht, ist die intuitive Benutzeroberfläche, die es Dir erlaubt, in Echtzeit mit Tastatur, Maus, Stift oder sogar Deinem Finger zu arbeiten. 

Mit Conceptboard erhält Deine Marketer Kreativität nicht nur den Raum, um frei zu fließen, sondern auch die Zeit, die sie benötigt.

Doch das ist erst der Anfang! In diesem Artikel werden wir anhand von typischen Anwendungsbeispielen aus dem Bereich Marketing und Kommunikation konkret zeigen, wie Marketing-Experten Conceptboard für ihre Projekte nutzen können.

Lass uns loslegen und entdecken, wie unser Online-Whiteboard Deine Marketingprojekte auf das nächste Level bringt!

Was kann ich mit einem Online-Whiteboard im Marketing machen?

1. Visualisierung eines Marketing Funnels

Ein wichtiger Schritt, um Deine Marketingprojekte zu visualisieren, ist die Gestaltung eines Marketing Funnels. Ein Marketing Funnel wird benötigt, um den gesamten Weg eines potenziellen Kunden von seinem ersten Kontakt mit Deinem Unternehmen bis hin zur sogenannten Conversion in einem klaren und strukturierten Prozess zu visualisieren. Nur wer die Customer Journey seiner Kunden genau kennt, kann am Ende die verschiedenen Stufen des Kundenmanagements verstehen und gezielt Maßnahmen zur Steigerung der Conversion-Rate planen. Mit Conceptboard kannst Du Deinen Funnel Schritt für Schritt visualisieren und Deine Ideen transparent und ansprechend präsentieren.

2. Webseiten entwerfen und Feedback geben

Das Erstellen von Prototypen und Wireframes für Web- und App-Inhalte ist ein essenzieller Bestandteil vieler Marketingprojekte. Hast Du zunächst alle Inhalte beisammen, die auf der Seite verfügbar sein sollen, geht es darum, den Inhalt entsprechend aufzubereiten und ihm eine sinnvolle Reihenfolge zu geben. Nutze Conceptboard, um Deine Entwürfe zu erstellen und Feedback vom Team einzuholen. Die Kommentarfunktion von Conceptboard ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit und macht die Umsetzung noch effizienter. Zusätzliches Plus? Nutze unser Wireframe Template, um Deinen Content so detailliert wie möglich darzustellen und für die mobile Version Deiner Website zu optimieren.

3. Eine Roadmap für Deine Website

Eine klar definierte Roadmap ist für die Optimierung und stetige Weiterentwicklung Deiner Website unerlässlich. Website-Verantwortliche wissen: Die Planung und Weiterentwicklung einer Website sollte niemals stillstehen. Somit ist Planung das A und O. Mit Conceptboard kannst Du Ziele setzen und den Fortschritt Deiner Website Projekte im Auge behalten.

4. Jahreskalender und Events erstellen

Veranstaltungen und Messen spielen in Deiner Marketingstrategie eine wichtige Rolle? Dann solltest Du rechtzeitig planen! Erstelle einen Jahres-Eventkalender mit Conceptboard und behalte  den Überblick über alle geplanten Events. Dadurch hast Du immer alle Termine auf dem Schirm und weißt, wann wo, was los ist. Das klingt nach einer Menge Arbeit für Dich? Spar Dir eine gehörige Portion Zeit und nutze unser fertiges Jahresplaner-Template dafür.

5. Planung von Events und Messen

Auch die Organisation von Events kann eine echte Herausforderung sein, denn meist sind mehrere Personen beteiligt. Doch mit Conceptboard wird die Planung zum Kinderspiel. Teile Ideen, Aufgaben und Ressourcen, um mit Deinem Team reibungslos zusammenzuarbeiten und Deine Events erfolgreich zu gestalten. Ordne die To Do’s nach Priorität, setze Deadlines für Dienstleister und habe immer alle Informationen zu Deinem Event auf einem Board zur Hand. Du kannst auch große Mengen an Bildern, zum Beispiel von der Ansicht Deines Messestands, auf Conceptboard platzieren, ohne lange Ladezeiten zu verursachen.

6. Design Feedback

Die visuelle Gestaltung ist ein zentraler Aspekt im Marketing und bedarf meistens einiger Feedbackschleifen. Dabei kann es kompliziert werden, visuelle Vorschläge via Mail in Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word oder als PDF zu geben. Oft genügt bloßer Text nicht aus, um dem Design Team mitzuteilen, was Du Dir genau vorstellst. Auch hier kann Dir Conceptboard helfen. Entwirft ein Designer zum Beispiel eine neue Grafik, lässt sich das Dokument mit einem Klick auf ein Board laden. So kannst Du einfach Feedback mithilfe von Kommentaren oder Zeichen-Tools geben, damit der Designer konkret versteht, was Du Dir vorstellst. Die Zusammenarbeit zwischen Team und Design wird erleichtert und beschleunigt. Keine Macht den Missverständnissen!

