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Was sind die zentralen Anforderungen, um agiles und sicheres Arbeiten in Unternehmen voranzutreiben? Vor allem transparente Kommunikation im Team und hohe Ansprüche an Datenschutz sowie Datensicherheit. Die hybride Zusammenarbeit stellt viele Unternehmen mit diesen Anforderungen vor zahlreiche Herausforderungen. Um neue, dezentrale Prozesse erfolgreich umzusetzen, braucht es sowohl ein Umdenken im Hinblick auf Arbeitsweisen als auch die geeigneten Tools dafür.
Die EnBW hat sich eine neue, agile und digitale Unternehmenskultur geschaffen. Das Besondere daran: Der Impuls kam aus den einzelnen Teams und wurde durch das Visual Collaboration Tool Conceptboard zum Selbstläufer.
Remote Work ohne Silodenken mit Hilfe einer Kollaborationsplattform
Die Arbeit über Stadt- und Landesgrenzen hinweg ist eine Sache, die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Teams und Abteilungen eine andere. Was bereits vor der Pandemie eine Herausforderung war, wurde während des Umzugs ins Homeoffice noch verstärkt: Die Mitarbeitenden bei EnBW arbeiteten isoliert voneinander und tauschten Informationen nur innerhalb einzelner Bereiche aus.
Gerade in hybriden Teams können so schnell Wissens-Silos und damit Informationslücken entstehen. Die Kommunikation findet über zahlreiche Kanäle statt, Informationen gehen verloren und Ideen lassen sich oftmals digital schlecht veranschaulichen.
Wissen: Was ist visuelle Zusammenarbeit?
Visual Collaboration bietet eine Möglichkeit, Teams zuhause und im Büro effizient miteinander zu verbinden und einen gemeinsamen Raum zum Arbeiten zu schaffen. Dabei werden visuelle Darstellungen – wie Zeichnungen oder Mindmaps – genutzt, um komplexe Zusammenhänge oder Ideen anschaulich zu präsentieren und zu teilen.
Visuelle Zusammenarbeit kann sowohl in virtuellen als auch in physischen Umgebungen stattfinden – zum Beispiel durch den Einsatz am Smartboard – und verbessert das Verständnis und die Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmenden. Ob virtuell oder vor Ort, der Vorteil des digitalen Boards liegt in der uneingeschränkten Verfügbarkeit, zu jeder Uhrzeit und über Landesgrenzen hinweg.
Auch später können Inhalte von überall aus abgerufen und bearbeitet werden. Zudem ist der Bearbeitungsverlauf chronologisch einsehbar und Arbeitsschritte lassen sich transparent nachvollziehen. So können auch Teammitglieder, die nicht im gesamten Prozess involviert waren, den Verlauf eines Brainstormings oder einer Projektplanung schnell selbst überblicken.
Mit Conceptboard Workshops wie vor Ort durchführen
Ein virtueller Raum für Zusammenarbeit – das war auch das Ziel der EnBW Energie Baden-Württemberg AG. Denn zu Beginn der Pandemie war schnell klar: Besonders die Mitarbeitenden mit viel Kundenkontakt oder in der Produktentwicklung benötigen ein geeignetes Tool, um Workshops wie vor Ort stattfinden zu lassen oder gemeinsam an kreativen Themen wie beispielsweise Design Thinking oder der Entwicklung einer Customer Journey zu arbeiten. Eine bestimmte Bandbreite an Funktionen, Datenschutz, vorgefertigte Templates für die wichtigen Anwendungsfälle, Zugriff für externe Personen, eine Moderationsfunktion und eine Kapitellogik waren ihnen dabei besonders wichtig. Die Wahl fiel daher schnell auf Conceptboard.
Das datenschutzkonforme Visual Collaboration Tool ermöglicht die schnelle, intuitive sowie zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten. Dank Enterprise-Ready-Ansatz konnte das Tool ohne Umwege bei der EnBW eingeführt werden und statt der ursprünglich geplanten 50 Lizenzen nutzen es inzwischen über 7000 aktive Nutzer pro Monat mit rund 17.000 monatlichen Zugriffen durch alle Mitarbeitenden.