7. Die Konkurrenz und ihre Produkte im Blick behalten

Nur wer seinen Wettbewerb kennt, kennt auch sich selbst! Um in einem wettbewerbsintensiven Umfeld erfolgreich zu sein, ist eine gründliche Konkurrenzanalyse entscheidend. Verwende Conceptboard, um Informationen aus dem Markt zu sammeln, zu analysieren und neue Strategien zu entwickeln, um Dir Platz 1 zu sichern.

8. Lead Management Prozess Visualisierung

Um den Erfolg Deiner Marketingprojekte zu gewährleisten, ist ein Lead-Management-Prozess entscheidend. Marketing wird erst dann wirklich messbar, wenn es in qualifizierten Anfragen resultiert. Leads, also potenzielle Kunden, bilden das Herzstück Deiner Marketingprojekte. Aber oft stellt sich die Frage: Was geschieht eigentlich mit den eingehenden Leads in Deinem Unternehmen?

Genau hier glänzt Conceptboard, denn damit kannst Du den gesamten Lead-Management-Prozess auf eine anschauliche Weise darstellen. Das bedeutet, dass Du von Anfang bis Ende verfolgen kannst, wie Leads generiert, erfasst, kategorisiert und schließlich in Verkaufschancen umgewandelt werden. Durch diese Visualisierung sicherst Du den reibungslosen Ablauf dieses entscheidenden Prozesses, und stellst sicher, dass potenzielle Kunden nicht verloren gehen. 

9. Corporate Design Erstellung

Die Erstellung eines Corporate Designs ist von entscheidender Bedeutung, denn es dient als visuelle Signatur und sollte Dein Unternehmen und dessen Produkt authentisch und einprägsam repräsentieren. Hierbei ist es wichtig, die Ideen und Ansichten Deines Teams einzubeziehen, da ein erfolgreiches Corporate Design die Identität und die Werte Deines Unternehmens und dessen Mitarbeitern widerspiegeln sollte.

Egal, ob es um das Logo-Design, die Farbpalette, die Schriftarten oder andere visuelle Elemente geht, Conceptboard ermöglicht es Dir, Ideen zu sammeln und alle Aspekte des Corporate Designs effizient zu planen und zu gestalten. Dadurch kannst Du sicherstellen, dass Deine Marke nicht nur authentisch, sondern auch konsistent und ansprechend wahrgenommen wird.

10. Planung von Marketing Kampagnen

Eine gut durchdachte Kampagnenplanung ist entscheidend für den Erfolg Deiner Marketingprojekte. Sie legt den Grundstein für eine effektive Umsetzung und den gewünschten Einfluss auf Zielgruppe und Markt.

Conceptboard bietet Dir die ideale Umgebung, um Deine Kampagnen von Anfang bis Ende zu organisieren. Du kannst Ideen sammeln, relevante Inhalte strukturieren und die notwendigen Ressourcen effizient zuweisen. Dadurch stellst Du sicher, dass Deine Kampagnen reibungslos ablaufen, egal ob online oder offline.

Conceptboard für Dein Marketing-Team

Wir halten fest: Conceptboard kann die Anzahl Deiner Aufgaben und Projekte zwar nicht verringern, jedoch können wir Dir dabei helfen, diese effizienter zu erledigen. Das spart Dir Zeit, Du behältst den Überblick über Deine Aufgaben und gelangst schneller zum Erfolg. 

Conceptboard erweist sich als das perfekte Werkzeug, um Deine Marketingprojekte nicht nur zu visualisieren, sondern auch erfolgreich in die Tat umzusetzen. Die unkomplizierte und intuitive Nutzung schafft eine nahtlose Zusammenarbeit mit Deinem Team und ermöglicht es, Deine kreativen Ideen mühelos Realität werden zu lassen.

Warum also nicht gleich Dein gesamtes Team einladen, Conceptboard zu erkunden und die unendlichen Möglichkeiten zu nutzen? Unser leistungsstarkes Tool steht für Dich und Dein Team bereit, um Eure Marketingprojekte auf das nächste Level zu heben. Erhalte hier einen Überblick darüber, was Conceptboard für Dich und Dein Marketingteam tun kann.

Also, stürze Dich in die Welt des Marketings, visualisiere Deine Projekte und erlebe die Power von Conceptboard! Wir wünschen Dir eine erfolgreiche Reise durch die kreative Welt des Marketings und stehen Dir bei Fragen gerne zur Seite. Happy Marketing und viel Erfolg beim Umsetzen Deiner Visionen!