„Fortschritte und Erfolge sind mit der Arbeit mit Conceptboard direkt für alle sichtbar. Dadurch wurden neue, transparentere Prozesse schnell angenommen. Der visuelle Aspekt spielt dabei eine große Rolle. Mitarbeitende haben die Ergebnisse ihrer Arbeit am Ende jedes Tages immer vor Augen. Das fördert die Motivation, ein neues Tool zu nutzen.” – Handan Kartal, Lead Product Ownerin Digital Workplace & Smart Collaboration bei EnBW
Transparenz als schlagendes Argument für alle Mitarbeitenden
Für die erfolgreiche Einführung neuer Tools und Prozesse bedarf es stets eines mitarbeiterzentrierten Change Managements und einer guten Einarbeitung. Eine Anwendung bloß vorzustellen und Schulungen anzubieten, reicht nicht aus. Mitarbeitende reagieren auf neue, transparente Tools häufig zunächst skeptisch. Schnell entsteht ein Gefühl von Kontrolle und Mikromanagement.
Deshalb sollte eine Frage von Beginn an klar beantwortet werden: Wo liegt der Vorteil für den individuellen Arbeitsalltag der Belegschaft? Der effiziente Einsatz von Conceptboard erleichtert tägliche Aufgaben, verbessert die Zusammenarbeit und spart Zeit. Ideen und Brainstormings sind an einem sicheren Ort gespeichert und können einfach und unkompliziert über alle Hierarchien geteilt werden.
Innerbetriebliche Transparenz sollte dabei natürlich nicht mit dem Datenschutz konkurrieren, sondern dadurch profitieren. Auch die EnBW hat wie viele weitere Unternehmen aus der Energie- und Versorgungsbranche strenge Vorgaben in Sachen Datenschutz und war deshalb auf der Suche nach einem Tool, das DSGVO-konform ist und größten Wert auf Datensicherheit legt. Conceptboard kann durch die eigene ISO 27001-Zertifizierung wie auch die der Hosting-Partner, den Firmensitz in Deutschland sowie Hosting in deutschen Rechenzentren den hohen Ansprüchen der EnBW gerecht werden. Alle Daten werden in der Conceptboard App zusätzlich mit der etablierten Multi-Faktor-Authentisierung (MFA) AES 256bit verschlüsselt, denn nicht jede MFA schützt gleich gut vor Phishing-Attacken.
Eine neue digitale Unternehmenskultur mit Conceptboard
Die EnBW hat es geschafft, die positiven Aspekte von transparenter visueller Kollaboration für sich zu nutzen. Mehr noch: Die neuen Prozesse haben für einen Wandel in der Unternehmenskultur gesorgt. Conceptboard ist für die Mitarbeitenden nicht mehr wegzudenken: Auf verschiedenen Boards können Teams die gesamte Planung und Kommunikation zu einem Projekt stattfinden lassen.
Die gemeinsame Übersicht, der History-Mode, mit dessen Hilfe der Verlauf eines Boards chronologisch zurückgespielt werden kann, sowie die Live-Cursor-Funktion sorgen dafür, dass Änderungen gut nachvollziehbar sind und der Beitrag jedes einzelnen sichtbar wird. Auch die Kommentarfunktion, mit der Nachfragen und Markierungen direkt bei einzelnen Elementen vorgenommen werden können, sorgt für mehr Klarheit.
Die Teams bei EnBW schaffen so effiziente Workflows, schnelle Abstimmungsprozesse und eine visuelle Plattform für kreative Zusammenarbeit und leben nun eine digitale Unternehmenskultur.
„Conceptboard ist für uns der virtuelle Raum geworden, um uns für die Zusammenarbeit zu treffen.Dank der Impulse aus den einzelnen Teams, hat es sich mittlerweile zur zentralen Plattform für kreative Zusammenarbeit und effiziente Teamarbeit in unserem Unternehmen entwickelt und ist nicht mehr wegzudenken.“ – Handan Kartal, Lead Product Ownerin Digital Workplace & Smart Collaboration bei EnBW
Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.
